Das Wichtigste auf einen Blick:
Mit dem Jobwechsel beginnt ein neuer Lebensabschnitt. Dazu gehört auch, deine bisherigen Erfolge für den nächsten Vorgesetzten festzuhalten – am besten mit einem aussagekräftigen Arbeitszeugnis. Was du dabei berücksichtigen solltest, erfährst du in diesem Ratgeber.
Grundlegendes zum Arbeitszeugnis
Beim Arbeitszeugnis sprechen wir allgemein von einem Dokument, das unsere Leistungen am Arbeitsplatz festhält und beurteilt. Es wird in der Regel mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses fällig. Der Umfang des Schreibens kann zwar variieren, grundsätzlich lassen sich aber zwei Arten unterscheiden.
Das einfache Arbeitszeugnis
Das einfache Arbeitszeugnis enthält lediglich die Art und Dauer der Beschäftigung. Meist umfasst es eine halbe DIN-A4-Seite im Querformat, Vor- und Nachnamen sowie das Tätigkeitsfeld des Arbeitnehmers. Eine einfache Berufsbezeichnung reicht allerdings nicht aus. Sie sollte in jedem Fall durch die Abteilung des Angestellten ergänzt werden.
Ein einfaches “Angestellter” könnte zum Beispiel durch “Feinwerkmechaniker in der Abteilung für Fräsearbeiten” ersetzt werden.
Das Schreiben endet für gewöhnlich mit einer Grußformel. Sie kann aus guten Wünschen für die Zukunft bestehen oder sogar Bedauern über das Ausscheiden des Angestellten zum Ausdruck bringen.
Das qualifizierte Arbeitszeugnis
Das qualifizierte Arbeitszeugnis geht über diese grundsätzlichen Angaben noch hinaus. Es ermöglicht einen Einblick in die Leistungen, die Motivation sowie das Arbeits- und Sozialverhalten eines Mitarbeiters. Dazu gehört beim qualifizierten Arbeitszeugnis – im Gegensatz zum einfachen – auch die Beurteilung dieser Kriterien: Hier lief es gut, dort gab es Luft nach oben.
Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Egal für welche der beiden Varianten du dich am Ende entscheidest: Grundsätzlich haben Arbeitnehmer in Deutschland das Recht auf ein Arbeitszeugnis. Einzige Bedingung bleibt das ausdrückliche Einfordern durch den Arbeitnehmer.
Das gilt übrigens auch für die Wahl zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis. Zwar stellen Arbeitnehmer aufgrund der hohen Nachfrage häufig von selbst ein qualifiziertes Zeugnis aus. Es besteht aber nach wie vor die Möglichkeit, ein einfaches zu erhalten.
Wie lange gilt dieser Anspruch?
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist auf drei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses beschränkt. Allzu viel Zeit solltest du jedoch nicht verstreichen lassen, bevor du dein Zeugnis einforderst:
- Je länger du wartest, desto schlechter erinnert sich dein Vorgesetzter an dich. Das könnte sich negativ auf eine faire Beurteilung auswirken.
- Das Anfertigen von Arbeitszeugnissen kann – je nach Verfasser – eine Weile dauern. Es in letzter Minute einzufordern, könnte als Nachlässigkeit oder sogar als Anmaßung empfunden werden.
Der Sonderfall: das Zwischenzeugnis
Als Ausnahme gilt das sogenannte Zwischenzeugnis. Es wird noch mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt. Damit ist es nicht vom Recht auf das gängige Arbeitszeugnis abgedeckt. Ob du eines erhältst, hängt also ganz vom guten Willen deines Arbeitgebers ab.
Anlass für das Zwischenzeugnis liefern unter anderem der Wechsel des Vorgesetzten, die eigene Versetzung oder eine Beförderung. Je nach Berufswahl oder Unternehmen kann das natürlich seltener oder häufiger vorkommen. Ist der Bedarf höher, steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass dein Chef dir ein Zwischenzeugnis ausstellt.
