Meetings sind in den meisten Berufen fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Sie dienen der Kommunikation, der Informationsvermittlung und Planung von Arbeitsabläufen – zumindest sollte das im besten Fall so sein. Häufig wird jedoch schon die Terminfindung zum Stressfaktor. Ein Jour Fixe ist dabei eine große Hilfestellung. Wir erklären, was hinter dem Begriff steckt und verraten Tipps und Tricks für ein effektives Meeting.

Was ist ein Jour Fixe?

Ein Jour Fixe ist ein regelmäßig wiederkehrender Termin, den eine Gruppe fest vereinbart. Es ist also ein Regeltermin, der immer in einem bestimmten Zeitabstand stattfindet. Das kann jede Woche am Dienstag sein oder auch nur jeden zweiten Dienstag im Monat – die genaue Zeitspanne ist immer davon abhängig, zu welchem Zweck die Besprechung genutzt wird.

Der Termin findet nicht nur am selben Tag und zur selben Uhrzeit statt, sondern auch an einem bestimmten Ort.

Die Dauer ist natürlich in jedem Jour Fixe unterschiedlich, liegt jedoch meistens bei circa zwei Stunden.

Im Regelfall wird der Jour Fixe dafür genutzt, berufliche Projekte zu besprechen. Es könnte sich dabei allerdings auch um ein monatliches Motivations-Treffen für die Mitarbeiter handeln, wie zum Beispiel ein gemeinsames Teamfrühstück.

Am häufigsten findet der Begriff jedoch im Projektmanagement Verwendung. Denn das regelmäßige Treffen des Projektteams ist eine typische Regelung in diesem Beruf. So kann der Fortschritt des Projekts überprüft, Aufgaben verteilt und eine effiziente Teamarbeit gewährleistet werden. Zudem helfen diese regelmäßigen Zusammenkünfte dabei, den Ablauf des Projekts zu protokollieren.

Woher kommt der Begriff Jour Fixe?

Der Ausdruck „Jour Fixe“ stammt auf dem Französischen und bedeutet übersetzt „fester Tag“.

Entstanden ist er aus dem Gesellschaftsleben des 18. Jahrhunderts. Dort veranstalteten viele Haushalte einen „Jour Fixe“, eine Art Tag der offenen Tür, an dem sie Gäste empfingen, ohne diese explizit einzuladen. In künstlerischen Kreisen wurde der Begriff oft für öffentliche Veranstaltungen verwendet, an denen Künstler ihre Werke präsentieren konnten. Auch heute noch werden öffentliche Informationsveranstaltungen und Vorträge so bezeichnet.

Obwohl der Begriff „Jour Fixe“ französisch ist, wird er nur im deutschsprachigen Raum als Synonym für einen Regeltermin verwendet.

Was sind die Vorteile eines Jour Fixe?

Häufig ist die Kommunikation in Teams ein großes Problem bei der Arbeit – vor allem, wenn es darum geht, Projekte zu organisieren. Mitarbeiter sprechen nicht oder nicht konkret genug miteinander, ein wichtiges Mitglied erscheint nicht zu den Meetings, niemand weiß, was der andere tut oder was der Stand der Dinge ist: Ein regelmäßiger Jour Fixe kann dabei helfen.

  • Da er am gleichen Tag, zur selben Zeit und am selben Ort stattfindet, ist eine vorherige Terminfindung und eine Erinnerung meist nicht notwendig.
  • Durch die langfristige Planung des Termins ist es zudem wahrscheinlicher, dass alle Beteiligten daran teilnehmen werden. Alle Mitglieder tragen die Verantwortung, keine anderen Termine auf diesen Jour Fixe zu legen.
  • Statt viele einzelne Meetings zu planen, ermöglicht der Jour Fixe ein gemeinsames Meeting für alle Beteiligten und spart somit Zeit ein.
  • Ein auf so lange Zeit im Voraus festgelegter Termin verhindert das gängige Meeting-Chaos und eine kurzfristige Terminfindung. Außerdem entfällt danach die Suche nach einem passenden Termin für das folgende Meeting – denn dieser steht bereits fest.
  • Eine gute Vorbereitung ist für jedes Meeting entscheidend – bei einem Jour Fixe ist es noch um einiges einfacher. Immerhin wissen alle Teilnehmer in der Regel bereits, worum es gehen wird, wie der Ablauf aussieht und wann der nächste Termin stattfindet.
  • Alle Mitarbeiter sind auf demselben Wissensstand. Das führt zu einem effektiveren Meeting, bei dem keine Zeit verschwendet wird oder die Besprechung ziellos ins Leere läuft.
  • Ein großer Vorteil ist auch das Protokollieren der einzelnen Sitzungen: So können alle Mitglieder die Informationen des letzten Termins noch einmal auffrischen.

Wie sieht ein Jour Fixe aus?

Es gibt keinen konkreten Ablauf, der in jeder Sitzung angewandt wird. Bei der Planung und Durchführung sind jedoch einige Punkte zu beachten.

Der Teilnehmerkreis

Für ein effektives Meeting ist es wichtig, dass die richtigen Leute am Tisch sitzen. Allerdings sollte die Teilnehmerzahl übersichtlich bleiben, denn zu viele Stimmen und Informationen bringen Chaos in den Jour Fixe und senken die Produktivität.

In großen Teams treffen sich in der Regel nur die Projektleiter, in kleineren das gesamte Projektteam.

Den richtigen Termin finden

Auch die Motivation der Mitarbeiter spielt bei der Terminfindung eine Rolle.

Ob Montagmorgen oder Freitagnachmittag – nun gilt es, einen Zeitpunkt zu finden, an dem alle Mitarbeiter langfristig gesehen garantiert im Haus sind und keine anderen Verpflichtungen haben. Je nach Größe der Gruppe kann dies durchaus eine schwierige Angelegenheit sein. Auch die Motivation der Mitarbeiter sollte dabei Beachtung finden.

