Das Wichtigste auf einen Blick:

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die rechte Hand des Chefs bzw. der Chefin und unterstützt ihn oder sie in allen Aufgabenbereichen.
Du übernimmst nicht nur klassische Büroaufgaben, sondern bist auch im Projektmanagement sowie der Personalführung involviert.
Der Beruf eignet sich für Quereinsteiger*innen, da er Fähigkeiten aus verschiedensten Bereichen erfordert. Eine kaufmännische Ausbildung ist eine solide Grundlage.
Da du als Assistenz der Geschäftsleitung viel Verantwortung übernimmst, werden in der Regel mehrere Jahre Berufserfahrung vorausgesetzt.

Als Assistent*in der Geschäftsführung bist du die rechte Hand der obersten Führungskraft: Du übernimmst nicht nur die klassische Büroorganisation, sondern auch Aufgaben mit hoher Verantwortung. Welche Fähigkeiten und Kenntnisse du für deine Bewerbung als Assistenz der Geschäftsleitung brauchst, erfährst du in diesem Ratgeber.

Bewerbung schreiben: Assistenz der Geschäftsführung

Für deine Bewerbung als Assistenz der Geschäftsführung brauchst du eine vollständige Bewerbungsmappe. Diese sollte ein Anschreiben, deinen Lebenslauf und wichtige Anlagen wie Abschluss- und Arbeitszeugnisse enthalten.

Lebenslauf Assistenz der Geschäftsführung

Der tabellarische Lebenslauf eignet sich perfekt, um alle wichtigen Daten strukturiert aufzulisten. Gebe deine persönlichen Daten, deine schulische und berufliche Ausbildung sowie deine Berufserfahrung an. Auch spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten sowie aussagekräftige Hobbys solltest du angeben.

In Deutschland hat sich mittlerweile der antichronologische Aufbau des Lebenslaufs durchgesetzt. Beginne also mit deinem höchsten Abschluss und deiner aktuellsten beruflichen Station.

Bei der Zusammenstellung deiner Daten solltest du immer bedenken, was für die angestrebte Stelle wirklich relevant ist. Fülle deinen Lebenslauf also nicht stumpf mit allen denkbaren Daten. Solltest du zum Beispiel bereits mehrere Jahre Berufserfahrung haben, musst du in der Regel nur noch deinen höchsten Bildungsabschluss angeben.

Bewerbungsschreiben Assistenz der Geschäftsführung

Das Anschreiben ermöglicht es dir, deine Motivation für deine Bewerbung als Assistenz der Geschäftsleitung in Worte zu fassen. Falls du dir unsicher bist, was du schreiben sollst, orientiere dich an der Stellenausschreibung. Welche Fähigkeiten und Soft Skills werden gefragt? Informiere dich auch über die berufstypischen Anforderungen und filtere die Punkte heraus, die auf dich zutreffen.

Belege deine Fähigkeiten und Motivationen mit handfesten Beispielen. Du bist ein wahres Organisationstalent? Dann schildere in deinem Bewerbungsschreiben, wie du dies in der Vergangenheit beweisen konntest. Oder vielleicht pflegst du in deiner Freizeit internationale Freundschaften und kannst so deine Fremdsprachenkenntnisse regelmäßig auffrischen.

Anlagen

Für deine Anlagen gilt dasselbe wie für deinen Lebenslauf und dein Bewerbungsschreiben: Füge nur das hinzu, was für die Stelle wirklich relevant ist. Kaum ein*e Personaler*in wird einen Mehrwert darin erkennen, dein Grundschulzeugnis zu sichten. Aussagekräftige Arbeitszeugnisse, Arbeitsproben und Zertifikate sind dagegen die richtige Wahl.

Bewerbungsvorlagen

Um dir deine Bewerbung als Assistenz der Geschäftsführung etwas zu erleichtern, haben wir dir einige Vorlagen zusammengestellt. Hier findest du Muster für deinen Lebenslauf, dein Deckblatt und dein Anschreiben. Achte bei den Bewerbungsvorlagen darauf, die Platzhalter durch deine persönlichen Daten zu ersetzen.

Das Muster für das Anschreiben stellt eine Hilfestellung dar: Du solltest es also auf keinen Fall einfach kopieren. Nutze es, um heraufzufinden, wie du deine Qualifikationen gekonnt darstellst. Denn sollte Personalverantwortlichen auffallen, dass du nur eine Kopie verschickt hast, kannst du wohl nicht mit einer Einladung zum Vorstellungsgespräch rechnen.

