Erfolgreiche Kommunikation im Vorstellungsgespräch: Die vier Seiten einer Nachricht

„Man kann nicht nicht kommunizieren“, stellte der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick fest. Wir senden in jedem Moment zahlreiche Botschaften über uns selbst – sogar wenn wir schweigen. Ein Personalchef interessiert sich, wenn er eine Bewerbung bearbeitet, nicht nur für die Motivation und Leistung des Bewerbers. Es geht darum, ihn zu erleben, seine Ausstrahlung, seine Stimmlage oder die Art, wie er sich bewegt. Das ist ein wesentlicher Grund dafür, dass Unternehmen die besten Kandidaten nach der Bewerbung zu einem Vorstellungsgespräch einladen.

Vier Botschaften senden wir mit jeder unserer Nachrichten aus. Das gilt auch für das Vorstellungsgespräch.

Der Psychologe Friedemann Schulz von Thun stellte seine Forschungsergebnisse über die menschliche Kommunikation plastisch dar. Sein „Vier-Ohren-Modell“ oder „Kommunikationsquadrat“ gibt Aufschluss darüber, warum wir in manchen Momenten „aneinander vorbeireden“ und Diskussionen entstehen, obwohl alles geklärt zu sein scheint. Eine solche Situation im Rahmen der Bewerbung ist ausgesprochen unangenehm. Darum geben wir dir an dieser Stelle ein paar Tipps, wie du gröbere Missverständnisse im Gespräch mit dem Personalverantwortlichen verhinderst.

Schulz von Thun entdeckte, dass die Kommunikation bei jeder verbalen oder nonverbalen Aussage

• eine Sachinformation beinhaltet, die sich auf den Gesprächsgegenstand bezieht,
• einen Appell an unser Gegenüber richtet, der eine Aufforderung ausdrückt,
• etwas über uns selbst preisgibt
• und etwas über unsere Beziehung zum Gesprächspartner aussagt.

Es kommt also durchaus vor, dass der Bewerber zwar auf der Sachebene souverän argumentiert, jedoch nervös an der Krawatte zupft. Er zeigt auf diese Art – ohne sich dessen bewusst zu sein –, dass er zwar fachlich fit ist (Sachebene), das Vorstellungsgespräch für ihn jedoch eine unangenehme Situation darstellt (Selbstoffenbarungsebene). Möglicherweise zeigt dieses nonverbale Verhalten auch, dass er Furcht empfindet (Beziehungsebene), und es drückt seinen Wunsch an den Personaler aus, das Vorstellungsgespräch baldmöglichst zu beenden (Appellebene).

Missverständnisse lassen sich vermeiden

Ebenso wenig, wie sich der Sender einer Botschaft in der Regel dessen bewusst ist, ob er den Schwerpunkt seiner Aussage gerade auf die Sach-, Beziehungs-, Appell- oder Selbstoffenbarungsebene legt, weiß der Empfänger, mit welchem „Ohr“ er hört. Dadurch entstehen Missverständnisse, wie sie der Klassiker „Schatz, man müsste einmal den Müll rausbringen“ karikiert.

Um diese Situation zu vermeiden, achte am besten auf weitere Signale des Senders: Unbewusste Handlungsweisen, Blicke und die Körperhaltung sagen viel darüber aus, wie die Nachricht zu verstehen ist. Folge deinem Gegenüber aufmerksam im Vorstellungsgespräch. Das signalisiert Interesse und hilft, dessen Aussagen besser einzuordnen.

Tipps für die Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch

Die Kenntnis des Kommunikationsquadrates gibt dir bei der Bewerbung einen klaren Vorsprung. Denn du weißt nun, auf welche Aspekte es bei der Kommunikation ankommt:

• Auf der Sachebene wirst du mit profundem Wissen punkten. Der Personaler kennt deine Motivation und deinen Lebenslauf. Anstatt detailliert auf die Inhalte von Ausbildung oder Studium einzugehen, zeige an geeigneter Stelle, dass du in der Lage bist, das erworbene Wissen anzuwenden. Noch wichtiger ist die sorgfältige Recherche über den künftigen Arbeitgeber: Die Personalverantwortlichen erwarten, dass du dich vor deiner Bewerbung gut über das Unternehmen informiert hast.
• Auf der Selbstoffenbarungsebene zeigst du deine persönlichen Werte und Intentionen. Grundlegende Aspekte wie Pünktlichkeit, angemessene Kleidung und gute Umgangsformen bringen zum Ausdruck, wie ernst du es mit der Bewerbung meinst. Ein guter Tipp ist, sich mit einem Freund oder einem Coach auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Wenn du dir deiner Stärken bewusst bist, wirkst du im Vorstellungsgespräch überzeugend.
• Die Beziehungsebene zwischen dir und dem Personaler bestimmt das Klima der Kommunikation im Vorstellungsgespräch. Vielleicht beunruhigt dich das Machtgefälle, denn dein Gesprächspartner entscheidet über den Erfolg deiner Bewerbung. Im Gegenzug besitzt du Fähigkeiten, die das Unternehmen benötigt. Unterwürfigkeit ist fehl am Platz. Betrachte das Vorstellungsgespräch stattdessen als einen Austausch zwischen Geschäftspartnern – respektvoll und auf Augenhöhe.
• Die Appellebene. Eine selbstbewusste Grundhaltung im Vorstellungsgespräch drückt aus: „Sie haben meine Bewerbung. Nun zeige ich, dass ich genau die richtige Person für diese Stelle bin.“ Der Appell: „Stellen Sie mich zu guten Konditionen ein.“ Bist du selbst davon überzeugt, übermittelt dies deine verbale und nonverbale Kommunikation an die Anwesenden.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Das Vorstellungsgespräch im Anschluss an die Bewerbung dient dem Personaler dazu, die Persönlichkeit des Kandidaten kennenzulernen.
• Unsere Kommunikation übermittelt mehr Information, als uns bewusst ist.
• Jede Nachricht beinhaltet eine sachliche Botschaft, eine Aussage über den Sprecher, die Beziehung zu seinem Gesprächspartner, und eine Aufforderung.
• Missverständnisse entstehen oft dadurch, dass sich die Kommunikation von Sender und Empfänger auf unterschiedliche Nachrichtenebenen bezieht.
• Aus dem Kommunikationsmodell lassen sich Tipps für das Verhalten im Vorstellungsgespräch ableiten.
• Die Kenntnis des Kommunikationsmodells schafft entscheidende Vorteile bei der Bewerbung.
• Standardphrasen sind im Vorstellungsgespräch tabu. Dem Personalchef geht es um authentische Kommunikation.