Die klassische Papierbewerbung verliert zugunsten der Online-Bewerbung zunehmend an Bedeutung. Kein Wunder, denn das Medium Internet bietet zahlreiche Vorteile, von denen sowohl Bewerber als auch Arbeitgeber profitieren. Welche Vorteile das sind und worauf du achten solltest, wenn du dich online bewerben möchtest, das verraten wir dir in diesem Ratgeber.

Die Vorteile der Online-Bewerbung

Laut dem Statistik-Portal Statista nutzten bereits knapp 90 Prozent aller deutschen Unternehmen in den Jahren 2016–2018 die eigene Unternehmenswebseite für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen. Im selben Zeitraum suchten etwa 70 Prozent der deutschen Firmen auch über Internet-Stellenbörsen nach Auszubildenden und neuen Mitarbeitern.

Statistik: Anteil der Unternehmen, die folgende Kanälen zur Veröffentlichung von Stellenanzeigen nutzen, in Deutschland in den Jahren 2016 bis 2018 | Statista

Bis etwa Mitte der 1990er-Jahre waren Stellenanzeigen in Tageszeitungen das Hauptmedium bei der Personalbeschaffung. Dies hat sich deutlich geändert: Zwischen 2016 und 2018 setzen nur noch knapp 10 Prozent aller deutschen Arbeitgeber (zusätzlich oder ausschließlich) auf Printmedien, um freie Stellen auszuschreiben. Diese statistischen Zahlen verdeutlichen, wie wichtig das Internet bei der Stellensuche und Stellenbesetzung ist.

Online-Bewerbung: Das Internet als Recruiting-Kanal Nummer Eins

Aus Sicht der Arbeitgeber ergeben sich durch das sogenannte E-Recruiting zahlreiche positive Aspekte. Online-Stellenausschreibungen sind deutlich günstiger, können schneller geschaltet werden und Bewerbungen gehen schneller ein. Dies beschleunigt das Verfahren zur Stellenbesetzung erheblich.

Während Stellenanzeigen in Printmedien einen enormen Kostenfaktor darstellen und im Rahmen einer Zeitungsannonce lediglich ein beschränkter Platz für die Ausschreibung zur Verfügung steht, erlaubt die Stellenanzeige im Internet ausführliche Tätigkeitsbeschreibungen und Jobprofile.

Dies sind die wichtigsten Aspekte, warum die Online-Bewerbung zunehmend zum relevantesten Recruiting-Kanal wird:

  • Das Online-Bewerbungsverfahren reduziert den Verwaltungsaufwand und hilft ebenfalls dabei, die Kosten zu senken.
  • Es wird kein kostenintensiver Lagerplatz für Papierbewerbungen benötigt – Bewerbungsunterlagen gehen auf dem elektronischen Postweg ein.
  • Die Kosten für die datenschutzkonforme Vernichtung und Entsorgung von Bewerbungen im Papierformat entfallen.
  • Das Handling von Online-Bewerbungen lässt sich betriebsintern einfacher gestalten.

So profitierst du von der Online-Bewerbung

Auch für dich als Stellensuchender ergeben sich durch das Online-Bewerbungsverfahren viele tolle Vorteile. Hier die wichtigsten im Überblick. 

Geringe Bewerbungskosten bei Online-Bewerbungen

Die klassische Bewerbungsmappe stirbt aus: zu teuer, zu unpraktisch.

Klassische Bewerbungen im Papierformat sind teuer. Je nachdem, wie umfangreich deine Bewerbungsunterlagen sind, können sich die Kosten pro Bewerbung in einem Bereich zwischen 10 und 20 Euro bewegen – in einigen Fällen sogar mehr. Dies hängt davon ab, ob und welche Bewerbungsmappe du verwendest, wie teuer dein Bewerbungsfoto ist, wie viele Anhänge du beifügst und ob du deine Bewerbung per Post verschickst (Portokosten).

Bei einer Online-Bewerbung entstehen im Vergleich dazu nur geringe Bewerbungskosten:

  • Dein digitalisiertes Bewerbungsfoto kannst du beliebig oft verwenden, solange es aktuell ist.
  • Du hast kaum Kosten für Papier und Druckerpatronen (außer für den Probedruck).
  • Du benötigst weder Bewerbungsmappen noch Briefumschläge.
  • Es entstehen keinerlei Portokosten.
  • Etwaige Fahrkosten bis zur nächsten Postfiliale sparst du ebenfalls.

