Viele Unternehmen agieren heute international, unterhalten Zweigstellen überall auf der Welt. Eine große Rolle spielt dabei die Videokonferenz. Denn je schneller und einfacher Geschäftspartner miteinander kommunizieren können, desto besser.

Bei uns findest du daher zahlreiche Hinweise und Tipps, damit auch deine Videokonferenz zum Erfolg wird. Wir erklären dir, welche Videokonferenz-Hardware und Videokonferenz-Software du für deine Ansprüche jeweils benötigst – oder ob sich sogar die Anschaffung eines kompletten Videokonferenzsystems lohnt. Außerdem werden praktische Fragen beleuchtet: Was es bei der Vorbereitung einer Videokonferenz zu beachten gilt und wie man den Ablauf einer Videokonferenz optimal gestaltet.

Eine Videokonferenz spart Zeit, Geld und Nerven – wenn du sie richtig einsetzt

Wenn Arbeitsgruppen oder Abteilungen effizient miteinander arbeiten wollen, muss die Kommunikation stimmen. Regelmäßige Meetings und die richtige Abstimmung untereinander sind dafür unerlässlich. Muss die Zusammenarbeit allerdings über Stadt- oder gar Ländergrenzen hinweg funktionieren, kann die Realisierung schwierig werden.

Persönliche Meetings kosten Zeit, Geld und Nerven.

Natürlich können Arbeitgeber oder Geschäftspartner jederzeit entsprechende Meetings vor Ort anberaumen. Doch solche Termine kosten Zeit, Geld und Nerven, denn die Teilnehmer müssen zuerst die Reise zum Gesprächsort antreten. Sie benötigen vor Ort außerdem eine Unterkunft und entsprechende Verpflegung. Organisatorisch verlangt so ein Geschäftstreffen daher einigen Vorlauf.

Ein Mann schaut am Flughafen auf sein Smartphone.
Geschäftstermine im Ausland sind besonders zeit- und kostenaufwendig.

Sinnvoll eingesetzte Videokonferenzen können diesen Vorgang deutlich verschlanken und günstiger gestalten. Manchmal bieten sie sogar den einzig realistischen Ankerpunkt, um ein Geschäft überhaupt anzuknüpfen: Nicht jedes Unternehmen kann es sich leisten, dem potenziellen Geschäftspartner in Indien kurzerhand einen Besuch abzustatten. Eine Tuchfühlung mittels Videokonferenz stellt hingegen keine Schwierigkeit dar.

Flexibilität und Dynamik bei geringen Kosten

Sind die technischen Voraussetzungen erfüllt, erlauben Videokonferenzen eine flexible, dynamische Kommunikation. Besteht dringender Gesprächsbedarf, kann ein virtuelles Meeting in der Regel noch am gleichen Tag einberufen werden – selbst wenn Teams über Ozeane hinweg kommunizieren müssen. Auch Mitarbeiter im Home-Office oder auf Geschäftsreise können meist miteinbezogen werden. Gleichzeitig entfallen Reisekosten und Reisezeiten.

Im Optimalfall steigern Videokonferenzen also die Effizienz, während die Kosten sinken (die Anschaffung der technischen Ausrüstung natürlich ausgenommen).

Welches Unternehmen wünscht sich das nicht?

Bedarf kritisch überprüfen und Nachteile bedenken

Doch Vorsicht vor allzu schnellen Schlüssen. Zuerst sollte nämlich selbstkritisch geprüft werden, wie viele Gespräche überhaupt nötig sind und ob nicht der ein oder andere Termin ohne größere Probleme auch einfach entfallen könnte. Denn jeder hat vermutlich schon ein Meeting erlebt, das zu lange dauerte, bei dem man sich beständig im Kreis drehte und wo am Ende kaum jemand schlauer war als vorher. Diese Art von Meeting gilt es unbedingt zu vermeiden, auch bei Videokonferenzen.

Geschäftsleute lachen beim Gespräch auf einer Party.
Persönliche Treffen können den Zusammenhalt unter Kollegen oder Geschäftspartnern stärken.

