Das Wichtigste auf einen Blick:
Oft kommen wir trotz der Digitalisierung nicht um den klassischen Postweg herum. Dabei ist es nicht immer einfach, den gewünschten Empfänger auch zu erreichen – immerhin verfügen Behörden und große Unternehmen über unzählige Abteilungen und Mitarbeiter. Hier hilft dir die Zustellungsanweisung „zu Händen“. Was sie bedeutet und wie du sie richtig auf dem Briefumschlag platzierst, erfährst du in unserem Ratgeber zum Thema.
Was ist eine Zustellungsanweisung?
Wenn es um Anträge, Bewerbungen und ähnlich wichtige Anliegen geht, muss es vor allem schnell gehen. Hier spielen Fristen grundsätzlich eine wichtige Rolle. In diesen Fällen bietet sich daher eine sogenannte Zustellungsanweisung an, um den gewünschten Empfänger direkt zu adressieren. Die Anweisung nimmt eventuelle Fragen des Postboten gewissermaßen vorweg – das spart Zeit und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass es bei Zustellung zu Fehlern kommt.
Was bedeutet „zu Händen“?
Bei „zu Händen“ handelt es sich um die wahrscheinlich bekannteste Zustellungsanweisung. Sie reagiert auf eine Reihe von Problemen, die vor allem in großen Unternehmen und Behörden auftreten.
Da diese Arbeitgeber zahlreiche Angestellte beschäftigen, verfügen sie in der Regel über eine eigene Poststelle. Schließlich kann der Briefträger unmöglich die Post für das gesamte Gebäude zustellen. Das muss er im Übrigen auch gar nicht: Diese Aufgabe fällt nämlich in den Zuständigkeitsbereich des jeweiligen Betriebs. Daher ordnet die Poststelle den Briefverkehr und sorgt dafür, dass die Post den gewünschten Empfänger trotzdem erreicht.
Hier kommt die Zustellungsanweisung „zu Händen“ ins Spiel. Sie bestimmt, welche Person den Brief letzten Endes erhält, sobald er an ein Unternehmen, einen Verein oder eine Behörde adressiert ist. Zwar handelt es sich beim Empfänger noch immer um die jeweilige Institution, der Mitarbeiter wird aber ebenfalls angeführt und durch ein „zu Händen“ markiert:
Firmenname/Behörde
Abteilung, z. Hd. Herrn/Frau XY
Straße und Hausnummer
Postleitzahl und Ort
In der Praxis sieht das Adressfeld in etwa so aus:
Beispiel GmbH
Rechtsabteilung, z. Hd. Herrn Beispiel
Beispielstraße 123
49834 Beispielstadt
oder
Beispielamt
Personalabteilung, z. H. Frau Beispiel
Beispielstraße 456
50945 Beispielhausen
Welche Abkürzung ist die richtige?
Wer nach der richtigen Schreibweise von „zu Händen“ sucht, findet in der eigenen Post meist unterschiedliche Abkürzungen. Tatsächlich stehen hier mehrere Optionen zur Auswahl – allerdings solltest du dich bei deiner Wahl auf einer dieser drei Varianten beschränken:
- z. Hd.
- z. Hdn.
- z. H.
Der Umschlag – Format und Schreibweise
Die Automatisierung macht auch vor dem klassischen Brief keinen Halt. Das gilt insbesondere für das Erkennen der Adressen in den Verteilerzentren der Post. Da hier Maschinen den Empfänger automatisch auslesen, gibt die Post ein festes Format für das Adressfeld vor. Ohne diese Vorgaben funktioniert der Leseprozess nicht und die Post muss den Empfänger manuell feststellen. Das zieht den Prozess natürlich unnötig in die Länge.
Der Aufbau der Adresse sieht dabei folgendermaßen aus:
Jochen Beispiel GmbH
Rechnungswesen, z. Hd. Frau Beispiel
Beispielniederlassung
Beispielstraße 12
88527 Beispielstadt
Ortsteil und Abteilung sind hier lediglich optional. Für Postfächer entfallen außerdem Straße und Hausnummer inklusive der entsprechenden Zeile im Adressfeld:
Beispielkonzern
z. H. Herrn Beispiel
Postfach 1723
58478 Beispielstadt
Worin liegt der Vorteil von „zu Händen“?