Willst du dich bei mehreren Firmen online bewerben, kannst du deine vorbereitete Bewerbung innerhalb weniger Minuten individuell anpassen und die neue Version direkt auf dem elektronischen Postweg versenden.

Online bewerben geht schneller und ist spontan möglich

Hast du schon mal eine Stellenausschreibung zu spät entdeckt und die Zeit reichte nicht mehr aus, um die Bewerbungsunterlagen fristgerecht einzureichen? Das kann passieren.

Besteht jedoch die Möglichkeit, dich online zu bewerben, schaffst du es vielleicht auch noch bei kurzer Bewerbungsfrist, eine ansprechende Bewerbung zu gestalten und rechtzeitig an das Unternehmen zu versenden. Denn einer der größten Vorteile für dich als Bewerber: Deine Online-Bewerbung ist nicht tagelang mit der Post unterwegs, sondern landet nach dem Absenden binnen weniger Augenblicke im elektronischen Postfach der Personalabteilung.

Eine Online-Bewerbung kommt auch bei sehr knapper Bewerbungsfrist noch rechtzeitig an.

Einen tollen Zeitbonus gewinnst du nicht nur durch den schnellen Bewerbungsversand, sondern auch dadurch:

  • Du musst nicht stundenlang auf deinen Drucker warten.
  • Es entsteht keine Wartezeit für die Entwicklung des Bewerbungsfotos.
  • Das Schlangestehen in der Postfiliale erübrigt sich.
  • Du hast keinen Zeitaufwand, um Papier, Druckerpatronen und Bewerbungsmappen zu besorgen.

Daraus ergeben sich weitere Vorteile für dich: Du kannst spontan und unabhängig von Öffnungszeiten jederzeit auf dem PC, Laptop oder Tablet deine Bewerbung schreiben.

Als Bewerber hast du zwei Möglichkeiten, dich auf dem elektronischen Weg bei potenziellen Arbeitgebern zu bewerben: per E-Mail oder über das Bewerbungsportal des Unternehmens. Zwar ähneln sich beide Varianten, aber es gibt doch einige Unterschiede, über die wir dich im Folgenden informieren.

Online-Bewerbung über Firmen-Webseite

Es sind hauptsächlich größere Unternehmen, die entweder auf ihrer Unternehmensseite ein spezielles Kontaktformular für Bewerber anbieten oder sogar ein eigenes Bewerbungsportal beziehungsweise eine Karrierewebseite betreiben. Doch auch kleinere Betriebe haben auf der Webseite manchmal ein Bewerbungsformular.

Woran erkenne ich, ob ein Unternehmen ein Onlineformular für Bewerber bereitstellt?

Ob ein Unternehmen die Bewerbung über das Internet anbietet, findest du leicht heraus. Besuche den Internetauftritt des Unternehmens und halte dort nach den folgenden Formulierungen Ausschau:

  • Karriere
  • Karriereportal
  • Jobangebote
  • Stellenangebote
  • Stellenmarkt
  • Bewerben
  • Ausbildung bei uns
  • Werden Sie Mitarbeiter!
  • Machen Sie bei uns Karriere!

Solche Hinweise findest du entweder oben oder seitlich im Menü sowie im unteren Bereich der Webseite (im sogenannten Footer).

Vor der Online-Bewerbung sorgfältig informieren

Bist du fündig geworden, solltest du unbedingt aufmerksam lesen, welche Voraussetzungen du mit deiner Online-Bewerbung erfüllen musst. Das bezieht sich einerseits auf den Inhalt konkreter Stellenangebote und Jobprofile.

Andererseits stellen Unternehmen klar, welche Bewerbungsunterlagen gewünscht sind und wie diese über das Bewerbungsformular beziehungsweise über die Karriereseite zu übermitteln sind.

Bringe deine Bewerbungsunterlagen ins richtige Format

Obwohl Arbeitgeber durch Online-Bewerbungen massiv entlastet werden, wenn es um die Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen geht, ergeben sich neue Probleme durch das Online-Verfahren:

  • Für digitale Dokumente wird Speicherplatz benötigt – dieser kann teuer werden.
  • Große Dateien benötigen viel Zeit für die Übertragung und belasten den Server.
  • Für einzelne Dateiformate wird möglicherweise ein spezielles Programm benötigt, das damit arbeiten kann.

