Im Urlaub spielen berufliche Pflichten zum Glück eine untergeordnete Rolle. Trotzdem kann es vorkommen, dass Kunden oder Kollegen einen Mitarbeiter per E-Mail kontaktieren – auch wenn er für längere Zeit nicht im Büro ist. Hier kommt die Abwesenheitsnotiz ins Spiel. Was du beim Verfassen beachten musst, erfährst du in unserem Ratgeber zum Thema.

Was ist eine Abwesenheitsnotiz?

Bei einer Abwesenheitsnotiz handelt es sich um eine Funktion von bestimmten E-Mail-Programmen. Ist ein Angestellter für längere Zeit abwesend, antwortet sie automatisch auf jede Nachricht, die er in dieser Zeit erhält.

Dabei verschickt der Dienst die Abwesenheitsnotiz zwar automatisch, ihren Inhalt verfasst der Nutzer aber in der Regel selbst. Sie muss außerdem bestimmten inhaltlichen Anforderungen genügen. Dazu gehören zum Beispiel Informationen wie die Abwesenheit des Mitarbeiters, ihre Dauer oder alternative Ansprechpartner.

Ohne diese Informationen verfehlt die Abwesenheitsnotiz nicht nur ihre Wirkung – sie kann sogar Schaden am Image des Unternehmens verursachen.

Die Situation des Empfängers

Für eine gelungene Abwesenheitsnotiz ist es vor allem hilfreich, sich in ihren Empfänger hineinzuversetzen. Dabei kann es sich sowohl um Kunden als auch um Mitarbeiter handeln:

Ein Beispiel: Ein Kollege benötigt eine Information, um eine Aufgabe zu erledigen. Dafür hat er eine Deadline. Da das Problem recht komplex ist, fällt seine E-Mail entsprechend lang aus. Statt einer hilfreichen Antwort erhält er nur eine Abwesenheitsnotiz.

Der Mitarbeiter ist genervt. Immerhin hat er seine Nachricht umsonst verfasst und sein Anliegen ist noch immer nicht geklärt.

Noch ein Beispiel: Ein Kunde möchte sich nach einem Produkt erkundigen und schreibt eine E-Mail. Er hat vor, das Produkt zu kaufen. Zuvor möchte er jedoch eine Detailfrage klären. Statt einer hilfreichen Antwort erhält er nur eine Abwesenheitsnotiz.

Bereits das Lesen der Abwesenheitsnotiz ist in der Regel mit Frustration verbunden. Immerhin steht sie – wenn auch nur temporär – für fehlenden Service. Daher gilt es, den Ärger des Empfängers so gut es geht zu verringern. Das erreichst du mit einer zuvorkommenden, hilfreichen und vor allem wohl strukturierten Notiz.

Muss sich der Leser dagegen durch eine Textwand aus flapsigen Formulierungen kämpfen, um dann doch keine Hilfe zu erhalten, verschlechtert sich die Situation zusätzlich. Ein Kollege könnte dir das Übel nehmen und Kunden wechseln aus Frust vielleicht sogar zur Konkurrenz.

In 8 Schritten zur Abwesenheitsnotiz

Eine immer gültige Musterlösung gibt es für die automatisierte E-Mail nicht. Denn was in der Nachricht steht, hängt natürlich auch von Faktoren wie der Art des Unternehmens oder dem Kundenkreis ab. An bestimmten inhaltlichen Bestandteilen führt jedoch kein Weg vorbei – sonst verfehlt die Notiz ihre gewünschte Wirkung in jedem Fall. Als Orientierung dienen dir dabei die folgenden Stationen:

  1. Signatur und Betreff
  2. Anrede
  3. Dank
  4. Abwesenheit und Dauer
  5. Eingeschränkter E-Mail-Zugang und Vertretung
  6. Hinweis auf Weiterleitung
  7. Schlussformel
  8. Andere Sprachen

1. Signatur und Betreff

Vor der eigentlichen Nachricht musst du vor allem zwei Dinge berücksichtigen. Einerseits braucht jede Abwesenheitsnotiz eine Signatur – so wie jede seriöse E-Mail, die du bei der Arbeit verschickst. Sie sollte allerdings in jedem Fall aktuell sein. Die Abwesenheitsnotiz bietet dir die Gelegenheit dazu, die Signatur auf den neusten Stand zu bringen.