Außerdem sollte die zwischenmenschliche Dimension eines tatsächlichen Treffens nicht unterschätzt werden. Zum einen stärken “echte” Kontakte und Gespräche den Zusammenhalt im Team. Denn so ist der Mensch als sozial organisiertes Säugetier unweigerlich gepolt. Zum anderen entfalten sich neue Ideen, teaminterne Absprachen und persönliche Kontaktaufnahmen gerne am informellen Rande der ansonsten durchgetakteten Geschäftstermine.

Dieser informelle Rahmen zwischen Small Talk, Scherzen und Fachgespräch, der großen Einfluss auf das Arbeits- und Geschäftsklima nimmt, entfällt bei Videokonferenzen in der Regel.

Die richtige Mischung macht’s also: Setze persönliche Meetings und Videokonferenzen möglichst so ein, dass du ihre jeweiligen Vorteile gezielt nutzt. Denn beide Kommunikationsformen bieten Möglichkeiten und Potenziale, mit denen der jeweils andere Ansatz nicht aufwarten kann.

Videokonferenz: Welche Anforderungen stellst du?

Du solltest dir schon vorab klarmachen, in welchem Rahmen du die Videokonferenzen überhaupt einsetzen möchtest. Denn nur so kannst du entscheiden, welche technischen Voraussetzungen für deine Vorstellungen erfüllt werden müssen, welche Hardware nötig ist – und ob vielleicht sogar die Installation eines kompletten Videokonferenzsystems sinnvoll wäre.

Dasselbe gilt im darauffolgenden Schritt auch für die Software. Denn zwischen Einstiegslösungen und professionellen Software-Paketen können Welten liegen, preislich und funktional. Deine Anforderungen sind entscheidend, weshalb wir zur Illustration drei mögliche Szenarien skizzieren wollen:

Szenario #1: Start-up

Nur hin und wieder werden in einem Start-up Videokonferenzen abgehalten. Hauptsächlich geht es dabei um die interne Kommunikation der beiden Teams in Berlin und München: Man tauscht sich über Fortschritte oder Probleme aus, diskutiert Lösungsansätze und bespricht das weitere Vorgehen. Meist ist nur eine Handvoll Mitarbeiter beteiligt.

Das Ganze findet eher zwanglos und im informellen Rahmen statt. Hauptsache, man kommt gemeinsam schnell und unkompliziert auf den neusten Stand. Ein Kontakt nach außen, zu Geschäftspartnern oder Kunden, ist auf diesem Wege nicht vorgesehen.

Denkbar wäre so ein Szenario auch im Forschungs- oder Universitätsumfeld.

Szenario #2: Agentur

Eine wachsende Multimedia-Agentur muss regelmäßig mit Freelancern, Geschäftspartnern und Kunden in ganz Deutschland kommunizieren. Mal klappt das persönlich, mal nur per Videokonferenz. Im virtuellen Meeting ist es daher wichtig, dass Dokumente ausgetauscht, Schaubilder präsentiert und Tagesordnungspunkte problemlos von allen Teilnehmern eingesehen werden können.

Man bespricht in den Videokonferenzen auch wichtige Geschäftsfragen und trifft wegweisende Entscheidungen. Es kann vorkommen, dass ein Dutzend und mehr Personen beteiligt sind.

Szenario #3: internationales Unternehmen

Aus einem global tätigen Unternehmen sind Videokonferenzen nicht wegzudenken: Die Zentrale und die Zweigstellenleiter beraten sich in den virtuellen Meetings routinemäßig über weitreichende, unternehmensstrategische Entscheidungen. Häufig werden Videokonferenzen mit internationalen Geschäftspartnern geführt, wobei auf beiden Seiten hochrangige Entscheidungsträger involviert sind.

20 und mehr Teilnehmer bleiben keine Seltenheit, externe Berater und Geschäftsreisende werden bei Bedarf zugeschaltet. Die Meetings, die man aufzeichnet, intern verteilt und archiviert, umfassen ausgedehnte Gruppendiskussionen ebenso wie detaillierte Einzelvorträge samt Präsentation.

Natürlich sind diese Szenarien so glattgebügelt wie zugespitzt, doch sie verdeutlichen den entscheidenden Punkt:

Videokonferenz ist nicht gleich Videokonferenz.

Wer daher klar umreißen kann, welche Anforderungen er an Videokonferenz-Hardware und Videokonferenz-Software stellt, findet schneller zu den passenden Produkten.