Viele halten den Montag für eine gute Wahl für einen festen Termin denn so hätten die Mitarbeiter einen konkreten Plan für die bevorstehende Woche. Zudem würde der Arbeitsfluss nicht von Meetings unterbrochen.

Die Vorbereitung

Natürlich ist es wichtig, dass allen Mitgliedern der Termin für den nächsten Jour Fixe bekannt ist und sie sich inhaltlich darauf vorbereiten können. Allerdings zählt zu der Vorbereitung auch, dass der passende Raum verfügbar und mit dem nötigen Equipment ausgestattet ist. Außerdem sollte vorab ein Protokollant bestimmt werden.

Der Ablauf des Jour Fixe

Ohne klare Zielsetzung ist ein effektives Arbeiten schwierig – das gilt vor allem für Meetings. Das Besondere bei einem Jour Fixe ist, dass alle Beteiligten bereits wissen, wie der Ablauf aussieht, ohne dass dieser vorab kommuniziert werden muss.

Der typische Ablauf eines Jour Fixe könnte so aussehen:

  • Das Protokoll aus dem vergangenen Meeting wird noch einmal vorgelesen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.
  • Der aktuelle Status des Projekts wird besprochen.
  • Probleme werden diskutiert und Lösungsansätze erarbeitet.
  • Die nächsten Arbeitsziele werden konkretisiert und Aufgaben verteilt.
  • In einem Protokoll werden die Ergebnisse sowie die Zielsetzung bis zum nächsten Termin festgehalten.

Durch den strukturierten Ablauf werden ausschweifende Meetings ohne klare Zielsetzung verhindert.

Allerdings gehört auch zu einem Jour Fixe ein wenig Smalltalk zu Beginn oder Ende der Sitzung, immerhin sollen die Mitarbeiter das Gespräch in einer angenehmen Atmosphäre verlassen.

Das Protokoll

Die Gefahr bei vielen Meetings ist, dass die Hälfte aller besprochenen Details vergessen und nicht umgesetzt werden – aus diesem Grund ist ein Protokoll so wichtig.

Am besten ist es, wenn am Ende des Jour Fixe genau besprochen wird, welche Informationen das fertige Protokoll beinhalten soll. So kann zum Beispiel sichergestellt werden, dass konkrete Arbeitsaufgaben bis zum nächsten Treffen umgesetzt und dort besprochen werden.

Außerdem hilft es dabei, den gesamten Ablauf und den Fortschritt eines Projekts zu dokumentieren. Falls ein Mitarbeiter bei einem Jour Fixe nicht dabei sein kann, hat er durch das Protokoll die Möglichkeit, die wichtigsten Punkte noch einmal nachzulesen.

Was man bei einem Jour Fixe vermeiden sollte

Der Jour Fixe dient vor allem dem Zweck, einen festen Termin zu bestimmen, an dem alle Teammitglieder zusammenkommen.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass keine Ausreden erlaubt werden.

Mitglieder sollten nur aus dringenden Gründen nicht an einem Jour Fixe teilnehmen dürfen – zum Beispiel krankheitsbedingt oder wenn sich der Termin mit dem Urlaub überschneidet.

Gleichzeitig gilt es aber auch, flexibel zu sein: Der Jour Fixe ist zwar ein fester Termin, doch manchmal ist ein Meeting einfach nicht sinnvoll. Wenn es zum Beispiel jede Woche stattfindet, sich aber in der aktuellen Woche nichts verändert hat. Dann wäre es wohl eher kontraproduktiv, sich zusammenzusetzen und den Arbeitsfluss zu unterbrechen. Allerdings ist dies eine Entscheidung, die die teilnehmenden Kollegen besprechen sollten.

Die richtige Technik

Durch neue Technologien ist heutzutage vieles einfacher – so auch das Planen, Durchführen und Protokollieren von Meetings.

So organisieren sich immer mehr Teams über eine Cloud. Also einen Ort, an dem Kollegen online Dateien teilen. So können Mitarbeiter wichtige Dokumente jederzeit einsehen – darunter auch die Protokolle des Jour Fixe, ein gemeinsamer Kalender und ein strukturierter Projektplan.

Mittlerweile gibt es auch zahlreiche Projektmanagement Programme, mit deren Hilfe Mitarbeiter die zu erledigenden Aufgaben einsehen und in praktische Listen eintragen können. Ein Kalender gibt eine Übersicht über die Aufgaben und die Dauer des Projekts und ein integriertes Chat-Programm vereinfacht die Kommunikation. Auf dem Markt gibt es viele kostenpflichtige Programme, die umfangreiche Funktionen haben. Ein kostenloses Tool ist zum Beispiel die Software „Trello“.

Die Durchführung des Jour Fixe kann durch moderne Technik ebenfalls vereinfacht werden. Denn auch zu einem festen Termin ist es nicht immer möglich, dass sich alle Teammitglieder am selben Ort befinden. Mit dem passenden Equipment kann man jedoch eine Videokonferenz abhalten, in der sich Kollegen trotz Entfernung von Angesicht zu Angesicht unterhalten können.

Ein regelmäßiger Jour Fixe ist natürlich kein Garant für effiziente Meetings, allerdings kann dieses strukturierte Vorgehen den Arbeitsablauf vereinfachen – immer vorausgesetzt, dass der Jour Fixe im Voraus präzise geplant wurde. Es gilt jedoch weiterhin, flexibel zu bleiben, denn unnötige Meetings sind in jedem Fall eine Belastung für Mitarbeiter und den Arbeitsfluss.

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