Wenn es um die Kommunikation per E-Mail geht, zählen eindeutige Aussagen und klare Absprachen. Nur dann ist die E-Mail ein effizientes Kommunikationsmittel. Weshalb und in welchen Fällen ein Call-to-Action in E-Mails sinnvoll sein kann und wie sie verfasst werden, erfährst du in diesem Beitrag – mit Beispielen.

Was ist ein Call-to-Action?

Der Begriff Call-to-Action stammt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich übersetzt „Aufruf zur Handlung“. Besonders im Marketing ist er wichtig. Hier bedeutet der Begriff, dass ein Kunde oder ein Gesprächspartner dazu aufgefordert oder angeleitet wird, auf eine bestimmte Art und Weise zu handeln.

Ein graues Info-Symbol

Bezogen auf Call-to-Actions in E-Mails geht es, anders als im klassischen Gebrauch des Begriffs, nicht darum, Menschen zu einem Kauf anzuregen. Vielmehr ist der Call-to-Action ein Element, das den Leser der E-Mail darüber informiert, was er jetzt tun kann oder soll. Der Call-to-Action kann damit bei der effizienteren Absprache und Kommunikation zweier Gesprächspartner hilfreich sein.

Welchen Sinn hat ein Call-to-Action in E-Mails?

Viele E-Mails sind unkonkret und lassen ihren Empfänger ratlos zurück. Der Leser fragt sich, was er mit dieser Nachricht nun anfangen soll. Soll er handeln? Wie ist das weitere Vorgehen? Deutlich wird das etwa mit dem Beispiel der vielzitierten unkonkreten Anfragen für angebotene Artikel bei Portalen wie Ebay Kleinanzeigen. Nachrichten wie „Noch da?“ oder „Ich habe Interesse“ sind dort an der Tagesordnung.

Nun beinhaltet das erste Beispiel immerhin eine Frage, die man klar beantworten kann. Trotzdem fragt man sich als Verkäufer, wie es nun weitergeht. Möchte der Interessent den angebotenen Gegenstand auch haben oder kommt nach der eigenen Antwort nichts mehr?

Die zweite Nachricht ist noch schlimmer. Der Verkäufer denkt sich beim Lesen einer solchen Nachricht vermutlich: Schön, und was jetzt? Damit ein Verkauf zustande kommt, muss jetzt sehr wahrscheinlich der Verkäufer die Frage stellen, ob der Interessent das Produkt abholen möchte und wenn ja, wann.

In beiden Fällen handelt es sich um eine suboptimale Kommunikation. Informationen werden kaum oder nur schleppend ausgetauscht. Bis die Unterhaltung zum Punkt kommt, – in diesem Fall die Vereinbarung eines Termins zur Übergabe des Produkts – kann es dauern. Das kostet Zeit und macht auf den Verkäufer meist auch keinen sonderlich guten Eindruck.

„Was will mein Kollege mir damit sagen?”

Bei Ebay Kleinanzeigen mag Letzteres noch unproblematisch sein. Wenn dein Gesprächspartner jedoch ein geschäftlicher Kontakt ist, spielt ein professioneller Eindruck eine weitaus größere Rolle. Auch in der Arbeitswelt lassen viele Menschen konkrete Vorschläge und klare Absprachen in ihren E-Mails vermissen. Die Unterhaltung zieht sich dadurch unnötig in die Länge.

Mangelnde Absprache führt außerdem leicht zu Missverständnissen oder sogar Fehlern – weil der Empfänger der Nachricht diese nicht richtig einordnen konnte oder gänzlich falsch verstanden hat. Mit klaren Aussagen und Handlungsaufforderungen passiert das nicht. Das ist das Ziel von Call-to-Actions in E-Mails.

Warum deine E-Mails von einem Call-to-Action profitieren können

Im Beruf findet die Kommunikation mit den Kollegen, Kunden oder Vorgesetzten häufig per Mail statt. Eine E-Mail ist zwar oft schneller geschrieben als ein entsprechender Anruf dauern würde. Dennoch sind die Formulierungen in E-Mails häufig die Ursache für Missverständnisse. Das liegt auch daran, dass häufig trotz vieler Worte nichts wirklich gesagt wird. Mit eindeutigen Aussagen und, wo passend, Call-to-Actions ist das anders.

Genauso wichtig ist es, bei geschäftlichen E-Mails Verantwortlichkeiten klar zu benennen. Bleibt unklar, wer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist, sorgt das schnell für Probleme – besonders wenn beide Seiten denken, dass sich der jeweils andere darum kümmert.