Sicher findet ein Brief seinen Weg auch ohne die Zustellungsanweisung, oder? Ein berechtigter Einwand – er lässt jedoch zwei entscheidende Vorteile außer Acht.
Ein Beispiel: Du bewirbst dich um eine Stelle. Dabei gibt es eine Frist zu beachten, die du natürlich gewissenhaft einhältst – inklusive Puffer für die Zustellung durch die Post. Tatsächlich kommt der Brief rechtzeitig am Ziel an. Einziges Problem: Der Brief gibt nur das Unternehmen als Empfänger an.
Die Poststelle der Firma weiß zunächst nicht, was sie mit dem Umschlag anfangen soll. Er geht daher über verschiedene Stellen, bis er schließlich in der Personalabteilung ankommt. Zu diesem Zeitpunkt ist die Deadline des Bewerbungsverfahrens aber bereits überschritten.
Noch ein Beispiel: Du verschickst einen Antrag an eine Behörde, ohne deinen bisherigen Sachbearbeiter als Empfänger anzugeben. Zwar geht das Schreiben fristgerecht ein, zugeordnet wird es jedoch einem völlig neuen Ansprechpartner – der natürlich nicht mit deiner Situation vertraut ist. Schließlich schickt er den Antrag mit einem zusätzlichen Formular zurück, da er nicht über alle relevanten Daten verfügt.
In beiden Fällen verzögert sich die Klärung deines Anliegens. Ein einfaches „zu Händen“ spart also nicht nur Zeit, sondern verhindert auch zusätzlichen Aufwand für die Behörde – und damit letztendlich auch für dich selbst.
„Zu Händen“ im E-Mail-Betreff – ergibt das Sinn?
Kann eine E-Mail überhaupt falsch zugestellt werden? Schließlich kommt die Nachricht direkt beim Empfänger an. Das ist jedoch nicht immer und ausschließlich der Fall. Hierbei entscheidet vor allem, wer den jeweiligen Account verwaltet, an wen sich die E-Mail richtet und wer letztendlich Zugriff auf sie hat.
Es gibt durchaus kleinere Unternehmen, die nicht über einen eigenen Server, ein eigenes E-Mail-System oder Accounts für jeden einzelnen Mitarbeiter verfügen. Das trifft zum Beispiel auf lokale Vereine oder Initiativen zu. In diesen Fällen teilen sich oft mehrere Angestellte einen einzigen Zugang. Das Beantworten der Fragen übernimmt dann die Person, die gerade Zeit hat oder vor Ort ist.
Was aber, wenn deine E-Mail einen bestimmten Adressaten und niemanden sonst erreichen soll? Bei Kundenbeschwerden handelt es sich meist um genau solche Fälle. Richtet sie sich an den Vorgesetzten, sollte sie möglichst nicht von der Person gelesen werden können, die Gegenstand der Beschwerde ist. Hier kann ein „Zu Händen“ durchaus Abhilfe schaffen.
In der Betreffzeile ist natürlich deutlich mehr Platz als auf einem Brief oder einem Paket. Aus diesem Grund schreibst du das „Zu Händen“ in der E-Mail aus.
Gibt es weitere Zustellungsanweisungen?
Ja, die gibt es tatsächlich. Auch sie kommen in bestimmten Situationen zum Einsatz, in denen die Übergabe eines Briefs oder Pakets genauer bestimmt werden muss. Sie schließen Unklarheiten aus und legen fest, wer den Brief letzten Endes öffnen darf.
Vertreter im Amt – o. V. i. A.
In Deutschland gilt das Postgeheimnis. Es legt fest, dass jede schriftliche Mitteilung gegen den Zugriff Unbefugter geschützt ist. Zugang haben lediglich der Absender und der Empfänger des Briefs – zumindest theoretisch. In der Praxis kann es jedoch mitunter zu Verwechselungen kommen, denn nicht jeder Verstoß geschieht auch absichtlich.
Eilt eine Angelegenheit und der jeweilige Empfänger ist gerade nicht anzutreffen, gibt es für den Absender zwei Optionen:
- Der Brief bleibt ungeöffnet, bis der entsprechende Mitarbeiter wieder im Haus ist.
- Eine Vertretung öffnet die Nachricht und kümmert sich um das Anliegen.
