Das Wichtigste auf einen Blick:

Als Bürokauffrau/Bürokaufmann giltst du als Allround-Talent: Der Beruf enthält Tätigkeiten im Bereich der Logistik, des Rechnungswesens, der Bürokommunikation und dem Management.
Wichtig ist daher nicht nur eine gute Rechtschreibung, sondern auch ein hervorragendes Mathematikverständnis sowie eine ausgezeichnete Organisations- und Kommunikationsfähigkeit.
Bürokauffrauen/Bürokaufmänner werden in Unternehmen verschiedenster Wirtschaftsbereiche benötigt sowie im öffentlichen Dienst: von der Logistik über den Einkauf bis zum Rechnungswesen.
Das Einstiegsgehalt für Bürokaufleute liegt zwischen 1.600 und 2.500 Euro und ist stark von der Branche abhängig.

Als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement hast du vielfältige Möglichkeiten, wenn du auf der Suche nach einem neuen Job bist. In fast jedem Bereich besteht Bedarf an Bürokauffrauen und Bürokaufmännern, denn es handelt sich um ein vielfältiges Berufsbild. Damit du mögliche Arbeitgeber mit deiner Bewerbung überzeugst, solltest du die folgenden Tipps beachten.

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Tipps für die perfekte Bewerbung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann

Damit deine Bewerbung als Bürokauffrau Erfolg hat, sind zwei Aspekte besonders wichtig: Wie du deine Eignung für die betreffende Stelle herausstellst und wie du begründest, warum du für einen bestimmten Arbeitgeber anfangen möchtest. Das erreichst du, indem sich ein gedanklicher roter Faden durch deine Bewerbungsunterlagen zieht. Du stellst deine bisherige Erfahrung so dar, dass eine Mitarbeit im betreffenden Unternehmen wie der logisch nächste Schritt erscheint.

Deine Unterlagen sollten außerdem alle auf die jeweilige Stelle zugeschnitten sein. Das gilt auch für die Anlagen, die du kritisch auswählen solltest. Gestalterisch sollte deine Bewerbung aus einem Guss sein. Das heißt: Schriftarten und -größen, die du im Lebenslauf verwendest, finden sich auch im Anschreiben und möglichen weiteren von dir erstellten Unterlagen wieder. Außerdem sollte deine Bewerbung in jeder Hinsicht fehlerfrei sein.

Der Beruf der Bürokauffrau oder des Bürokaufmanns ist sehr beliebt, also ist die Konkurrenz dementsprechend hoch. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, mit einer hervorragenden Bewerbung aus der Masse hervorzustechen, um zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden.

Auf diese Aspekte kommt es im Bewerbungsschreiben an

Im Bewerbungsschreiben verfolgst du das Ziel, dich als fähigen und motivierten Bewerber zu präsentieren. Der Empfänger deiner Bewerbung sollte nach der Lektüre deines Anschreibens wissen, was dich als Bewerber für eine Mitarbeit im Unternehmen qualifiziert.

Außerdem solltest du die Frage beantworten, warum du unbedingt bei diesem speziellen Arbeitgeber einsteigen möchtest. In vielen Anschreiben kommt diese Begründung zu kurz oder wird ganz weggelassen. Sie ist jedoch ein wichtiger Faktor für deinen Erfolg.

Wähle einige wenige Erfahrungen und Soft Skills aus, die du in deinem Anschreiben näher beschreibst. Es sollten unbedingt diejenigen Erfahrungen und Fähigkeiten sein, denen aus Sicht des jeweiligen Arbeitgebers die größte Bedeutung zukommen dürfte.

Belege Soft Skills im Bewerbungsschreiben mit Beispielen, um sie glaubhaft zu machen. Als Bürokauffrau oder -mann sind etwa Stressresistenz, Organisationstalent und kommunikative Fähigkeiten besonders gefragt. Wähle jedoch unbedingt Soft Skills aus, die dir wirklich entsprechen.

Warum ein individueller Lebenslauf so wichtig ist

Nicht nur das Bewerbungsanschreiben für den Job als Bürokauffrau kann und sollte individuell – also für jede Bewerbung neu – verfasst werden. Auch beim Lebenslauf hast du die Chance, ihn auf ein bestimmtes Unternehmen zuzuschneiden. Stationen, die für einen bestimmten Job weniger wichtig erscheinen, solltest du weglassen (es sei denn, sie sind aus deiner Sicht essenziell für deinen Lebenslauf).