Videokonferenz-Hardware: vom Smartphone bis zum Videokonferenzsystem

Nun geht’s ans Eingemachte: Welche Videokonferenz-Hardware solltest du dir zulegen? Unter Berücksichtigung dessen, was wir im vorigen Abschnitt zu den sehr unterschiedlichen Anforderungen festgestellt haben, lassen sich die Empfehlungen grob in drei Bereiche unterteilen.

Einsteiger

Für Einsteiger eine kleine Überraschung zu Beginn: Vielleicht musst du dir überhaupt keine neuen Geräte anschaffen – weil du die passende Hardware schon längst besitzt.

Frau nimmt mittels Laptop an einer Videokonferenz teil.
Mit Laptops und Smartphones funktionieren Videokonferenzen im Handumdrehen.

Denn heutzutage sind selbst handelsübliche Smartphones und Laptops mit leistungsfähigen Kameras und Mikrofonen ausgestattet. Natürlich können die es in puncto Bild- und Tonqualität nicht mit spezialisierter Videokonferenz-Hardware aufnehmen. Aber die Frage muss erlaubt sein, ob das für deine Zwecke überhaupt nötig ist.

Teste die Kapazitäten der vorhandenen Geräte doch einfach mal aus, bevor du Geld und Mühe in die Installation neuer Videokonferenz-Hardware steckst. Schon zwei Smartphones, jeweils ausgestattet mit Stativ und an einen Fernseher angeschlossen (etwa per Streaming oder Kabel), können für Videokonferenz-Flair sorgen. Mit Laptops verhält es sich ähnlich. Vielleicht reicht so ein gleichermaßen simples wie kostengünstiges Setup ja für den Einstieg aus.

Fortgeschrittene und Profis

Fortgeschrittene und professionelle Anwender dürften hingegen höhere Ansprüche stellen. Je mehr Teilnehmer bei einer Videokonferenz dabei sind, desto bessere Qualität sollte die verwendete Videokonferenz-Hardware liefern. Andernfalls wird das Gespräch schnell anstrengend und nervig. Im schlimmsten Fall wird es sogar unmöglich, der Diskussion überhaupt angemessen folgen zu können.

Je mehr Teilnehmer dabei sind, desto besser sollte die Qualität der Hardware ausfallen.

Die verwendeten Kameras/Webcams sollten daher hochauflösende Bilder produzieren – Full-HD (1080p) ist hier mittlerweile Standard, weniger als normale HD-Qualität (720p) ist nicht zu empfehlen. Die Mikrofone (meist Tischmikrofone oder sogenannte “Konferenzspinnen”) sollten, entsprechend der Raumgröße, auch etwas weiter entfernte Sprecher klar und deutlich aufnehmen. Ähnliches gilt für die Lautsprecher: Jeder im Raum muss die anderen Teilnehmer der Videokonferenz verstehen können. Schwenk- und neigbare Kameras sowie Fernbedienungen sorgen für mehr Komfort und Flexibilität.

Eine Auswahl von Logitech-Produkten für Videokonferenzen.

In diesem Segment lässt sich allgemein der bekannte Hersteller Logitech empfehlen. Denn in puncto Videokonferenz-Hardware punktet Logitech mit einer breiten Produktpalette und viel Erfahrung. Entsprechend flexibel gestaltet sich auch der Preisrahmen. Die Geräte laufen auf allen gängigen Betriebssystemen und die Installation geht einfach von der Hand: im Regelfall via Plug-and-Play. Außerdem harmonieren die Produkte von Logitech mit dem Großteil der etablierten Videokonferenz-Software.

Gleichzeitig drängen aber auch einige chinesische Konkurrenten auf den Markt: Die locken mit niedrigen Preisen und passabler Hardware. Reibungen kann es allerdings beim Support oder bei Gewährleistungsansprüchen geben. Entsprechende Angebote haben trotzdem ganz klar ihre Berechtigung, bleiben aber mit einem gewissen Risiko verbunden.

Highend-Bereich

Im Highend-Bereich dominieren komplette Videokonferenzsysteme (auch Raumsysteme genannt), deren Ausstattung in jeder Hinsicht die bisher genannten Varianten übertrifft. Häufig werden spezielle Konferenzräume je nach Anforderung passgenau mit solcher Videokonferenz-Hardware ausgestattet. Bild- und Audioqualität sind gegenüber kostengünstigeren Ansätzen hier noch einmal deutlich besser.