Aus diesen Gründen geben die meisten Personalabteilungen vor, in welchem Dateiformat Bewerber ihre Unterlagen online einreichen sollen. Meist wird dieser Hinweis durch eine Beschränkung der Dateigröße ergänzt. Achte darauf, dich an diese Anforderungen der Personalabteilung zu halten.

Online-Bewerbungsformular richtig ausfüllen

Bietet das Unternehmen im Internet ein Bewerbungsformular an, mache einen Probelauf. Fülle das Formular mit einem fiktiven Namen aus und verschaffe dir einen Überblick, welche Bewerbungsunterlagen und Angaben zu deiner Person abgefragt werden. Mache dir Notizen, damit du in aller Ruhe deine Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Anhängen zusammenstellen kannst.

Durch einen Probelauf erfährst du, welche Dokumente und Antworten im Weiteren von dir verlangt werden.

Notiere dir auch, welche zusätzlichen Fragen über die Eingabemaske zu beantworten sind. Die Antworten kannst du in einer Word-Datei vorformulieren, auf Rechtschreibung sowie Grammatik überprüfen und später beim Ausfüllen des Onlineformulars per Copy-and-paste übertragen.

Wenn du mit der Bewerbungsgestaltung fertig bist, gilt es, das Bewerbungsformular auf der Karriereseite des Unternehmens auszufüllen. Nimm dir dafür Zeit und überprüfe deine Angaben sorgfältig, um Tippfehler oder Zahlendreher, etwa bei deiner Handynummer, zu vermeiden.

E-Mail Bewerbung online verschicken

Die zweite Online-Variante ist die Bewerbung per E-Mail. Diese Bewerbungsmethode ist vor allem dann für dich interessant, wenn das Unternehmen keine eigene Karriereseite für Bewerber bereithält.

Dennoch möchten wir dich darauf hinweisen, dass zwar viele Firmen, aber noch längst nicht jede Firma digitale Bewerbungsunterlagen wünscht.

Findest du auf der Firmenseite keinen Hinweis, dass die Online-Bewerbung per E-Mail akzeptiert wird, rufe zur Sicherheit im Unternehmen an, um nachzufragen. Wird stattdessen explizit eine schriftliche Bewerbung verlangt, setze dich nicht auf eigene Faust darüber hinweg.

Bewerbungsformular versus E-Mail-Bewerbung

Wie unterscheiden sich die Bewerbungsarten?

Im Wesentlichen ähneln sich beide digitalen Bewerbungsvarianten. Zunächst erstellst du das Bewerbungsanschreiben und den tabellarischen Lebenslauf am PC. Anschließend trägst du deine Bewerbungsanlagen zusammen, um sie mit dem Scanner zu digitalisieren.

Während du jedoch bei der E-Mail-Bewerbung dahingehend freie Hand hast, ob du jede Datei einzeln im Anhang deiner E-Mail versendest, gibt dir die Karriereseite beziehungsweise das Bewerbungsformular des Unternehmens vor, ob du die Dateien einzeln oder zusammengefügt als PDF-Datei uploaden sollst.

Inhaltliche Unterschiede zur Papierbewerbung gibt es nicht. Denke aber unbedingt daran, bei deiner Online-Bewerbung deine E-Mail-Adresse anzugeben. Die sollte allerdings auch bei der klassischen Bewerbungsart auf Papier nicht fehlen.

Bewirb dich mit einer seriösen E-Mail-Adresse

Personaler achten auf jede Kleinigkeit – unabhängig davon, auf welchem Weg eine Bewerbung in der Personalabteilung eingeht. Da bei beiden digitalen Bewerbungsformen deine E-Mail ein wichtiger Teil deiner Kontaktdaten ist, richte dir ein E-Mail-Postfach mit einer seriösen E-Mail-Adresse ein.

Es spielt keine Rolle, dass du dich für einen kostenlosen E-Mail-Provider wie Yahoo, GMX, Freemail, Web.de, Gmail und Co. entscheidest. Aber vermeide strikt „Quatsch-E-Mail-Adressen“ oder solche, bei denen du ein Pseudonym verwendest.