Welche äußere Form hat das Arbeitszeugnis?
Das Arbeitszeugnis muss einfache formelle Vorgaben erfüllen. Dazu gehört zum Beispiel das Einreichen in gedruckter Form. Handgeschriebene Zettel, E-Mails oder PDF-Dateien darfst du ablehnen.
Das gilt auch für verknitterte Zettel. Zum Verschicken mit der Post ist es allerdings erlaubt, das Zeugnis im Briefformat zu falten – solange der Knick nicht auf zukünftigen Kopien sichtbar ist.
Offizielles Firmenpapier sieht in jedem Fall besser aus als schlicht weiße Blätter aus dem Drucker. Zwar hast du keinen Anspruch darauf, der Mehraufwand für den Betrieb ist aber nur sehr gering. Deine Chancen stehen also gut!
Rechtschreibfehler im Arbeitszeugnis?
Arbeitszeugnisse müssen auf Deutsch verfasst werden und den allgemeinen Anforderungen der Rechtschreibung und Grammatik genügen. Das bedeutet allerdings auch, dass du keinen Anspruch auf ein Zeugnis in englischer Sprache erheben kannst.
Eine persönliche Absprache mit deinem Vorgesetzten schließt das jedoch nicht aus. Falls du dich im Ausland bewerben möchtest, kannst du dich natürlich trotzdem nach dieser Möglichkeit erkundigen.
Wer muss unterschreiben?
Das Arbeitszeugnis braucht als offizielles Dokument selbstverständlich eine Unterschrift. Da es über dich als Angestellten urteilt, kann es nicht einfach von irgendjemandem unterschrieben werden. In jedem Falle ist ein dir höher gestellter Mitarbeiter dazu verpflichtet.
Auch hier gilt: Je offizieller das Zeugnis aussieht, desto besser! Suche dir daher eine möglichst wichtige Person für die Unterschrift. Das kann ein Abteilungsleiter oder im Idealfall sogar der Geschäftsführer sein – zum Beispiel bei kleineren Betrieben.
Inhaltliche Vorgaben
Obwohl für das Arbeitszeugnis keine konkreten Formulierungen vorgeschrieben sind, gibt es einige inhaltliche Bestimmungen, an die dein Vorgesetzter sich halten muss. Grundsätzlich muss das Dokument drei Anforderungen genügen:
Wohlwollen: Der Vorgesetzte muss sich beim Schreiben wohlwollend verhalten. Er hat also darauf zu achten, dass das Arbeitszeugnis keinen schädlichen Einfluss auf die weitere Karriere des Angestellten hat.
Wahrheitspflicht: Der Arbeitgeber ist bei seinen Schilderungen zur Wahrheit verpflichtet. Wahr bedeutet hier, dass die Tatsachen, auf die sich die Beurteilungen des Arbeitgebers beziehen, der Wahrheit entsprechen. Sie dürfen also weder ganz noch teilweise seiner Fantasie entspringen. Die Wahrheitspflicht mahnt damit vor allem zur Sorgfalt bei subjektiven Urteilen.
Vollständigkeit: Vollständig ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nur, wenn alles Relevante darin enthalten ist. Dazu gehören deine Fähigkeiten, Kenntnisse, Arbeitsweise, Erfolge, Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit und dein Sozialverhalten. Das schließt vor allem das Unterschlagen von Lob durch den Arbeitgeber aus. Auch wird so verhindert, dass Vorgesetzte ihr Schweigen als Ersatz für negative Kommentare missbrauchen.
Eindeutigkeit
Mit der Eindeutigkeit kommt gewissermaßen noch eine vierte Bestimmung hinzu. Sie wird in der Gewerbeordnung wie folgt beschrieben:
“Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.”
§ 109 Abs. 2 S. 1-2 GewO
Der Abschnitt behandelt versteckte Aussagen. Er verbietet dem Arbeitgeber das Tarnen von Kritik als Lob, da er so das Gebot des Wohlwollens umgehen könnte. Verdächtig ist grundsätzlich alles, was nicht eindeutig ist. Auf verdächtige Formulierungen solltest du bei deinem Zeugnis unbedingt achten!