Auch bei der Tätigkeitsbeschreibung deiner bisherigen Stellen hast du die Gelegenheit, Aspekte hervorzuheben, die dir auch im angestrebten Job zugutekommen würden. Dasselbe gilt bei der Nennung von besonderen Kenntnissen und Fähigkeiten. Überlege immer, was aus Sicht eines Personalverantwortlichen einer bestimmten Firma wirklich relevant ist.

Das Bewerbungsfoto

Wichtig beim Lebenslauf ist auch ein professionelles Bewerbungsfoto. Du kannst zwar auf das Foto verzichten, viele Bewerber möchten ihre Chancen auf die freie Stelle jedoch mit einem guten Bild verbessern. Investiere in gute Bewerbungsfotos, die dich so wirken lassen, wie es für den angestrebten Job zuträglich ist.

Anlagen: Was ist wirklich relevant?

Wenn es um die Anlagen deiner Bewerbung – Arbeitszeugnisse, Abschlusszeugnisse, Schulzeugnisse, Zertifikate und andere Nachweise – geht, solltest du nicht den Fehler machen, zu viele Dokumente auszuwählen. Viele Bewerber schreiben zwar ein neues Anschreiben für jeden möglichen Arbeitgeber und ändern auch den Lebenslauf ab, nutzen aber immer dieselben Anhänge.

Auch hier ist wichtig, dass du nur Dokumente integrierst, die für diesen speziellen Job als Bürokauffrau wichtig sind.

Deine aktuellen Arbeitszeugnisse gehören in jedem Fall in die Bewerbung. Es fällt auf, wenn ein aktuelles Zeugnis fehlt. Schlimmstenfalls glaubt der Personaler sogar, dass das Zeugnis schlecht ist und du es deshalb verstecken möchtest. Auch dein Abschlusszeugnis von der Uni oder dein Ausbildungszeugnis ist wichtig. Das Zeugnis deines letzten Schulabschlusses ist vor allem dann relevant, wenn du noch jung bist und wenig Berufserfahrung vorweisen kannst.

Andere Nachweise, etwa über PraktikaSprachkurse oder eine Weiterbildung, solltest du nur dann in deine Bewerbung integrieren, wenn sie deine Qualifikationen für die ausgeschriebene Stelle unterstreichen.

Solltest du Schwierigkeiten damit haben, ein passendes Design für deine Bewerbungsunterlagen zu erstellen, kannst du dich an einer Vorlage orientieren. So ein Muster hilft dir auch dabei, den richtigen Aufbau der verschiedenen Elemente zu befolgen. Für die Bewerbung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann solltest du eine seriöse und schlichte Vorlage verwenden.

Vorlage für die Bewerbung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann

Bewerbung Bürokauffrau/Bürokaufmann: Qualifikationen

Die möglichen Berufsbilder für eine Bürokauffrau oder einen Bürokaufmanns sind vielfältig – wer diese Ausbildung absolviert hat, gilt quasi als Allround-Talent. Du hast ein Händchen für alles, was mit Verwaltung zu tun hat. Dir fällt der Umgang mit Zahlen jeder Art leicht. Auch mit den typischen EDV-Anwendungen kennst du dich aus. Außerdem bist du ein kommunikativer Typ, der sowohl mit Kunden als auch mit Kollegen gut klarkommt.

Gleichzeitig bist du ein wahres Organisationstalent: Es fällt dir leicht, Termine und Events im Detail zu planen. Außerdem hast du kein Problem damit, wenn es einmal hektisch zugeht und du viele Dinge gleichzeitig auf dem Tisch liegen hast. Im Chaos behältst du trotzdem den Überblick.

Du solltest außerdem gut Deutsch sprechen können sowie Rechtschreibung und Grammatik sicher beherrschen. Je nachdem, wo du arbeitest, können als Bürokauffrau oder -mann allerdings auch Fremdsprachenkenntnisse gefragt sein.

Kompetenzen aus den folgenden Bereichen sind unabdingbar für den Beruf als Bürokauffrau/-mann:

sehr gute schriftliche und verbale Kommunikationsfähigkeiten
Kenntnisse der Büroverwaltung
Kenntnisse im Rechnungswesen
Grundlagen im Marketing
Grundlagen der Wirtschaftskunde
professioneller Umgang mit gängigen Office-Programmen

Aufgaben als Bürokauffrau/Bürokaufmann

Als Bürokauffrau/Bürokaufmann hast du ein vielfältiges Aufgabenfeld, denn du kümmerst dich gegebenenfalls um das gesamte Büromanagement. Dazu gehören der Einkauf von Büromaterial und Dienstleistungen sowie der Schriftverkehr und die Bürokommunikation, die Terminplanung und das Schreiben von Rechnungen. Auch die Betreuung von Kunden und das Planen von Präsentationen, Sitzungen und Dienstreisen gehört zu deinen Tätigkeiten.