Für Online-Bewerbungen empfehlen wir dir grundsätzlich eine E-Mail-Adresse, die zumindest deinen Vornamen sowie deinen Nachnamen enthält. Da nur selten die E-Mail-Adresse

Vorname.Nachname@Mailprovider.xyz

frei ist, kannst du deiner E-Mail-Adresse bedenkenlos zum Beispiel dein Alter, dein Geburtsjahr oder eine beliebige Zahl beziehungsweise den Namen deines Wohnortes anhängen. Einige Beispiele:

  • Vorname.Nachname1995@Mailprovider.xyz
  • Vorname.Nachname38@Mailprovider.xyz
  • Vorname.Nachname.Muenchen@Mailprovider.xyz

Ebenfalls eine Möglichkeit: Verwende eine Kombination, in der du berufstypische Abkürzungen wie TZ (Technischer Zeichner), MB (Maschinenbau) oder KFZ (Kraftfahrzeug-Mechaniker) einbaust. Auch dafür ein paar Beispiele:

  • kfz.VornameNachname@Mailprovider.xyz
  • VornameNachname.mb@Mailprovider.xyz
  • VornameNachname.tz@Mailprovider.xyz

Gestalte deine Bewerbung professionell

Erstelle deine Online-Bewerbung mit gleicher Sorgfalt wie die klassische Papierbewerbung. Orientiere dich gegebenenfalls an der DIN 5008, welche die Regeln für einen offiziellen Geschäftsbrief aufstellt. Die Norm gibt beispielsweise vor, wo das Adressfeld für Absender und Empfänger zu platzieren ist, welche Bereiche für den Text und die Unterschrift vorgesehen sind.

Cartoon Grafik, die eine Textkorrektur mit rotem Stift zeigt.

Generell solltest du bei jeder Bewerbungsvariante deine fertiggestellte Bewerbung akribisch auf Rechtschreibfehler, grammatikalische Fehler und Vollständigkeit relevanter Inhalte prüfen. Bitte auch Familienmitglieder, Freunde und Bekannte, dein Bewerbungsanschreiben sowie deinen Lebenslauf zu lesen und zu kommentieren.

  • Was könntest du noch verbessern?
  • Trifft das Anschreiben den richtigen Ton?
  • Welche Informationen fehlen?
  • Sind einige Angaben vielleicht überflüssig?
  • Stimmt die Blattaufteilung?
  • Sind deine Kontaktdaten vollständig und korrekt?
  • Hast du dich, deine Motivation und deine Eignung optimal präsentiert?

So gelingt dir die perfekte Unterschrift bei einer Online-Bewerbung

In der Geschäftswelt ist es üblich, digital erstellte Schreiben entweder ohne Unterschrift zu übermitteln oder aber in Form von Druckbuchstaben zu unterzeichnen. Als Bewerber kannst du das auch so machen – aber du solltest es nicht so machen.

Deine handschriftliche Unterschrift lässt Rückschlüsse auf deine Persönlichkeit zu und verleiht deiner Online-Bewerbung trotz des digitalen Übermittlungsweges eine ganz persönliche Note. Diese Chance, etwas mehr von deiner Persönlichkeit preiszugeben, solltest du dir keinesfalls entgehen lassen. Außerdem sammelst du einen „Fleißpunkt“, wenn du Bewerbungsschreiben und Lebenslauf handschriftlich signierst.

Digitale Überschrift: zwei Varianten

  1. Entweder druckst du Lebenslauf und Anschreiben aus, unterschreibst und scannst beides ein.
  2. Oder du setzt deine Unterschrift auf ein leeres Blatt Papier, scannst die Signatur ein, schneidest sie aus und platzierst sie mithilfe eines Grafikprogramms in deine Bewerbungsunterlagen.

Bei beiden Methoden empfiehlt es sich, auf eine gute Qualität deiner Unterschrift zu achten. Im Idealfall sieht deine Unterschrift auch beim Ausdrucken deiner Unterlagen so aus, als wäre sie „echt“. Da beim Einscannen durchaus Flecken im Bereich deiner Unterschrift entstehen können, mache dich mit einem Bildbearbeitungsprogramm oder Grafikprogramm vertraut und entferne die Flecken.

