Das Wichtigste auf einen Blick:

Beim Desk Sharing haben Arbeitnehmer keinen festen Arbeitsplatz: Sie können sich jeden Morgen einen neuen Schreibtisch aussuchen.
Hot Desking soll die Produktivität der Mitarbeiter steigern, indem sie den Arbeitsplatz ihren aktuellen Bedürfnissen anpassen können. Auch die Kommunikation mit anderen Kollegen soll so gefördert werden.
Es herrscht eine Clean Desk Policy: Der Arbeitsplatz darf keine persönlichen Gegenstände vorweisen. Die Arbeitnehmer haben einen Aktenschrank oder Rollcontainer, in dem sie wichtige Akten oder Gegenstände aufbewahren.
Für einige Mitarbeiter ist das Desk Sharing jedoch ein Stressfaktor: Sie benötigen die Routine, um produktiv zu sein.

Der Weg in das Büro, die Arbeitskollegen und der Arbeitsplatz: Für die meisten Menschen ist die tägliche Routine immer gleich. Desk Sharing rüttelt dieses starre Konzept jedoch auf, denn dabei kann jeder dort sitzen, wo es ihm gerade gefällt. Warum sich Arbeitnehmer einen Tisch teilen sollten und welche Nachteile beim Desk Sharing beziehungsweise Hot Desking entstehen können, erfährst du hier.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing oder auch Hot Desking ist im Grunde ganz einfach. Das Prinzip: Es gibt keine festen Arbeitsplätze mehr, stattdessen werden die Schreibtische geteilt. Die Arbeitnehmer setzen sich also da hin, wo gerade ein Platz frei ist. In der Regel gibt es bei diesem System sogar weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter im Unternehmen.

Bekannt geworden ist das Desk-Sharing-Konzept vor allem durch große Technikunternehmen im Silicon Valley wie Google und Facebook. Schnell wurde es jedoch auch bei jungen Start-ups beliebt. Mittlerweile haben auch einige deutsche Unternehmen das Desk Sharing für sich entdeckt: zum Beispiel die Lufthansa in der Frankfurter Zentrale, um Arbeitsfläche effizienter zu nutzen, oder der ADAC in München, wo es für verschiedene Tätigkeiten verschiedene Arbeitsplätze gibt.

Natürlich ist das Hot Desking nicht in allen Branchen möglich. Es ist vorwiegend für Unternehmen geeignet, die elektronisch arbeiten, also in der Regel für Büros. Auch für Branchen mit Schichtdienst kann Desk Sharing ein gutes Konzept sein.

Doch, warum das Ganze? Im Folgenden erklären wir dir die Vor- und Nachteile des Desk-Sharing-Konzepts.

Desk Sharing: Vorteile

Warum sollte man seinen persönlichen Schreibtisch aufgeben, um ihn mit anderen zu teilen? Ein wichtiger Grund für den Arbeitgeber: Desk Sharing ist eine große Kostenersparnis. Es werden weniger Büromöbel gebraucht und generell weniger Büroräume. Die Ressourcen werden effektiver genutzt, denn Schreibtische von Kollegen, die im Urlaub sind, aufgrund von Krankheit oder Elternzeit fehlen oder einfach viele Außentermine wahrnehmen, bleiben dann nicht leer. Desk Sharing senkt die Kosten im Durchschnitt um cirka 30 Prozent.

Diese Raum- und Kostenersparnis ist auch für Start-ups besonders interessant, denn diese beginnen häufig mit einem kleinen Büro und nur geringem Kapital.

Ein weiterer Grund für den Arbeitgeber ist das Image: Die flexible und moderne Arbeitsweise ist gerade in der kreativen Branche und bei jungen Menschen beliebt. Innovative Konzepte wie das Desk Sharing oder sogar Coworking sind für viele Berufseinsteiger ein Grund, sich bei einem Unternehmen zu bewerben.