Ein Konzeptbild eines Videokonferenzsystems von der Firma Cisco.
Videokonferenzsysteme schnüren in der Regel ein Gesamtpaket, wie dieses Konzeptbild der Firma Cisco verdeutlicht.

Entsprechende Kameras trumpfen etwa mit großen Schwenk- und Neigungswinkeln sowie hoher Flexibilität auf. Dank hochauflösender Zoom-Stufen können auch einzelne Gesprächsteilnehmer glasklar in den Fokus gerückt werden. Mikrofone und Lautsprecher liefern sauberen Klang, ohne Rauschen, Echo oder Rückkopplungen.

Viele Anbieter legen ihren Fokus außerdem auf gesteigerte Datensicherheit: Die Übertragung der Audio- und Videosignale erfolgt oft nur verschlüsselt. Was immer gesagt oder gezeigt wird, bleibt also vor den Augen unbefugter Dritter verborgen. Denn viele Unternehmen, Institute und Behörden sind unbedingt darauf angewiesen, dass Interna vertraulich bleiben.

All das hat natürlich seinen Preis, weshalb die Anschaffung ausgereifter Videokonferenzsysteme im Regelfall nur dann Sinn hat, wenn die Leistungsfähigkeit kostengünstigerer Alternativen schlicht nicht ausreicht. In diesem Segment tummeln sich große Namen etablierter Hersteller wie Cisco (Videokonferenz-Pionier Tandberg wurde von Cisco übernommen), Polycom und Lifesize, die auf langjährige Erfahrung und maßgeschneiderten Support setzen.

Geräte und/oder Räume mieten

Wer nur in seltenen Fällen auf Videokonferenzen zurückgreifen muss oder möchte, für den kann auch die Anmietung der entsprechenden Hardware und/oder Räumlichkeiten Sinn ergeben. Ob eine Gerätemiete praktisch umsetzbar ist, hängt allerdings stark vom eigenen Standort ab. Du solltest dich erkundigen, ob es einen solchen Dienstleister in deiner Nähe gibt.

Videokonferenz-Software: viele Töpfe und noch mehr Deckel

Während der Markt vor einigen Jahren noch von wenigen Big-Playern beherrscht wurde, stapeln sich heute die Anbieter leistungsstarker Videokonferenz-Software. Und da diese Konkurrenzsituation die Qualität der unterschiedlichen Produkte immer weiter steigen und die Preise gleichzeitig fallen lässt, bist du als Kunde der heimliche Gewinner. Deshalb die beruhigende Nachricht vornweg:

Es gibt mittlerweile so viele gute Videokonferenz-Apps und -Programme, dass es fast unmöglich ist, völlig daneben zu greifen.

Bild- und Tonqualität sowie Stabilität und Verlässlichkeit bleiben dabei natürlich weiterhin die wichtigsten Aspekte. Denn was bringen die besten Zusatzfunktionen wie Screensharing, Telefoneinwahl oder Aufzeichnungen, wenn erst gar kein Gespräch zu Stande kommt?

Unerlässlich ist heute außerdem, dass die Kommunikation zwischen Desktop-PCs, Laptops, Smartphones, Tablets und herkömmlichen Systemen wie Windows, MacOS, Android und iOS gleichermaßen nutzerfreundlich wie reibungslos von der Hand geht. Kann eine Videokonferenz-Software diesen Standard nicht erfüllen, ist sie nicht zukunftsfähig.

Im Folgenden geben wir einen groben Überblick der beliebtesten Programme und Apps für Videokonferenzen.

Zoom

Das Logo von Zoom

Zoom ist der neue Stern am Videokonferenz-Himmel. Das Programm liefert schon in der kostenlosen Grundversion beliebig viele Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern (allerdings pro Sitzung begrenzt auf 40 Minuten Laufzeit), Screensharing und weitere Tools für die Zusammenarbeit sowie verschlüsselte Verbindungen.