In welchen Fällen ein Call-to-Action in E-Mails sinnvoll sein kann

Call-to-Actions sind besonders sinnvoll, wenn sie möglichst konkrete Angaben und Bitten enthalten. Geht es etwa um eine Aufgabe, macht es häufig Sinn, gleichzeitig eine Deadline zu setzen oder auf das nächste Treffen zum Thema zu verweisen. Genauso kannst du eine übergeordnete Aufgabe, deren Ausgestaltung Auslegungssache sein könnte, in Teilaufgaben zerlegen. So stellst du sicher, dass die Aufgabe richtig verstanden und vermutlich auch zur allgemeinen Zufriedenheit erledigt wird.

Wichtig bei der Formulierung von Call-to-Actions in E-Mails ist, dass du im Ton freundlich bleibst. Bedanke dich gleichzeitig (vorsorglich) bei deinem Gesprächspartner für das, wozu du ihn oder sie aufforderst. Gerade in E-Mails sorgt die Wortwahl häufig für Missverständnisse. Der Eindruck, eine Formulierung sei unhöflich gemeint, kommt leicht auf.

Call-to-Actions sind nicht in jeder E-Mail sinnvoll.

Call-to-Actions können deine geschäftlichen Mails bereichern. Das bedeutet jedoch nicht, dass du ab jetzt auf Teufel komm raus in jede E-Mail einen Call-to-Action einbauen solltest. Nicht bei jeder E-Mail ist es sinnvoll. In vielen Fällen aber helfen solche Handlungsaufforderungen bei der unmissverständlichen Kommunikation mit Kunden, Kollegen und anderen geschäftlichen Kontakten.

Beispiele für Call-to-Actions in E-Mails

In diesem Abschnitt findest du einige Beispiele für unkonkrete Formulierungen, deren Inhalt sich mit einem Call-to-Action in einer E-Mail besser kommunizieren ließe.

Beispiel 1: Termine verbindlich machen

Unkonkrete Formulierung: „Angehängt findest du den Entwurf für den Vertrag mit XY.“

Ein grünes Haken-Symbol

Call-to-Action: „Angehängt findest du den Entwurf für den Vertrag mit XY. Kannst du bitte einen Blick darauf werfen und mir bis zum Montag Bescheid sagen, ob alles in Ordnung ist? Dann können wir den Vertrag spätestens am Dienstag verschicken. Danke dir!“

Beispiel 2: Handlungsanreize setzen bei Kritik

Unkonkrete Formulierung: „Danke für das Zusenden der Präsentation zum Thema XY. Die Präsentation ist grundsätzlich gelungen, es mangelt jedoch stellenweise noch an tiefergehenden Informationen.“

Ein grünes Haken-Symbol

Call-to-Action: „Danke für das Zusenden der Präsentation zum Thema XY. Die Präsentation ist grundsätzlich gelungen, es mangelt jedoch stellenweise noch an tiefergehenden Informationen. Besonders die Seiten 5-7 sind zu oberflächlich gehalten. Füge hier bitte noch Informationen hinzu. Auch Beispiele sind immer eine gute Idee. Bitte sende mir die überarbeitete Version der Präsentation bis zum Dienstag, damit ich sie noch vor dem Vortrag am Mittwoch prüfen kann. Vielen Dank im Voraus.“

Beispiel 3: Lob mit Handlungsaufforderung verbinden

Unkonkrete Formulierung: „Ich finde, das klingt gut – lass uns das machen!“

Ein grünes Haken-Symbol

Call-to-Action: „Das klingt schon sehr gut. Wie wäre es, wenn ich direkt loslege mit [Beispieltätigkeit] und du dich um die [Beispiel] kümmerst? Wir sollten beides bis zum 15. September erledigt haben und dann das weitere Vorgehen besprechen. Ist das in deinem Sinne?“

Beispiel 4: Auch Fragen selbstbewusst formulieren

Unkonkrete Formulierung: „Ich treffe mich am Montag mit dem Kunden XY. Du kennst dich doch aus mit [Beispiel] – vielleicht können wir vorher noch einmal darüber sprechen?“

Ein grünes Haken-Symbol

Call-to-Action: „Ich treffe mich am Montag mit dem Kunden XY. Dabei soll es auch um [Beispiel] gehen. Hier habe ich noch einige Lücken. Du kennst dich damit doch aus – wäre es möglich, dass wir heute oder morgen kurz darüber sprechen? Insbesondere geht es mir um den Bereich [Beispiel]. Danke für eine kurze Rückmeldung, ob und wann dir ein Gespräch passt.“

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