Als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement hast du vielfältige Möglichkeiten, wenn du auf der Suche nach einem neuen Job bist. In fast jedem Bereich besteht Bedarf an Bürokauffrauen und Bürokaufmännern. Damit du mögliche Arbeitgeber mit deiner Bewerbung überzeugst, solltest du die folgenden Tipps beachten.

In welchen Bereichen gibt es Stellen als Bürokauffrau oder Bürokaufmann?

Bedarf an Kauffrauen und -männern für Büromanagement, wie die Stellenbezeichnung korrekt heißt, gibt es in den unterschiedlichsten Bereichen. Das macht den Job besonders vielfältig und bedeutet für dich als Bewerber, dass du gute Chancen hast, eine Stelle zu ergattern. Denn in nahezu jeder Branche kannst du einen Job als Bürokauffrau oder -mann finden. Überall dort, wo Organisation gefragt ist, kannst du prinzipiell arbeiten.

Deine möglichen Einsatzbereiche hängen auch davon ab, welche Schwerpunkte du in deiner Ausbildung gewählt hast. Natürlich spielen auch bisherige Positionen eine wichtige Rolle. Du kannst etwa in Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb oder in einem Sekretariat anfangen. Auch in der Verwaltung von Personal, im öffentlichen Dienst oder in der Lohnbuchhaltung sind Bürokauffrauen und -männer einsetzbar.

Welche Qualifikationen sind bei einer Bewerbung als Bürokauffrau/-mann besonders wichtig?

Als Bürokauffrau oder Bürokaufmann bist du ein Allround-Talent. Du hast ein Händchen für alles, was mit Verwaltung zu tun hat. Dir fällt der Umgang mit Zahlen jeder Art leicht. Auch mit den typischen EDV-Anwendungen kennst du dich aus. Außerdem bist du ein kommunikativer Typ, sowohl mit Kunden als auch mit Kollegen kommst du gut klar.

Gleichzeitig bist du ein wahres Organisationstalent: Es fällt dir leicht, Termine und Events im Detail zu planen. Außerdem hast du kein Problem damit, wenn es einmal hektisch zugeht und du viele Dinge gleichzeitig auf dem Tisch liegen hast. Im Chaos behältst du trotzdem den Überblick.

Du solltest außerdem gut Deutsch sprechen können sowie Rechtschreibung und Grammatik sicher beherrschen. Je nachdem, wo du arbeitest, können als Bürokauffrau oder -mann allerdings auch Fremdsprachenkenntnisse gefragt sein.

Kompetenzen aus den folgenden Bereichen sind unabdingbar für den Beruf als Bürokauffrau/-mann:

  • Sehr gute schriftliche und verbale Kommunikationsfähigkeiten
  • Kenntnisse der Büroverwaltung
  • Kenntnisse im Rechnungswesen
  • Grundlagen im Marketing
  • Grundlagen der Wirtschaftskunde
  • Professioneller Umgang mit gängigen Office-Programmen

Mit längerer Berufserfahrung, Berufserfahrung in bestimmten Bereichen oder dank einer Weiterbildung bist du aus Sicht von potenziellen Arbeitgebern zusätzlich attraktiv als möglicher neuer Mitarbeiter im Büromanagement.

Das gilt etwa, wenn du dich zur Fachkauffrau oder dem Fachkaufmann hast weiterbilden lassen, du durch eine Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter oder einer Bilanzbuchhalterin geworden bist oder du ein Studium in einem passenden Bereich absolviert hast.

Vorurteile: Die Arbeit als Bürokauffrau/-mann

Eine freundliche Sekretärin sitzt vor einer Schreibmaschine.
Viele Menschen haben ein veraltetes Bild von dem Beruf der Bürokauffrau.

Protokolle abtippen, Kopien machen und ein spießiges Auftreten in Anzug oder Bleistift-Rock – es gibt viele Vorurteile über den Beruf als Bürokauffrau/-mann. Natürlich gibt es Standardaufgaben, wie Tabellenführung und Terminkoordination, doch in vielen Unternehmen übernehmen Bürokaufleute auch Aufgaben des Projektmanagements. Sie sind eine Schnittstelle zwischen den Abteilung, haben einen genauen Einblick in die Strukturen des Unternehmens und häufig zahlreiche Erfahrungen aus ganz unterschiedlichen Abteilungen – das ermöglicht ihnen einen umfangreichen Überblick über das Unternehmen.

Der Job der/s Bürokauffrau/-manns ist ein vielseitiger Beruf, der schon lange nicht mehr dem Klischee der „Bürotippse“ entspricht. Es geht vielmehr darum, den gesamten Bürobetrieb aufrechtzuerhalten.

Tipps für die perfekte Bewerbung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann

Damit deine Bewerbung Erfolg hat, sind zwei Aspekte besonders wichtig: wie du deine Eignung für die betreffende Stelle herausstellst und wie du begründest, warum du für einen bestimmten Arbeitgeber anfangen möchtest. Das erreichst du, indem sich ein gedanklicher roter Faden durch deine Bewerbungsunterlagen zieht. Du stellst deine bisherige Erfahrung so dar, dass der logische nächste Schritt für dich eine Mitarbeit beim betreffenden Unternehmen ist.