Ein weiterer Effekt des Hot-Desking-Konzepts ist, dass flache Hierarchien entstehen. Denn es gilt Gleichberechtigung für alle. Das bedeutet, dass sich auch der Chef von seinem Schreibtisch verabschiedet und sich genau wie alle anderen am Desk Sharing beteilig. Er wird mehr eingebunden und bekommt so eine bessere Idee von den Arbeitsweisen und Strukturen in seinem Unternehmen. Außerdem fördert es die Kommunikation zwischen den Angestellten und Führungskräften, denn ohne einzelne Büros werden Barrieren abgebaut.

Desk Sharing: Vorteile für Arbeitnehmer

Im Mittelpunkt steht jedoch auch das Wohl der Mitarbeiter: Der größte Vorteil des Desk Sharings ist die steigende Flexibilität. Es bietet die Möglichkeit, deinen Arbeitsplatz an deine aktuellen Bedürfnisse anzupassen.

Du möchtest konzentriert arbeiten? Dann wähle einen stillen Platz in der Ecke. Du möchtest dich mit Kollegen austauschen? Setze dich an den Gruppentisch direkt am Fenster. Vielleicht ist auch das Sofa im Besprechungsraum der geeignete Platz für dein nächstes Telefonat. Du kannst deinen Büroarbeitsplatz frei nach deiner aktuellen Stimmung und deinen Aufgaben wählen.

Desk Sharing fördert außerdem das Miteinander im Unternehmen. Du weißt nie, neben welchem Kollegen du deinen Arbeitstag verbringst. Dadurch können nicht nur neue Freundschaften entstehen, sondern auch neue Ideen – der Informationsfluss im Unternehmen wird verbessert. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen treffen aufeinander, tauschen Ideen und Arbeitsweisen aus. Somit entstehen neue Synergien und eine produktive Arbeitsstimmung.

Das Desk Sharing trägt außerdem zur täglichen Bewegung bei: Regelmäßige Bewegungseinheiten wirken sich positiv auf unsere Konzentrationsfähigkeit und unsere Produktivität aus. Das Hot Desking fördert also Geist und Körper.

Desk Sharing: Nachteile

Der Gedanke hinter dem Desk Sharing ist, die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter zu fördern. Doch in einigen Fällen kann genau das Gegenteil eintreten.

Wenn Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn und nach der Pause lange Zeit damit verbringen, einen Schreibtisch zu suchen, bleibt die Arbeit erstmal liegen. Auch das Aufbauen des Arbeitsplatzes, die Einstellung des Schreibtisches und des Bürostuhls, das Heraussuchen der Akten und Anschließen des Laptops nimmt Zeit in Anspruch.

Das Hot Desking ist nicht für jeden Arbeitnehmer geeignet: Für einige eher introvertierte Persönlichkeiten wird die tägliche Platzsuche zum Stressfaktor. Sie verbinden den eigenen Schreibtisch mit Ruhe und Sicherheit. Sie fühlen sich an einem fremden Arbeitsplatz mit täglich wechselnden Sitznachbarn unwohl und damit sinkt auch ihre Produktivität.

Es kann außerdem zu Spannungen im Team kommen. Besonders dann, wenn manche Mitarbeiter sich scheinbar immer die besten Plätze sichern oder sich gar Grüppchen bilden. Das Desk-Sharing-Konzept erfordert außerdem, dass sich alle Mitarbeiter an die Regeln halten: Wenn einige Kollegen den Schreibtisch unaufgeräumt oder gar dreckig hinterlassen, liefert auch das Konfliktpotenzial.

Desk Sharing: So funktioniert es

Damit das Desk Sharing einwandfrei funktioniert, sollten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einige Regeln eingehalten beziehungsweise Vorbereitungen getroffen werden.