Ebenso wichtig wie die Signatur ist selbstverständlich der Betreff. Er muss jedoch speziell für die Abwesenheitsnotiz angefertigt und auf den Empfängerkreis zugeschnitten werden. Zumindest in diesem Punkt unterscheidet sich die Notiz im Grunde nicht von einer normalen E-Mail.

Füllfederhalter signiert Schriftstück
Offizielle Schriftstücke haben in der Regel eine Signatur – für E-Mails gilt das ebenfalls.

Als Betreff reicht in der Regel das Wort „Abwesenheitsnotiz“ oder „Out of office message“ für den englischen Sprachraum. Ebenfalls üblich sind Zeilen wie „Danke für Ihre Nachricht“. Diese Variante vermittelt allerdings weniger deutlich, worum es eigentlich geht.

Vermeiden solltest du dagegen Formulierungen wie „Bin im Urlaub“. Das wirkt nicht nur unseriös, sondern kann auch sehr gefährlich sein – vor allem in Kombination mit mit Informationen wie der Dauer deines Aufenthalts.

Durch die automatisierte Notiz gelangen ungewollte Empfänger schnell an sensible Informationen. Dazu gehört zum beispielsweise auch der Zeitraum deines Urlaubs. Einbrecher wissen so bereits nach einer einzigen Mail, wie lang sie in deiner Wohnung ungestört auf Diebestour gehen können. Aus welchem Grund du nicht da bist, geht also niemanden etwas an. Das gilt übrigens nicht nur für die Betreffzeile, sondern auch für den Inhalt der Abwesenheitsnotiz.

2. Anrede

Nach dem Betreff ist es an der Zeit, den Adressaten der Abwesenheitsnotiz in den Fokus zu nehmen: Wer erhält meine automatische Antwort und wie spreche ich diese Person an?

Dabei ist es oft gar nicht so einfach, den richtigen Ton zu treffen. Meistens erhält eine große Schnittmenge von Personen die Notiz – und sie alle sollten mit der Anrede zufrieden sein. Wenn du zum Beispiel deine Kollegen duzt, deine Kunden aber siezt, solltest du folglich beim „Sie“ bleiben.

Natürlich gibt es auch Unternehmen, in denen das „Du“ auch bei Kunden zum guten Ton gehört – zum Beispiel Fitnessstudios. Im Zweifelsfall kannst du mit einem zu vorsichtigem „Sie“ aber weniger falsch machen als mit einem voreiligem „Du“.

3. Dank

Sobald du dich für eine Anrede entschieden hast, ist es Zeit für den ersten Satz. Dabei eignet sich ein kurzes Bedanken für die Nachricht in der Regel am besten:

Sehr gehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht.

Guten Tag,
ich danke Ihnen für Ihre Nachricht.

Oder etwas direkter auf den jeweiligen Adressaten zugeschnitten:

Vielen Dank, dass Sie mir schreiben.

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Danke, dass Sie mir schreiben.

Sehr geehrter Kunde, sehr geehrte Kundin,
vielen Dank für Ihre Nachricht.

Dieser Einstieg ist wichtig, um den Empfänger möglichst nicht noch weiter zu verärgern. Immerhin hat er bereits umsonst eine E-Mail verfasst und erhält trotzdem keine direkte Antwort auf seine Anfrage.

Ein paar persönliche Worte und Dank stimmen dagegen versöhnlich. So stellst du sicher, dass der Empfänger bis zum Ende der Nachricht vordringt – und damit auch zur Lösung seines Problems.

4. Abwesenheit und Dauer

Hierbei handelt es sich um die Kernaussage der Abwesenheitsnotiz. Ein einfaches „Ich bin nicht da“ reicht allerdings nicht aus. Vielmehr solltest du diese Information mit dem entsprechenden Zeitraum verknüpfen. So weiß ihr Empfänger, wann du dich wieder um sein Anliegen kümmern kannst. Vielleicht hat die Anfrage sogar Zeit bis zu deiner Rückkehr.

