Das Wichtigste auf einen Blick:

Die Arbeitspapiere sind für das weitere Berufsleben oder für Behördengänge wichtig.
Zu den Arbeitspapieren gehören z. B. Lohnsteuerbescheinigungen, das Arbeitszeugnis sowie Nachweise über Urlaubstage oder die Altersvorsorge.
Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, dir alle relevanten Arbeitspapiere zu übergeben. Das sollte vor dem letzten Arbeitstag geschehen, spätestens aber eine Woche nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Wenn ein Arbeitsverhältnis endet, müssen vor allem Arbeitgeber vorgeschriebenen Verpflichtungen nachkommen. Während der Arbeitnehmer lediglich Werkzeuge, Schlüssel oder Firmenkleidung zurückgeben und seinen Arbeitsplatz aufgeräumt hinterlassen muss, hat ein Unternehmen bestimmte Unterlagen auszustellen und auszuhändigen.

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Wann sollte der Arbeitnehmer die Unterlagen erhalten?

Im Idealfall erhält der Mitarbeiter seine Arbeitspapiere beim Austritt, also am letzten Arbeitstag. Das ist jedoch nicht immer möglich. Oft ist zum Beispiel die Lohnabrechnung noch nicht erfolgt und kann erst einige Tage später ausgehändigt werden. Normalerweise müssen sämtliche Unterlagen aber innerhalb einer Wochenfrist nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Besitz des Arbeitnehmers sein.

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Papiere zuzustellen. Es gilt die Holschuld. Das bedeutet: Der Arbeitnehmer muss seine Unterlagen, wenn nötig, im Betrieb abholen.

Wurde das Arbeitsverhältnis wegen eines Wohnortwechsels beendet und ist die Entfernung zu groß oder ist der ausgeschiedene Arbeitnehmer erkrankt, kann die Nachsendung vereinbart werden.

Eine ordnungsgemäße Übergabe sollte selbstverständlich sein, auch wenn vorangegangene Missstände zur Kündigung geführt haben. Ein Unternehmen hat kein Zurückbehaltungsrecht, etwa im Fall von Schadenersatzansprüchen gegenüber dem Arbeitnehmer.

Welche Unterlagen müssen nach einer Kündigung ausgestellt werden?

Nachfolgend findest du eine Übersicht über alle Schriftstücke, die du zu Hause in deinen persönlichen Unterlagen ablegen beziehungsweise im Original oder in Kopie einem neuen Arbeitgeber vorlegen musst.

  • Lohnsteuerkarte und Lohnsteuerbescheinigung
  • Arbeitszeugnis
  • Urlaubsbescheinigung, die belegen muss, wie viele Urlaubstage du im laufenden Jahr wahrgenommen hast bzw. wie viele durch Bezahlung abgegolten wurden
  • Sozialversicherungsausweis sowie der Nachweis über die Meldung bei der Sozialversicherung
  • Arbeitsbescheinigung in Form eines amtlichen Vordrucks, auf welcher der Arbeitgeber alle Informationen festhalten muss, die du benötigst, falls du Anspruch auf Arbeitslosengeld erheben möchtest
  • Gesundheitszeugnis, sofern du in der Gastronomie oder der Lebensmittelbranche tätig bist
  • Nachweise über Altersvorsorge und, wenn vorhanden, weitere vermögenswirksame Leistungen
Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Staaten benötigen eine

Arbeitserlaubnis

Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Staaten erhalten darüber hinaus von der Ausländerbehörde, in Übereinkunft mit der Bundesagentur für Arbeit, eine Arbeitserlaubnis. Diese wird dem Arbeitgeber ausgehändigt und soll nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ebenfalls zurückgegeben werden.

Warum du auf deine Arbeitspapiere bestehen musst

Eine neue Stelle ohne aktuelles Arbeitszeugnis zu finden, kann deutlich schwieriger sein. Viele Arbeitgeber erwarten ein Arbeitszeugnis in der Bewerbungsmappe. Du hast einen rechtlichen Anspruch auf ein ordentlich ausgestelltes Zeugnis – nutze ihn.

Solltest du das Arbeitsverhältnis gekündigt haben, weil du bereits eine neue Stelle gefunden hast, bestehe trotzdem auf ein Arbeitszeugnis. Vielleicht bist du in einigen Jahren wieder auf Stellensuche, dann könnte das fehlende Zeugnis ein Ausschlusskriterium sein!

Auch deine anderen Arbeitspapiere musst du vor Arbeitsantritt vollständig vorlegen. Ein Unternehmen darf dich nicht einstellen, wenn du diese nicht abgeben kannst! 

Normalerweise mit der ersten Lohnabrechnung, jedoch spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Arbeitsaufnahme, muss dein neuer Arbeitgeber dich bei der Krankenkasse anmelden.