Besonders die Nutzerfreundlichkeit wird explizit gelobt. In den kostenpflichtigen Varianten gibt es zudem zeitlich unbegrenzte Sitzungen, Aufzeichnungen in der Cloud, Meeting-Kalender und eigentlich alles, was das Videokonferenz-Herz begehrt. Weil Zoom außerdem mit fairen Preisen lockt, setzen immer mehr Nutzer und Unternehmen auf die Software.

Cisco WebEx Meetings

Das Logo von Cisco Webex Meetings

Cisco WebEx gehört zu den Urgesteinen der Videokonferenz-Branche und spielt weiterhin ganz vorne mit.

Die Videokonferenz-Software beherrscht alle Tricks: Hervorragende Bild- und Tonqualität, Bildschirmfreigabe, flexible Konfigurationen, Planungsbereich, Cloud-Integration, Telefoneinwahl, virtuelles Whiteboard und viel mehr. Cisco blickt auf Jahrzehnte im Geschäft zurück und kann daher mit Erfahrung und entsprechendem Support punkten – das macht sich natürlich ein wenig im Preis bemerkbar. Einige Nutzer sehen außerdem Verbesserungspotenzial in puncto Bedienbarkeit.

Lifesize

Das Logo von Lifesize

Lifesize liefert Software und Hardware aus einer Hand – dass die hochwertigen Videokonferenz-Geräte reibungslos mit der hauseigenen Software kommunizieren, ist also quasi garantiert.

Ansonsten bietet das Programm samt passender Mobile-Apps alles, was man von einer zeitgemäßen Videokonferenz-Software erwartet. Dieses hochqualitative Rundum-Wohlfühl-Paket lässt sich Lifesize allerdings auch entsprechend bezahlen. Soll heißen: Es gibt günstigere Alternativen. In der kostenlosen 14-tägigen Probephase kannst du dir jedenfalls selbst ein Bild machen.

Google Meet

Das Logo von Google Meet

Das mittlerweile auf Geschäftskunden ausgelegte Google Hangouts ist ganz besonders für diejenigen attraktiv, die in ihrem Unternehmen, an ihrer Schule oder in ihrem Projekt ohnehin schon auf Googles Office-Paket G Suite setzen.

Denn mit Google Meet, so nennt sich der entsprechende Service, lassen sich Videokonferenzen dort nahtlos in den Workflow integrieren. Der starke Fokus auf das Google-Ökosystem ist Fluch und Segen gleichzeitig: Die einfache Bedienbarkeit und die reibungslose Zusammenarbeit kosten ein wenig Flexibilität.

Skype, Slack und Discord

Die Logos von Skype, Slack und Discord

Die üblichen Verdächtigen. Hier bekommst du zum Nulltarif zwar nur ein wenig abgespeckte Videokonferenz-Kost (die Bezahlversion Skype for Business bietet allerdings deutlich mehr) – aber vielleicht kannst du ja auch vorerst auf komplizierten Schnickschnack verzichten.

Mit Skype, Discord oder Slack lassen sich simple Videokonferenzen jedenfalls problemlos aufsetzen, auch einfache Möglichkeiten zum Dateiaustausch sind direkt integriert. Sie bieten einen soliden Einstieg in die Welt der Videokonferenzen, nicht mehr und nicht weniger.

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GoToMeeting, BlueJeans, Join.me, Amazon Chime, Adobe Connect und noch zahllose weitere Alternativen, die aus praktischen und platztechnischen Gründen ungenannt bleiben müssen.

Klar ist: Diese Einführung kann dir nur einen kleinen Ausschnitt der verfügbaren Videokonferenz-Software präsentieren. Vergleiche daher möglichst viele Produkte, bevor du dich für einen Kandidaten entscheidest. Letztlich hängt alles davon ab, welche Funktionen und Möglichkeiten für deine Ziele am wichtigsten sind und welche Software dir diese Features im besten Gesamtpaket liefern kann.

Vorbereitung einer Videokonferenz: vermeidbare Probleme umgehen

Obwohl die Videokonferenz häufig als Ersatz für ein tatsächliches Treffen herhalten muss, folgen beide Gesprächsformen doch ihren ganz eigenen Regeln. Besonders die technische Dimension eines virtuellen Meetings sollte vorab berücksichtigt werden, denn dort lauern kleinere und größere Fallstricke. Damit du bei deiner Videokonferenz nicht in unnötige Fettnäpfchen trittst, haben wir ein paar grundlegende Tipps zur Vorbereitung zusammengestellt.