Achte auch darauf, dass deine handschriftliche Unterschrift dokumentenecht aussieht. Sie sollte nicht heller sein als der druckbare Text. Vielleicht kennst du jemanden in deinem privaten Umfeld, der dir dabei helfen kann.

Bewerbungsanhang richtig einscannen

Ebenso wie bei Anschreiben und Lebenslauf solltest du auch sorgfältig deine Bewerbungsanlagen (Zeugnisse, Zertifikate, gegebenenfalls auch Referenzen) einscannen. Lege die Dokumente zum Einlesen gerade in den Scanner. Die Schrift sollte klar und gut leserlich dargestellt werden. Achte darauf, dass die Datei keine abgeschnittenen Ränder oder Verfärbungen aufweist. Einzelne Flecken kannst du ebenfalls mit einem Grafikprogramm retuschieren.

PDF – das ideale Datei-Format für deine Bewerbungsunterlagen!

Mit nahezu jedem Endgerät können PDF-Dateien problemlos geöffnet und gelesen werden. Daher ist das Datei-Format PDF ideal, um deine Bewerbungsunterlagen online zu versenden. Wie schon erwähnt hast du die Möglichkeit, deine Dokumente einzeln oder in einer Datei zusammengefasst zu übermitteln. Berücksichtige hierzu eventuelle Vorgaben des Unternehmens.

Komprimiere deine Bewerbungsdateien

Benutzt du ein Online-Formular für das Einsenden deiner Bewerbungsunterlagen, ist der Upload – wie schon erwähnt – sehr wahrscheinlich auf eine bestimmte Datenmenge begrenzt. Komprimiere deine Scan-Dateien und JPEG-Dateien, damit du die maximale Datenmenge nicht überschreitest. Achte bei der Komprimierung jedoch darauf, dass diese nicht zu stark ist, da deine Dateien sonst unleserlich oder zu stark verpixelt werden könnten.

Alle Dateien sinnvoll benennen

Wo gearbeitet wird, können Fehler passieren. Das kann auch in der besten Personalabteilung vorkommen. Deshalb solltest du alle Dateien deiner Online-Bewerbung sinnvoll benennen, damit man sie in jedem Fall ohne Weiteres zuordnen kann. Dafür bieten sich folgende Dateinamen an:

  • Sabine_Musterfrau_Bewerbungsanschreiben.pdf
  • Sabine_Musterfrau_Lebenslauf.pdf
  • Sabine_Musterfrau_Bewerbungsanhang.pdf

Vor dem Abschicken deiner Online-Bewerbung einen Probedruck machen 

Obwohl die geringen Bewerbungskosten einen der größten Vorteile bei einer Online-Bewerbung darstellen, raten wir dazu, zumindest einmal ein Probeexemplar deiner Bewerbung auszudrucken. So kannst du überprüfen, ob alles an der richtigen Stelle sitzt und ob die Textelemente ein harmonisches Gesamtbild ergeben. Außerdem lassen sich Tippfehler und andere kleine Fehler meist besser entdecken, wenn man die Dokumente in Papierform zum Lesen in der Hand hält.

Nach dem analogen Check kannst du deine Unterlagen für jede weitere Bewerbung verwenden, indem du kleine individuelle Anpassungen vornimmst. Ein weiterer Probedruck ist dann meist nicht mehr nötig.

Ist deine Online-Bewerbung angekommen?

Üblicherweise bekommst du per E-Mail eine Empfangsbestätigung deiner eingegangenen Online-Bewerbung. Diese trifft normalerweise wenige Augenblicke nach dem Absenden deiner Bewerbung in deinem E-Mail-Postfach ein.

Wer keine Empfangsbestätigung erhalten hat, darf sich ruhig erkundigen.

Sollte dies nicht der Fall sein, empfehlen wir dir, ein paar Tage später – nicht zu früh, das könnte zu aufdringlich wirken – bei der Personalabteilung des Unternehmens nachzufragen, ob deine Bewerbungsunterlagen dort eingegangen sind. Erwähne ruhig, dass du bisher keine Empfangsbestätigung erhalten hast und dich entsprechend erkundigen möchtest. Schaue jedoch vor der telefonischen Nachfrage in deinen Spamfilter – vielleicht ist die Bestätigung dorthin umgeleitet worden.

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