Ich bin leider bis zum TT.MM.JJJJ nicht im Büro.


Ich bin bis zum TT.MM.JJJJ leider nicht zu erreichen.

Einen noch besseren Eindruck macht es, deine Rückmeldung bereits in der Abwesenheitsnotiz anzukündigen:

Ich bin leider zur Zeit nicht im Haus. Ich melde mich ab dem TT.MM.JJJJ wieder bei Ihnen.

Noch besser eignen sich positive Formulierungen. Statt einer Abwesenheit kannst du zum Beispiel den Fokus auf deine Wiederankunft setzen:

Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie da.

Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder zu erreichen.

5. Eingeschränkter E-Mail-Zugang und Vertretung

Bestenfalls gibt es eine Vertretung, die sich in deiner Abwesenheit um deine E-Mails kümmert. In diesem Fall solltest du auf diesen Ansprechpartner hinweisen und seine Kontaktinformationen bereitstellen – natürlich nur, wenn die jeweilige Person Bescheid weiß und der Aufgabe zugestimmt hat.

Da ich in der Zwischenzeit leider nur eingeschränkten Zugang zu meinen E-Mails habe, bitte ich Sie darum, sich an meinen Kollegen Max Beispiel zu wenden. Sie erreichen Ihn telefonisch (012345/678 910) oder via E-Mail ([email protected]).

In der Zwischenzeit ist es mir leider nicht möglich, Ihre Nachricht zu beantworten. Wenden sie sich in dringenden Fällen bitte an meine Kollegin Frau Beispiel ([email protected]). Sie können sie außerdem telefonisch erreichen (01234/56789).

Falls die Vertretung nur eingeschränkt erreichbar ist, kannst du die jeweiligen Sprechzeiten ebenfalls in der E-Mail verlinken:

In diesem Zeitraum habe ich lediglich eingeschränkten Zugang zu meinen E-Mails. Mein Kollege Frank Beispiel kümmert sich in der Zwischenzeit gern um Ihr Anliegen. Sie erreichen Ihn zu folgenden Sprechzeiten (beispiellink/unternehmen.de), unter der 012345/9876 oder via E-Mail ([email protected]).

6. Hinweis auf Weiterleitung

Da die Vertretung die E-Mail des Kunden oder Kollegen oft nicht automatisch erhält, empfiehlt sich ein entsprechender Hinweis. Dafür genügt bereits ein kurzer Satz nach dem letzten Abschnitt:

Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet.

7. Schlussformel

So wie jede förmliche E-Mail braucht auch die Abwesenheitsnotiz eine Schlussformel. Sie darf im Vergleich zur restlichen Nachricht allerdings etwas persönlicher ausfallen – allerdings ohne respektlos oder aufdringlich zu wirken.

Das erreichst du, indem du einfach deine übliche Grußformel beibehältst, sodass die Abwesenheitsnotiz als deine persönliche Nachricht erkennbar bleibt. Auch hier gilt: Im Zweifelsfall lieber zu höflich formulieren, als den Empfänger zu verärgern.

Danke für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
Max Beispiel

Falls möglich, würde ich mich freuen, Ihnen nach meiner Ankunft weiterzuhelfen.

Mit besten Grüßen
Max Beispiel

8. Internationale Abwesenheitsnotiz

Hierbei handelt es sich im Grunde eher um einen optionalen Punkt. Schließlich steht nicht jedes Unternehmen in Kontakt mit internationalen Geschäftspartnern. In Ausnahmefällen genügt jedoch eine Übersetzung der Nachricht, die du direkt unter dem Original einfügst. Englisch bietet sich hier als generelle Musterlösung an.

Es kommt allerdings auch vor, dass Unternehmen Standorte in anderssprachigen Ländern unterhalten. In diesem Fall ist die jeweilige Sprache ebenfalls eine sinnvolle Option. Englisch gilt für internationale Geschäfte jedoch noch immer als sprichwörtlicher Goldstandard.