In einigen Branchen ist dies sogar ab dem ersten Arbeitstag vorgeschrieben. Zu diesen gehören zum Beispiel:

  • Gaststätten und Hotels
  • Baugewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Transport, Speditionen sowie damit verbundene Logistikgewerbe
  • Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigung
  • Fleischwirtschaft

Was tun, wenn der Arbeitgeber die Arbeitspapiere nicht aushändigt?

Ein Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, korrekt erstellte Unterlagen abzugeben, und zwar möglichst bereits am letzten Arbeitstag.

Solltest du schon vorher freigestellt worden sein oder waren die Unterlagen noch nicht parat, dann hast du eine Holschuld. Das bedeutet, dass du deine Arbeitspapiere am ehemaligen Arbeitsplatz abholen musst. Wie bereits erwähnt, gibt es Ausnahmen:

Bei Krankheit, großer Entfernung oder auch wenn dir dein ehemaliger Arbeitgeber Hausverbot erteilt, hast du ein Recht darauf, dass dir deine Papiere zugeschickt werden. Das Risiko sowie die Kosten für den Versand trägt das Unternehmen.

Leider kommt es vor, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitspapiere gar nicht oder zumindest nicht pünktlich erhalten. Das passiert vor allem dann, wenn ein Betrieb nicht professionell arbeitet, wenn er die Unterlagen als Druckmittel für vermeintliche Ansprüche zurückbehält oder wenn die Firma geschlossen wird.

Sollte trotz Mahnung nicht reagiert werden, hast du das Recht, deinen Anspruch gerichtlich durchzusetzen.

Arbeitspapiere: die gesetzlichen Grundlagen

Auch wenn es unangenehm ist: Sollte dein Arbeitgeber der Herausgabepflicht nicht nachkommen, kannst du ihn auf Herausgabe verklagen. Meistens werden die Arbeitspapiere dann unverzüglich zugestellt. Ist dies aber nicht der Fall und bleibt das Unternehmen trotz Verurteilung untätig, kommt die Zwangsvollstreckung zum Zuge.

Das heißt, dass der Gerichtsvollzieher die Unterlagen vom Arbeitgeber abholt und dir übergibt. Was in der Theorie relativ simpel klingt, ist es in der Realität nicht immer: Sind nämlich die Papiere nicht ausgefüllt, wird das Unternehmen mittels Zwangsgeldes oder gar Zwangshaft dazu gebracht, die Arbeitspapiere ordnungsgemäß auszufüllen. Diese Aufgabe kann nämlich nicht an einen Dritten delegiert werden.

Über das genaue Vorgehen sowie eventuelle Schadenersatzansprüche solltest du dich von einem im Arbeitsrecht erfahrenen Anwalt beraten lassen.

Ohne oder mit unvollständigen Unterlagen Arbeitslosengeld beantragen?

Wird das Arbeitsverhältnis beendet, musst du dich, sofern du noch keine neue Stelle gefunden hast, umgehend bei der Agentur für Arbeit melden, du riskierst sonst Kürzungen des Arbeitslosengeldes.

Ein Paragraph-Symbol.

Für die Anmeldung ist zuerst einmal die Arbeitsbescheinigung deines aktuellen beziehungsweise letzten Arbeitgebers notwendig. Diese regelt § 312 Absatz 1, SGB III. Die Bundesagentur stellt einen Vordruck zur Verfügung und ausschließlich dieser darf benutzt werden. Der Vordruck kann im Internet heruntergeladen werden. Wichtig: Nach der neusten Gesetzeslage wird diese Bescheinigung „auf Verlangen“ ausgehändigt.

Manche Unternehmen lassen sich Zeit mit der Ausstellung der Arbeitgeberbescheinigung und geben diese unvollständig oder fehlerhaft ab. Das verzögert die Leistungen der Arbeitslosenversicherung und der Arbeitgeber riskiert, dass er Schadenersatz leisten muss.

In hartnäckigen Fällen oder wenn das Unternehmen Insolvenz angemeldet hat und keine zuständigen Personen für dich erreichbar sind, solltest du unverzüglich mit dem Bundesamt für Arbeit reden und einen Beistand hinzuziehen. Die meisten Arbeitgeber handeln dann plötzlich sehr schnell, wenn rechtliche Konsequenzen angedroht werden. Um Druck zu machen, sollte sich die Bundesagentur oder ein Anwalt mit dem Unternehmen auseinandersetzen.

Referenzschreiben zählen nicht zu den obligatorischen Arbeitspapieren!

Vor allem ausländische Arbeitnehmer legen ihrer Bewerbung häufig Referenzen in Form von Empfehlungsschreiben bei.

Ein solches Schreiben macht natürlich auch in den Unterlagen inländischer Bewerber einen guten Eindruck und gibt mehr her als die bloße Angabe einer Kontaktperson mit Namen und Telefonnummer.

Wenn du als geschätzter Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kannst du deinen Vorgesetzten um ein solches Schreiben bitten. Es besteht jedoch kein Rechtsanspruch darauf!

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