Agenda erstellen

Zwar findet eine Videokonferenz “nur” virtuell statt, trotzdem sollten unbedingt die Grundregeln eines herkömmlichen Meetings eingehalten werden.

Das heißt, es sollte eine Agenda vorliegen, es sollte klar umrissene Gesprächsthemen und Fragen geben.

Über diesen Gesprächsrahmen sollten alle Teilnehmer rechtzeitig, also nicht erst eine Viertelstunde vorher, informiert werden. Entscheidende Dokumente sollten bereit liegen und nicht erst während des Gesprächs zusammengekramt werden. Wenn alle Beteiligten angemessen vorbereitet sind, ist das schon die halbe Miete.

Technik überprüfen

Ob die Technik funktioniert, überprüfst du idealerweise, bevor das Meeting beginnt – und nicht erst zum verabredeten Startzeitpunkt. Bedenke dabei auch scheinbar banale Dinge:

  • Ist die Internetverbindung stabil?
  • Hat der Laptop/das Smartphone noch genug Akku?
  • Nimmt das Mikrofon Ton auf?
  • Zeigt die Kamera Bilder?

Akkustik und Aufnahmequalität berücksichtigen

Bedenke auch die Besonderheiten der technischen Übertragung.

Ein Raum mit starkem Hall (Echo) ist möglichst zu vermeiden.

Je nach Tonqualität bekommt der Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung sonst schnell den Eindruck, du würdest in einer verlassenen Fabrikhalle hocken. Auch störende Nebengeräusche sollten vorher abgestellt werden: Fenster zu, denn der Straßenlärm dröhnt nach der Mikrofonaufnahme gefühlt doppelt so laut.

Für genügend Licht sorgen

Berücksichtige außerdem, dass eine Kameraaufnahme nicht der realen Wahrnehmung entspricht. Unzureichend ausgeleuchtete Räume wirken in der Videofassung meist noch dunkler, im schlechtesten Fall ist kaum noch etwas zu erkennen.

Du wirst kaum Studiobedingungen erreichen, aber genügend Licht ist trotzdem wichtig.

Sorge also für ausreichend Licht. Richte die Kamera allerdings nie direkt ins Sonnenlicht oder auf eine starke Lampe – auch das kann die Aufnahme ruinieren. Die stärkste Lichtquelle befindet sich optimalerweise hinter oder neben der Kamera, nicht davor. Positioniere Kameras möglichst auf Augenhöhe.

Welches Setup das beste Resultat liefert, testet du am besten in einer ruhigen Minute vorab.

Umgebung und Kleidung passend wählen

Wähle einen passenden Ort und passende Kleidung für die Übertragung. Vielleicht hast du das Glück, von Zuhause oder als freier Mitarbeiter im Ausland arbeiten zu dürfen. Trotzdem ist es unangemessen, einer geschäftlichen Videokonferenz in Strandklamotten beizuwohnen, mit Hängematten und Palmen im Hintergrund.

Dasselbe gilt für die Heimarbeit: Das ungemachte Bett ist die falsche Kulisse, der graue Couchpullover das falsche Outfit. Kleide dich idealerweise so, als würdest du dich tatsächlich mit deinen Gesprächspartnern treffen.

Störungen vermeiden

Vermeide böse Überraschungen, indem du vielleicht sogar das Büro abschließt. Andernfalls platzt vielleicht jemand unerwartet ins Bild. Ein Tipp, der diesem Professor im britischen Fernsehen auf jeden Fall geholfen hätte:


Oder befestige einen entsprechenden Hinweis an deiner Bürotür. Schalte dein Telefon auf lautlos, deaktiviere den Saugroboter und nimm die Pizza aus dem Ofen. Spaß beiseite: Eliminiere Störfaktoren, bevor sie in der Videokonferenz zum Problem werden.