Dieser Satz beschreibt einen Angestellten als faul, ohne ihn ausdrücklich so zu nennen. Ein Vorgesetzter darf ihn daher nicht verwenden.
Die Zeugnissprache
Trotz dieser Regel werden mittlerweile bestimmte Codes benutzt, um negative Bewertungen in Arbeitszeugnissen zu platzieren. So verwenden Arbeitgeber Formulierungen, die jeweils einer Schulnote entsprechen:
- sehr gut: Er erfüllte seine Aufgaben stets zur vollsten Zufriedenheit.
- gut: Er erfüllte seine Aufgaben stets zur vollen Zufriedenheit.
- befriedigend: Er erfüllte seine Aufgaben zur vollen Zufriedenheit.
- ausreichend: Er erfüllte seine Aufgaben zur Zufriedenheit.
- mangelhaft: Er erfüllte seine Aufgaben im Großen und Ganzen zur Zufriedenheit.
- schlecht: Er hat sich bemüht.
Solche Codes gibt es auch für alle anderen Bereiche des Arbeitszeugnisses: Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Arbeitsweise, Arbeitserfolg und Sozialverhalten.
Sie können im Prinzip von jedem nachgeschlagen und gedeutet werden. Als offenes Geheimnis haben sie ihre Doppeldeutigkeit weitestgehend verloren und werden daher vom Gesetzgeber akzeptiert.
Regeln für Schulnoten im Arbeitszeugnis
Alledem bist du natürlich nicht schutzlos ausgeliefert. Arbeitgeber dürfen diese Codes nämlich nur innerhalb von engen gesetzlichen Regeln verwenden.
Ein Großteil der vergebenen „Noten“ bewegt sich innerhalb von „gut“ oder „sehr gut“. Daher müssen beide Noten vom Arbeitnehmer hingenommen werden. Anders verhält es sich mit der Note „befriedigend“. Kann der Angestellte nachweisen, dass sie nicht zutreffend ist, muss sie nicht akzeptiert werden. Noten unterhalb von „befriedigend“ können sogar generell angefochten werden. Hier ist der Arbeitgeber in der Beweispflicht.
In jedem Fall lohnt es sich, dein Arbeitszeugnis auf Codes zu überprüfen. Dann kannst du gegebenenfalls Einspruch gegen deine „Benotung“ einlegen.
So holst du das Beste aus deinem Arbeitszeugnis
Die Notensprache und rechtliche Bestimmungen lassen leider nur wenig Raum für einen authentischen Eindruck des Angestellten. Trotzdem gibt es Möglichkeiten, wie du mit deiner Bewerbung aus der Masse herausstechen kannst.
Das Empfehlungsschreiben
Erkundige dich stattdessen nach einem Empfehlungsschreiben. Ergänzend zum Arbeitszeugnis kann es einen detaillierten Einblick in deine Kenntnisse und Erfahrungen bieten, da es sich an keine inhaltlichen Vorgaben halten muss.
Den Anspruch auf ein Empfehlungsschreiben gibt es rein rechtlich allerdings nicht. Natürlich ist es keineswegs selbstverständlich, dass sich ein Vorgesetzter persönlich für dich einsetzt. Tut er es dennoch, gibt genau das dem Empfehlungsschreiben aber Gewicht – und dir einen Vorteil im Bewerbungsverfahren.
Mit Vorsicht zu genießen: Das Gefälligkeitszeugnis
In besonderen Fällen kann es Mitarbeitern gestattet werden, starken Einfluss auf das Arbeitszeugnis zu nehmen – oder es sogar selbst zu verfassen. Hier ist jedoch Vorsicht geboten! Ein unrealistisches Zeugnis wird von Personalern schnell als Gefälligkeit erkannt. Das kann dir im Endeffekt sogar schaden.
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