Deine Unterlagen sollten außerdem alle auf die jeweilige Stelle zugeschnitten sein. Das gilt auch für die Anlagen, die du kritisch auswählen solltest. Gestalterisch sollte deine Bewerbung aus einem Guss sein. Das heißt: Schriftarten und -größen, die du im Lebenslauf verwendest, finden sich auch im Anschreiben und möglichen weiteren von dir erstellten Unterlagen wieder. Außerdem sollte deine Bewerbung in jeder Hinsicht fehlerfrei sein.

Der Beruf der Bürokauffrau oder des Bürokaufmanns ist sehr beliebt, also ist die Konkurrenz dementsprechend hoch. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, mit einer hervorragenden Bewerbung aus der Masse hervorzustechen.

Auf diese Aspekte kommt es im Anschreiben an

Im Anschreiben verfolgst du das Ziel, dich als fähigen und motivierten Bewerber zu präsentieren. Der Empfänger deiner Bewerbung sollte nach der Lektüre deines Anschreibens wissen, was dich als Bewerber für eine Mitarbeit bei seinem Unternehmen qualifiziert.

Außerdem solltest du die Frage beantworten, warum du unbedingt bei diesem speziellen Arbeitgeber einsteigen möchtest. In vielen Anschreiben kommt diese Begründung zu kurz oder wird ganz weggelassen. Sie ist jedoch ein wichtiger Faktor für deinen Erfolg.

Wähle einige wenige Erfahrungen und Soft Skills aus, die du in deinem Anschreiben näher beschreibst. Es sollten unbedingt diejenigen Erfahrungen und Fähigkeiten sein, denen aus Sicht des jeweiligen Arbeitgebers die größte Bedeutung zukommt.

Belege Soft Skills mit Beispielen, um sie glaubhaft zu machen. Als Bürokauffrau oder -mann sind etwa Stressresistenz, Organisationstalent und kommunikative Fähigkeiten besonders gefragt. Wähle jedoch unbedingt Soft Skills aus, die dir wirklich entsprechen.

Warum ein individueller Lebenslauf so wichtig ist

Nicht nur das Bewerbungsanschreiben kann und sollte individuell – also für jede Bewerbung neu – verfasst werden. Auch beim Lebenslauf hast du die Chance, ihn auf ein bestimmtes Unternehmen zuzuschneiden. Stationen, die für einen bestimmten Job weniger wichtig erscheinen, solltest du weglassen (es sei denn, sie sind aus deiner Sicht dennoch essenziell für deinen Lebenslauf).

Auch bei der Tätigkeitsbeschreibung deiner bisherigen Stellen hast du die Gelegenheit, Aspekte hervorzuheben, die dir auch im angestrebten Job zugutekommen würden. Dasselbe gilt bei der Nennung von besonderen Kenntnissen und Fähigkeiten. Überlege immer, was aus Sicht eines Personalverantwortlichen einer bestimmten Firma wirklich relevant ist.

Das Bewerbungsfoto

Wichtig beim Lebenslauf ist auch ein professionelles Bewerbungsfoto. Du kannst zwar auf das Foto verzichten, viele Bewerber möchten ihre Chancen auf die freie Stelle jedoch mit einem guten Bild verbessern. Investiere in gute Bewerbungsfotos, die dich so wirken lassen, wie es für den angestrebten Job zuträglich ist.  

Anlagen: Was ist wirklich relevant?

Wenn es um die Anlagen deiner Bewerbung – Arbeitszeugnisse, Abschlusszeugnisse, Schulzeugnisse, Zertifikate und andere Nachweise – geht, solltest du nicht den Fehler machen, zu viele Dokumente auszuwählen. Viele Bewerber schreiben zwar ein neues Anschreiben für jeden möglichen Arbeitgeber und ändern auch den Lebenslauf ab, nutzen aber immer dieselben Anhänge.

Auch hier ist wichtig, dass du nur Dokumente integrierst, die für diesen speziellen Job wichtig sind.

Deine aktuellen Arbeitszeugnisse gehören in jedem Fall in die Bewerbung. Es fällt auf, wenn ein aktuelles Zeugnis fehlt. Der Personaler glaubt dann schlimmstenfalls, dass das Zeugnis sehr schlecht ist. Auch dein Abschlusszeugnis von der Uni oder dein Ausbildungszeugnis ist wichtig. Das Zeugnis deines letzten Schulabschlusses ist vor allem dann relevant, wenn du noch jung bist und wenig Berufserfahrung vorweisen kannst.

Andere Nachweise, etwa über Praktika, Sprachkurse oder eine Weiterbildung, solltest du nur dann in deine Bewerbung integrieren, wenn sie deine Qualifikationen für die ausgeschriebene Stelle tatsächlich verbessern.

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