Ablauf einer Videokonferenz: So gelingt das virtuelle Gespräch

Wenn du die Ratschläge des vorangegangenen Abschnitts beherzigst, hast du schon einige Hürden aus dem Weg geräumt. Denn eine gründliche Vorbereitung ist die halbe Miete. Aber die Videokonferenz selbst muss natürlich trotzdem noch abgehalten werden. Einige grundsätzliche Hinweise können dir dabei helfen, für den reibungslosen Ablauf der Videokonferenz zu sorgen:

Meeting-Grundregeln beherzigen

Die grundlegenden Meeting-Tugenden gelten auch in der Videokonferenz: Kleinteilige Diskussionen sind zu vermeiden, eine klare Agenda hilft. Ein fester Zeitrahmen beugt ausufernden Wiederholungen vor, während die Teilnehmerzahl möglichst klein gehalten werden sollte.

Höflich bleiben

Ein Mann zieht aus Respekt und Höflichkeit seinen Hut.
Höflichkeit ist auch bei Videokonferenzen Pflicht.

Auch in einem virtuellen Gespräch gelten die normalen Höflichkeitsregeln. Dass man nicht am selben Tisch sitzt, ändert daran gar nichts.

Unbekannte Teilnehmer sollten sich daher einander vorstellen. Jeder sollte den anderen aussprechen lassen und ihm nicht ins Wort fallen. Pünktlichkeit ist genauso wichtig wie bei tatsächlichen Meetings. Und Spielereien am Smartphone oder Kritzeleien auf dem Notizzettel sind auch in Videokonferenzen Tabu.

Allen Gesprächsteilnehmern ist derselbe Respekt entgegenzubringen wie bei jedem “echten” Zusammentreffen.

Moderator festlegen

Die zwischengeschaltete Technik kann für Irritationen sorgen:

Sobald in einer Videokonferenz mehrere Leute gleichzeitig sprechen, versteht man im Grunde gar nichts mehr.

Das lässt sich mit einem vorher bestimmten Gesprächsmoderator umgehen. Der erteilt das Wort, bittet einzelne Teilnehmer um Stellungnahme und lenkt so den Gesprächsverlauf. Das mag sich etwas behäbig anfühlen, schützt aber vor Kommunikationsschwierigkeiten.

Langsam und deutlich sprechen

Wegen der möglichen Verzögerungen durch die Internetübertragung und der möglichen Verfälschung durch die Mikrofonaufnahme sowie der anschließenden Wiedergabe über Lautsprecher ist es besonders wichtig, dass du klar und deutlich sprichst. Auch ein etwas langsameres Sprechtempo als üblich ist ratsam.

Denn die kleinen technischen Verzerrungen addieren sich und können es den Gesprächspartnern schwer machen, dir zu folgen. Berücksichtige diese Rahmenbedingungen. Schließlich möchtest du, dass deine Message ankommt.

In die Kamera schauen

Grafische Darstellung einer Kameralinse.

In einem “echten” Gespräch sollte man seinem Gegenüber in die Augen schauen, ihm die volle Aufmerksamkeit widmen. Während einer Videokonferenz ist das nicht anders. Allerdings schaut man dort nicht in die Augen eines Menschen, sondern in die Linse einer Kamera.

Das kann sich besonders am Anfang ein wenig merkwürdig anfühlen, doch das verfliegt. Richte deinen Blick beim Antworten nicht auf den Monitor oder gar auf dein kleines Spiegelbild irgendwo in der Bildschirmecke, sondern direkt auf die Kamera. Das wirkt am anderen Ende der Leitung am natürlichsten.

Ergebnisse festhalten

Die Nachbereitung einer Videokonferenz ähnelt dem herkömmlichen Meeting. Denn die Ergebnisse der Videokonferenz sollten in einem Protokoll festgehalten und an alle Teilnehmer weitergeleitet werden. Je klarer etwaige Zielvorgaben und Handlungsanweisungen dabei formuliert sind, desto besser.

Wie du siehst, gibt es beim Thema Videokonferenz einiges zu bedenken, zu beachten und zu verstehen. Es kann allerdings in keinem Fall schaden, sich mit der Materie auseinanderzusetzen. Schließlich deutet im Rahmen unseres globalen Wirtschaftssystems und dem Aufkeimen immer offenerer, flexiblerer Arbeitsformen Vieles daraufhin, dass das virtuelle Meeting nur noch mehr an Bedeutung gewinnt. Erfahrungen mit Videokonferenzen sind Kapital für die Zukunft.

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