In der Berufswelt stellt die E-Mail-Signatur einen wesentlichen Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation dar. Die Signatur erleichtert es dem Empfänger, den Absender zu kontaktieren. Bei privaten E-Mails genügt in der Regel ein abschließender Gruß („Mit freundlichen Grüßen“) – im elektronischen Geschäftsverkehr müssen jedoch gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Tauchen die erforderlichen Pflichtangaben nicht in der E-Mail-Signatur auf, so könnte eine Abmahnung die Folge sein, denn seit 2007 werden geschäftliche E-Mails als Geschäftsbriefe angesehen. Für diese gelten die gleichen Regeln wie für geschäftliche Briefe in Papierform.

Welche Angaben gehören in eine geschäftliche E-Mail-Signatur?

Eine E-Mail-Signatur enthält alle wichtigen Informationen zum Absender. Sie sollte übersichtlich strukturiert und auf das Wesentliche reduziert sein – der Empfänger sollte alle wichtigen Daten auf einen Blick erhalten. Da die Signatur Rückschlüsse auf die Identität, das Image eines Unternehmens erlaubt, sollte auch die optische Gestaltung nicht zu kurz kommen. Viele Unternehmen setzen die E-Mail-Signatur sogar bewusst als Marketinginstrument ein. Für eine rechtlich einwandfreie Signatur werden folgende Informationen benötigt:

  • Name der Firma (inkl. Rechtsform gemäß Handelsregister)
  • Ladungsfähige Anschrift des Unternehmens
  • Registergericht und Registrierungsnummer
  • Namen der Geschäftsführer
  • Ggf. Namen der Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden

Ein Mitarbeiter eines Unternehmens sollte zudem seine berufliche Position (etwa „Teamleiter Einkauf“ oder „Assistent der Geschäftsführung“) angeben und seine individuellen Kontaktdaten zur Verfügung stellen.

Die E-Mail-Signatur bietet darüber hinaus einige optionale Gestaltungsmöglichkeiten, mit der eine E-Mail individualisiert werden kann. Mit Claims, Slogans und Werbesprüchen sollte jedoch sparsam umgegangen werden – eine Geschäfts-Mail wirkt sonst schnell unseriös. Sinnvoll sind jedoch Angaben zu Urlaubszeiten oder den Betriebsferien.

Eine E-Mail-Signatur liefert dem Empfänger viele wichtige Informationen auf einen Blick. Unwichtige Details sollten entfernt werden. Einige Angaben sind zwingend erforderlich und sollten regelmäßig überprüft sowie aktualisiert werden!

Die E-Mail-Signatur bei privaten Mails

Bei privaten Mails wird eine E-Mail-Signatur nicht zwingend benötigt. Dennoch bietet sie viele Vorteile, auf die niemand verzichten sollte. Neben dem Vor- und Zunamen und der Festnetz- und Mobilfunknummer kann in der privaten Signatur auf die eigenen Profile in sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter, Xing oder LinkedIn hingewiesen werden. Sinnvoll kann auch ein Hinweis auf die eigene Website sein.

Mit Zitaten, Sprüchen oder Kalender-Weisheiten (à la: „Ein Weg entsteht, wenn man ihn geht“) sollte jedoch auch hier sparsam umgegangen werden. Im privaten Schriftverkehr mit Ämtern und Behörden hinterlassen solche Elemente keinen guten Eindruck.

Der Disclaimer: Wozu wird er benötigt?

Einige Unternehmen setzen neben der E-Mail-Signatur zusätzlich einen Disclaimer ein. Dabei handelt es sich um einen Haftungsausschluss, der häufig unter der Signatur angehängt wird. Das sieht dann meistens so oder ähnlich aus:

„Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder gesetzlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der bestimmungsgemäße Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, unterrichten Sie bitte den Absender und löschen Sie diese E-Mail. Dritten, nicht bestimmungsgemäßen Adressaten ist untersagt, diese E-Mail zu speichern, weiterzuleiten oder ihren Inhalt auf irgendeine Weise zu verwenden.“

Prinzipiell gilt, dass Unternehmen in Deutschland rechtlich nicht dazu verpflichtet sind, einen E-Mail-Disclaimer einzusetzen. Im juristischen Sinne sind Disclaimer auch für den Empfänger einer Mail nur selten bindend. Aus rechtlicher Sicht können Unternehmen darum in den meisten Fällen auf diesen Zusatz verzichten.

Eine E-Mail-Signatur ansprechend gestalten

Die Signatur ist ein zentrales Aushängeschild eines Unternehmens. Darum sollte die Optik nicht zu kurz kommen. Wichtig ist, dass die Signatur alle Pflichtangaben enthält. Darüber hinaus muss auch die Aufmachung stimmen.