Im ersten Fall verzögert sich das Anliegen des Absenders mitunter beträchtlich. Für Behörden besteht jedoch die Möglichkeit, einer weiteren Person Zugang zum Brief zu gewähren. Dafür eignet sich die Zustellanweisung „oder Vertreter im Amt“, oder kurz: o. V. i. A. Mit dieser Abkürzung stimmt der Absender zu, dass der Umschlag von der Vertretung des eigentlichen Empfängers geöffnet werden darf.
Auf dem Umschlag sieht das folgendermaßen aus:
Beispielbehörde Abteilung X
Frau Sabine Beispiel o. V. i. A.
Beispielstraße 1
67890 Beispielstadt
Soll der Brief jedoch ungeöffnet bleiben, bis der Empfänger wieder im Haus ist, steht sein Name an erster Stelle im Adressfeld:
Frau Sabine Beispiel
Beispielbehörde
Abteilung X
Beispielstraße 1
67890 Beispielstadt
Persönlich – Briefe mit vertraulichem Inhalt
Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, das Öffnen eines Briefs nahezu vollständig auszuschließen. Das kann bei persönlichen oder sensiblen Informationen wie Bankdaten zum Teil erforderlich sein. In diesen Fällen solltest du die Zustellungsanweisung „persönlich“ auf dem Umschlag vermerken:
Beispiel GmbH
z. Hd. Frau Sabine Beispiel
– Persönlich –
Beispielstraße 14
67890 Beispielstadt
oder
persönlich
Frau Sabine Beispiel
Beispiel GmbH
Beispielstraße 14
67890 Beispielstadt
Während „zu Händen“ lediglich den Empfänger bestimmt, schließt „persönlich“ alle anderen Personen ausdrücklich als Adressaten aus. So kann es auch innerhalb großer Unternehmen nicht zu Verwechslungen und Missverständnissen kommen. Zwar verbietet § 202 StGB das Öffnen von Post durch Unbefugte, Verstöße gegen das Briefgeheimnis geschehen jedoch auch unbeabsichtigt. Ein einfaches „persönlich“ verringert dieses Risiko meist deutlich.
Care of
„Care of“ bestimmt einen Empfänger, der aufgrund einer besonderen Situation über keinen eigenen Briefkasten verfügt. Das kann zum Beispiel während eines Krankenhaus- oder Hotelaufenthalts der Fall sein. In diesem Fall stellt die jeweilige Institution den Brief zu – und braucht dafür selbstverständlich einen Hinweis, bei wem es sich um den Empfänger handelt.
Als gängige Abkürzung kommen hierbei c/o oder das Sonderzeichen ℅ infrage. Allerdings sorgt die zweite Option bei der automatisierten Erkennung häufig für Probleme, was wiederum Zeit bei der Zustellung kostet. Die gängigste Schreibweise lautet daher:
Erika Mustermann
c/o Großhandel GmbH
Beispielplatz 23
67890 Beispielstadt
Überwiegend kommt die Zustellungsanweisung bei Untermietern zum Einsatz.
Per Adresse
Bei „per Adresse“ handelt es sich gewissermaßen um das Gegenstück zu „care of“. Während c/o auf einen Empfänger innerhalb einer Institution hinweist, leitet „per Adresse“ den Brief über eine Privatanschrift an ein Unternehmen oder einen Verein weiter. Als Empfänger zählt hier also die Institution.
Ein Beispiel: Ein lokaler Verein hat keine eigene Postadresse, seine Vorstandsmitglieder allerdings schon. Sie kümmern sich um wichtige Anliegen wie Sitzungstermine oder Anfragen durch andere Mitgliedern. Ihre Post geht daher notwendigerweise über ihre jeweilige Privatadresse.
Dabei hilft ihnen die Zustellungsanweisung „per Adresse“. Sie gibt gewissermaßen den Betreff des Briefs an – ähnlich wie bei einer E-Mail. So weiß der Empfänger stets Bescheid, ob er als Privatperson oder in einer anderen Funktion angesprochen wird.
Auch hier gibt es eine gängige Abkürzung, um Platz im Adressfeld zu sparen. Du findest sie in der Regel vor dem Empfängernamen:
Beispielverein e.V.
p. Adr. Frank Mustermann
Beispielstraße 19
65432 Beispielsbach
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