Assistenz der Geschäftsführung: Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die rechte Hand des Chefs oder der Chefin. Es ist ein Job mit Verantwortung, denn du erhältst Einblicke und streng vertrauliche Informationen aus der Unternehmensführung und -entwicklung. Als Assistent*in der Geschäftsführung hast du in der Regel auch Entscheidungsmacht, um Projekte zu realisieren, Personalfragen zu klären und Verhandlungen mit Geschäftspartnern und -partnerinnen zu führen. Kurzum: Du bist in allen Fragen die Unterstützung der Geschäftsführung.

Als Assistenz der Geschäftsleitung musst du sowohl rechtliche als auch finanzielle Entscheidungen treffen, ein überdurchschnittliches Engagement für deinen Arbeitgeber zeigen und flexibel in deiner Arbeitsweise sein. Zu den typischen Tätigkeiten gehören:

organisatorische Aufgaben
Planung und Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Geschäftsverhandlungen
Dokumentenerstellung
Personalentscheidungen
Projektmanagement
Analyse der Unternehmensentwicklung
Erstellung von Statistiken
Erstellung von Ablauf- und Zeitplanung
allgemeine Sekretariatsarbeiten

Das Aufgabenfeld der Assistenz der Geschäftsführung ist breitgefächert und hängt von der Branche sowie der Größe und Struktur des Unternehmens ab. In den meisten Fällen sind Assistenten und Assistentinnen der Geschäftsführung Allrounder*innen, die Geschäftsreisen planen, Dokumente sortieren, aber auch Personal einstellen und betreuen.

Fähigkeiten

Als Assistent*in der Geschäftsführung müssen deine Fähigkeiten genauso vielfältig sein, wie es dein Aufgabenfeld verlangt. Allen voran wird von dir eine flexible Arbeitsweise erwartet. Dich erwarten täglich neue Herausforderungen und Überstunden sind keine Seltenheit. Da du als Assistenz der Geschäftsführung häufig große Verantwortung übernimmst, solltest du auch belastbar sein.

Diese Fähigkeiten solltest du besitzen:

hohe Belastbarkeit
flexible und selbstständige Arbeitsweise
gute Deutsch und Fremdsprachenkenntnisse
sehr gute kommunikative Fähigkeiten
hohe soziale Kompetenz
analytische Denkweise
gutes Zahlenverständnis
Verhandlungs- und Argumentationsfähigkeit
organisatorisches Talent

Eine weitere sehr wichtige Eigenschaft für einen Assistenten oder eine Assistentin der Geschäftsleitung ist die Loyalität zu dem Unternehmen. In den meisten Fällen wirst du mit vertraulichen Informationen hantieren, du kennst alle Verträge und Geschäftsbeziehungen sowie die finanzielle Situation des Betriebs. Du hast einen Einblick in sensible Daten, die dir mehr Entscheidungsmöglichkeiten bieten. Die Geschäftsführung vertraut darauf, dass Geschäftsgeheimnisse bei dir sicher sind und dass du weitreichende Entscheidungen mit einem kühlen Kopf und im Sinne des Unternehmens triffst.

Assistenz der Geschäftsführung: typische Branchen

Assistenten und Assistentinnen der Geschäftsleitung werden in allen Wirtschaftszweigen benötigt: vom Maschinen- und Fahrzeugbau über die Tourismus- und Computerbranche bis zum Transport- und Gesundheitswesen. Das gilt für kleine und große Unternehmen, regional und international. Auch in der öffentlichen Verwaltung und anderen Behörden werden sie benötigt.

Ausbildung

Es gibt viele Wege, um ein*e Assistent*in der Geschäftsführung zu werden, denn es handelt sich nicht um einen klassischen Ausbildungsberuf. Aus diesem Grund eignet sich der Beruf für eine Bewerbung als Quereinsteiger*in und für Bewerber*innen mit unterschiedlichsten Ausbildungen.

Ein guter Einstiegsweg ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa etwa zum Industriekaufmann / zur Industriekauffrau oder zum Kaufmann beziehungsweise zur Kauffrau für Büromanagement. Hier lernst du wichtige Grundlagen des Marketings, des Managements sowie des Rechnungswesens.

In den meisten Fällen werden für die Stelle als Assistenz der Geschäftsführung jedoch mehrere Jahre Berufserfahrung vorausgesetzt. Daher solltest du nach deiner Ausbildung praktische Erfahrungen im Bereich Management, Marketing, Personalführung, Controlling und PR sammeln.