Tipps für deine persönliche Abwesenheitsnotiz

Natürlich ist es möglich, die Formel etwas zu verändern oder die Reihenfolge der Sätze zu variieren – solange die Abwesenheitsnotiz alle wichtigen Informationen enthält. Das ist allerdings nicht alles, auf das du beim Verfassen der Notiz achten solltest.

Humor in der Abwesenheitsnotiz

Jeder lacht gern. Was wir komisch finden, unterscheidet sich aber mitunter recht deutlich. Aber darf eine Abwesenheitsnotiz humorvoll sein?

Das ist zunächst einmal eine Frage der Zielgruppe. In einem engen Mitarbeiterkreis ist Humor durchaus üblich, solange er die Grenzen des guten Geschmacks einhält. Dieser Grad ist aber mitunter ziemlich schmal: anstößige Witze verletzen, spießiger Humor nervt.

Humor in der Abwesenheitsnotiz ist ein Drahtseilakt
Humor in der Abwesenheitsnotiz ist ein wahrer Drahtseilakt, bei dem es mehr zu verlieren als zu gewinnen gibt.

Selbst im günstigsten Fall kann Humor also eine schwierige Angelegenheit sein. Dabei ist das Risiko allerdings deutlich höher als der Vorteil eines gelungenen Witzes. Im besten Fall sorgst du für ein paar Lacher. Geht der Versuch jedoch schief, kann aus einem nett gemeinten Spruch schnell eine Beleidigung herausgelesen werden. Mit einem diskreten und sachlichen Ton fährst du daher grundsätzlich besser.

Die zweitägige Schonfrist

Bei diesem Trick gibt der Angestellte nicht das korrekte Datum seiner Rückkehr an, sondern schiebt den Termin stattdessen um zwei Tage auf. Dieser Zeitraum dient dabei gewissermaßen als Schonfrist. Währenddessen kann er liegengebliebene Aufgaben erledigen oder sich ganz einfach wieder an den Büroalltag gewöhnen.

Diese Idee hat sowohl Befürworter als auch auch strikte Gegner. Die Bedenken lauten dabei wie folgt:

  • Nimmt der Angestellte in dieser Zeit einen Anruf an, wirkt das unseriös – schließlich sollte er ja noch gar nicht im Büro sein.
  • Die Planung des Betriebs gerät durcheinander, da nicht jeder über die zweitägige Frist informiert ist. Der Angestellte erhält möglicherweise nicht alle Informationen zu Meetings und anderen Terminen. Kommt es zu Missverständnissen, gibt es Ärger mit dem Vorgesetzten.

Nun ist es nicht so, dass sich ein Anrufer nicht darüber freut, den gewünschten Ansprechpartner früher als erwartet zu erreichen. Dabei handelt es sich also nicht wirklich um ein Problem. Hier stellt sich außerdem die Frage, warum diese Person überhaupt eine Nummer wählen sollte, die sie erwartungsgemäß nicht erreichen kann.

Eine eindeutige Lösung gibt es hier letztendlich nicht. Solltest du den Trick in Betracht ziehen, solltest du das jedoch vorher kommunizieren, um Ärger und Probleme mit der Planung zu vermeiden.

Abwesenheitsnotiz beim Wechsel des Arbeitgebers

Verlässt ein Angestellter das Unternehmen, stellt die Abwesenheitsnotiz ebenfalls eine Option dar. Das trifft insbesondere zu, wenn der Arbeitnehmer über einen langen Zeitraum viel mit Kunden zu tun hatte. Hier kommt es zum Teil häufiger zu Nachfragen zum Verbleib des Angestellten.

Dabei kann es natürlich vorkommen, dass der Abschied dem Mitarbeiter schwerfällt. Nichtsdestotrotz sollte die Abwesenheitsnotiz grundsätzlich sachlich bleiben. Das gilt sowohl für wehmütige Abschiede als auch für weniger harmonische Situationen wie Kündigungen. Hier ist es besser, Ruhe zu bewahren und keine Brücken abzubrennen.

Bildnachweise: SFIO CRACHO / Shutterstock.com; Roman Tarasevych / Shutterstock; Billion Photos / Shutterstock.com

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