Anstatt alle Informationen direkt untereinander zu schreiben, sollten zwischen den Informationen Leerzeilen eingefügt werden. Das verbessert die Lesbarkeit und die Übersichtlichkeit. Der Einsatz verschiedener Schriftarten und Farben kann ebenfalls helfen, den Text der Signatur zu strukturieren. Doch hier gilt: Weniger ist oft mehr.

Vor dem Einsatz einer neu erstellten E-Mail-Signatur sollten Testläufe auf verschiedenen Systemen stattfinden. Hin und wieder kann es bei der Darstellung zu Problemen kommen. Wenn die Daten in verschiedenen Anwendungen wie gewünscht dargestellt werden, kann die Signatur endgültig übernommen werden.

Signaturtrenner

Damit die Signatur bei einem Schriftwechsel nicht wiederholt mitgesendet wird, hat sich in der Geschäftswelt der sogenannte „Signaturtrenner“ etabliert. Durch dieses Trennzeichen wird die Signatur beim Zitieren von Antworten abgetrennt. Hierfür muss vor die Signatur, in eine separate Zeile, folgende Zeichenfolge gesetzt werden:

„– “ (Bindestrich, Bindestrich, Leerzeichen). 

Viele E-Mail-Programme erkennen, dass dieser Kombination in der Regel die Signatur nachfolgt – und blenden sie bei längeren Schriftwechseln automatisch aus.

Was gehört nicht in eine geschäftliche Signatur?

  • Schreibfehler: Eigentlich selbstverständlich – doch eine frisch erstellte Signatur sollte vor ihrem Einsatz auf Rechtschreibfehler überprüft werden. Insbesondere, wenn die Signatur mehrmals überarbeitet wurde, schleichen sich schnell Fehler ein. Genauso sollten Abwesenheits-Nachrichten sowie Angaben zu Urlaubs- oder Ferienzeiten vor deren Einsatz Korrektur gelesen werden.
  • Grafiken und Bilder: Viele E-Mail-Clients haben Probleme mit der Darstellung von Bildern und Grafiken. Selbst Firmenlogos werden oft nicht korrekt dargestellt. Darum ist es besser, auf solche Elemente zu verzichten. Zudem erhöht sich durch Bilder in der Mail das Datenvolumen, was sich negativ auf Ladezeiten auswirken kann.
  • Mottos und Sprüche: Mottos und Sinnsprüche können den beruflichen Alltag auflockern, doch sie wirken auch unseriös. Sprüche wie: „Phantasie ist wichtiger als Wissen, denn Wissen ist begrenzt“ (Albert Einstein) mögen beim Gegenüber vielleicht ein Kopfnicken hervorrufen – Mitarbeiter mit Kundenkontakt sollten auf solche Sprüche aber besser verzichten.
  • Aufzählungszeichen: Jeder E-Mail-Client interpretiert Aufzählungszeichen anders. Die Folge: ein heilloses Durcheinander! Elemente, die bei Outlook gut aussehen, sind bei Gmail womöglich krumm und schief. Damit alle zufrieden sind, sollte auf die Verwendung von Aufzählungszeichen verzichtet werden. Um ein listenähnliches Aussehen zu generieren, ist es besser, auf einzelne Zeilen in einer Tabelle zurückzugreifen.
  • Animationen: Auf Videos und animierte Grafiken (z. B. GIFs) sollte in Signaturen vollständig verzichtet werden. Viele Clients können diese nicht korrekt wiedergeben. Im schlimmsten Fall landet die gesamte Mail im Spamfilter.

Die E-Mail-Signatur in HTML erstellen

Wurde eine E-Mail-Signatur in Word oder einem Grafik-Programm entworfen, so ist es sinnvoll, diese Vorlage von einem Webdesigner in HTML übertragen zu lassen. Mit HTML lassen sich die Signaturen besonders gut umsetzen. Der Vorteil liegt in einer fehlerfreien Darstellung durch die meisten E-Mail-Clients – auch beim Aufruf von Mails über mobile Endgeräte (Smartphones, Tablets et cetera).

Am besten ist es, wenn mit HTML-Tabellen gearbeitet wird. Da der Industriestandard bei 650 Pixeln liegt, sollte eine Tabelle in der Signatur diese Breite nicht überschreiten. Viele Unternehmen gestalten den Rahmen der Tabelle transparent, da diese oftmals nur für die Platzierung der einzelnen Elemente eingesetzt wird.

Bildnachweis: Billion Photos / Shutterstock.com