Es gibt jedoch eine Ausbildung, die dem Beruf der Assistenz der Geschäftsleitung sehr nahekommt: die schulische Ausbildung als Managementassistent*in.

Ausbildung Managementassistenz

Die Ausbildung zum Managementassistent oder zur Managementassistentin dauert zwei Jahre. Da es sich um eine schulische Ausbildung handelt, findet sie an einer Berufsfachschule statt – Praxiserfahrung erlangst du durch Pflichtpraktika. Du erhältst deshalb in der Regel allerdings auch keine Ausbildungsvergütung. Voraussetzung für die Ausbildung ist ein mittlerer Bildungsabschluss.

Während der Ausbildung lernst du verschiedene wirtschaftliche Bereiche kennen. Dazu zählen:

  • Betriebswirtschaft
  • Volkswirtschaft
  • Außenwirtschaft
  • Wirtschaftsmathematik

Außerdem lernst du relevante Fremdsprachen sowie die generelle Bürokommunikation, EDV und das Rechnungswesen. Ein weiterer Teil der Ausbildung ist das Projektmanagement sowie die Organisation von Abläufen im Betrieb.

Auch nach dieser Ausbildung ist es jedoch wahrscheinlich, dass du berufliche Erfahrungen sammeln musst, um eine Stelle als Assistent*in der Geschäftsleitung zu bekommen. Hier bieten sich Erfahrungen im Projektmanagement, Büromanagement oder in kaufmännischen Berufen an.

Du kannst diese schulische Ausbildung auch in Verbindung mit einem anderen anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf erlernen und so eine doppelqualifizierte Ausbildung absolvieren. Voraussetzung hierfür ist jedoch die Hochschulreife.

Studium

Da es verschiedene Wege gibt, sich für den Beruf der Assistenz der Geschäftsführung zu qualifizieren, kommt auch ein Studium infrage.

Regale in einer Bücherei.
Verschiedene Fachrichtungen bieten sich für den Beruf als Assistenz der Geschäftsführung an.

Ein wirtschaftswissenschaftliches Studium wie Betriebswirtschaftslehre hilft dir dabei, die Grundlagen für Recht und Finanzen, Controlling und Marketing zu erwerben. Ein Studium der Kommunikationswissenschaft ermöglicht es dir hingegen, umfassende Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit und der Medienstruktur sowie in der empirischen Forschung zu sammeln.

Auch nach einem Studium sind praktische Erfahrungen wichtig. Am besten in relevanten Aufgabenbereichen wie dem Projektmanagement.

Gehalt

Das Gehalt als Assistenz der Geschäftsführung ist abhängig von der Branche, dem Standort und der Unternehmensgröße. Außerdem sind die Tätigkeiten, die du in deinem Job übernimmst, entscheidend: Trägst du mehr Verantwortung, kannst du auch mit mehr Gehalt rechnen.

Die Agentur für Arbeit gibt Auskunft über den durchschnittlichen Verdienst von Managementassistenten und Managementassistentinnen. Laut dieser verdient ein*e Managementassistent*in im Mittel rund 4.200 Euro brutto im Monat. Frauen verdienen dabei etwa 4.000 Euro, Männer hingegen mehr als 4.800 Euro. Einen deutlichen Unterschied gibt es auch in den verschiedenen Bundesländern.

Weiterbildung

Als Assistenz der Geschäftsleitung kannst du zwischen zahlreichen Anpassungsweiterbildungen und Aufstiegsweiterbildungen wählen.

Durch eine Anpassungsweiterbildung kannst du deine Fähigkeiten ausweiten, zum Beispiel in den Bereichen Korrespondenz, Bürokommunikation, Finanz- und Rechnungswesen, betriebliche Organisation oder Management.

Durch eine Aufstiegsweiterbildung im kaufmännischen Bereich kannst du dich zum Beispiel als Betriebswirt*in oder Fachwirt*in spezialisieren und weiter aufsteigen:

  • Betriebswirt*in: allgemeine Betriebswirtschaft
  • Betriebswirt*in: Unternehmensführung
  • Fachwirt*in: Büro- und Projektorganisation
  • Fachwirt*in: Wirtschaft
  • Betriebswirt*in: Personalwirtschaft etc.

Durch deine unmittelbare Nähe zur Geschäftsführung besteht auch die Möglichkeit, selbst eine Karriere als Führungskraft anzustreben.

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