Alle Arbeitsplätze müssen identisch ausgestattet sein. Sie sollten eine Dockingstation, einen Bildschirm sowie eine Tastatur und Maus haben.
Zu der Ausstattung gehören auch ein höhenverstellbarer Schreibtisch und ein ergonomischer Stuhl. So können Arbeitnehmer den Arbeitsplatz auf ihre Bedürfnisse einstellen.
Es muss eine Clean Desk Policy herrschen: Die Schreibtische müssen nach der Nutzung immer aufgeräumt werden und dürfen keine privaten Gegenstände wie Fotos, Schreibutensilien oder Unterlagen aufweisen.
Der Arbeitsplatz darf nur so lange belegt werden, wie auch wirklich daran gearbeitet wird.
Jeder Arbeitnehmer benötigt einen eigenen Laptop, ein eigenes Headset zum Telefonieren und einen Aktenschrank oder Rollcontainer, in dem sie persönliche Gegenstände und wichtige Akten unterbringen können.
Damit die Arbeitnehmer jederzeit Zugriff zu wichtigen Daten haben, bietet sich ein eigener Server oder eine Cloud an.
Es sollte einen festen Plan geben, wie Arbeitsplätze gebucht werden und wie Arbeitnehmer im Unternehmen zu finden sind. Entsprechende Software ermöglicht es den Arbeitnehmern, online einen Platz zu buchen und zu sehen, welcher Arbeitskollege sich gerade wo aufhält.
Es müssen Räume für vertrauliche Gespräche, Teammeetings und Aktenverstauung geschaffen werden. Ausweichplätze wie Sitzecken oder Stehplätze schaffen einen Puffer, falls doch einmal mehr Mitarbeiter vor Ort sind.
Wenn sich mehrere Mitarbeiter einen Tisch teilen, sollte darauf geachtet werden, dass sensible Daten nicht in die falschen Hände geraden. Sie sollten im besten Fall eine Schulung für den richtigen Datenschutz erhalten.
Der Arbeitgeber muss außerdem die Gesundheit der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz gewährleisten: Dazu gehören nicht nur ergonomische Arbeitsplätze, sondern auch die richtige Hygiene. An jedem Schreibtisch sollten Reinigungs- und Desinfektionsmittel bereitstellen, da sich Mitarbeiter die Tischfläche sowie Tastatur und Maus teilen.
Zur Gesundheit gehört aber auch die Psyche: Der Arbeitgeber sollte auf die Stimmung im Team achten und regelmäßig überprüfen, ob die Mitarbeiter mit dem Desk Sharing zufrieden sind.

Desk Sharing und Home-Office

Das Konzept Home-Office rückt immer weiter ins Interesse der Gesellschaft. Doch nicht jeder kann oder will rund um die Uhr in den eigenen vier Wänden arbeiten. Das Desk Sharing bietet in Kombination mit dem Home-Office eine gute Alternative:

Arbeitnehmer können sich über eine Software für Tage, an denen sie nicht zuhause arbeiten wollen/können, einen Platz im Büro reservieren. Dieses Hot-Desking-Konzept ermöglicht ein noch flexibleres Arbeiten. Arbeitnehmer können vorab online einen Büroarbeitsplatz buchen: So werden Überbuchungen vermieden, die lange Suche nach einem Arbeitsplatz fällt aus und Arbeitnehmer können den Arbeitsort wählen, der zu ihren aktuellen Bedürfnissen passt.

Darf mein Arbeitgeber Desk Sharing einfach einführen?

Vielen Arbeitnehmern stellt sich nun die Frage, ob der Arbeitgeber einfach frei entscheiden darf, ob Desk Sharing im Unternehmen eingeführt wird oder nicht.

Laut Arbeitsrecht haben Arbeitnehmer keinen Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz. Demnach kann der Arbeitgeber das Hot Desking also einfach einführen.

In den meisten Fällen wird dies jedoch wohl kaum ohne Ankündigung geschehen oder möglich sein. Um das Desk-Sharing-Konzept umzusetzen, müssen zunächst alle Vorgaben der Gefährdungsbeurteilung überprüft werden und die Mitarbeiter müssen über die Sicherheitsvorgaben informiert werden. Die Erstellung einer Richtlinie für das Desk-Sharing-Modell hilft dabei, die Mitarbeiter über die neuen Regelungen zu informieren.

Sollte es im Unternehmen jedoch einen Betriebsrat geben, hat dieser Mitspracherecht, wenn es um das Thema Desk Sharing geht. Denn die Einführung des Hot Deskings hat einen Einfluss auf den Gesundheitsschutz der Mitarbeiter und unterliegt somit der Mitbestimmungspflicht des Betriebsrats.

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