Bürokauffrauen/Bürokaufmänner im öffentlichen Dienst beraten Kunden und helfen ihnen dabei, Anträge richtig auszufüllen. Auch das Erstellen eines Haushaltsplanes gehört zu den Aufgaben.

Vorurteile: die Arbeit als Bürokauffrau/-mann

Eine freundliche Bürokauffrau sitzt vor einer Schreibmaschine.
Das Berufsbild der Bürokauffrau entspricht schon lange nicht mehr dem der klassischen “Bürotippse”.

Viele Menschen haben ein veraltete Vorstellung vom Berufsbild einer Bürokauffrau. Protokolle abtippen, Kopien machen und ein spießiges Auftreten in Anzug oder Bleistift-Rock – es gibt viele Vorurteile über das Berufsbild der Kaufleute. Natürlich gibt es klassische Tätigkeiten, die weiterhin gefragt sind, wie Tabellenführung und Terminkoordination. Doch in vielen Unternehmen übernehmen Bürokaufleute auch Aufgaben des Projektmanagements. Sie sind eine Schnittstelle zwischen den Abteilungen, haben einen genauen Einblick in die Strukturen des Unternehmens und häufig zahlreiche Erfahrungen aus ganz unterschiedlichen Bereichen – das ermöglicht ihnen einen umfangreichen Überblick über das Unternehmen.

Der Job der/s Bürokauffrau/-manns ist ein vielseitiger Beruf, der schon lange nicht mehr dem Klischee der „Bürotippse“ entspricht. Es geht vielmehr darum, den gesamten Bürobetrieb aufrechtzuerhalten.

In welchen Bereichen gibt es Stellen als Bürokauffrau/Bürokaufmann?

Bedarf an Kauffrauen und -männern für Büromanagement, wie die Stellenbezeichnung korrekt lautet, gibt es in den unterschiedlichsten Bereichen. Das macht den Job besonders vielseitig und bedeutet für dich als Bewerber, dass du gute Chancen hast, eine Stelle zu ergattern. Denn in nahezu jeder Branche kannst du einen Job als Bürokauffrau oder -mann finden. Überall dort, wo Organisation gefragt ist, kannst du prinzipiell arbeiten.

Deine möglichen Einsatzbereiche hängen auch davon ab, welche Schwerpunkte du in deiner Ausbildung gewählt hast. Natürlich spielen auch bisherige Positionen eine wichtige Rolle. Du kannst etwa in Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb oder in einem Sekretariat anfangen. Auch in der Verwaltung von Personal, im öffentlichen Dienst oder in der Lohnbuchhaltung sind Bürokauffrauen und -männer einsetzbar.

Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann

Viele junge Menschen entscheiden sich für einen Job als Bürofachkraft. Es ist ein klassischer Ausbildungsberuf, der dual in einem Betrieb und in einer Berufsschule gelehrt wird. Die Ausbildung kann dabei in verschiedensten Unternehmen der Wirtschaftsbereiche stattfinden sowie im öffentlichen Dienst.

Während der dreijährigen Ausbildung spielen vor allem die Fächer Deutsch, Mathematik und Wirtschaft eine Rolle. Diese sind ein wichtiger Teil der Anforderungen an den Beruf der Bürokauffrau/des Bürokaufmanns, denn die Bürokommunikation sowie das Erstellen von Rechnungen und die Buchhaltung gehören zu den anfallenden Aufgaben.

Neben diesen Basis-Bestandteilen gibt es noch weitere Wahlqualifikationen aus denen zwei ausgewählt werden müssen. Dazu zählen unter anderem die Fächer Einkauf und Logistik, Personalwirtschaft, Rechnungswesen oder Auftragssteuerung und Koordination.

Schulische Voraussetzung

Rechtlich gesehen musst du keinen bestimmten Schulabschluss vorweisen können, um die Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement zu beginnen. Allerdings werden bevorzugt Auszubildende eingestellt, die zumindest einen Realschulabschluss oder sogar die Hochschulreife besitzen.

Während der Großteil der Auszubildenden im Bereich Industrie und Handel sowie dem Handwerk nur einen Realschulabschluss vorweisen müssen, ist bei einer Ausbildung im öffentlichen Dienst eher die Hochschulreife gefragt.

Ausbildungsgehalt

Das Ausbildungsgehalt unterscheidet sich je nach Bundesland und der Branche, in der gelernt wird. Laut der Arbeitsagentur sieht der Durchschnitt jedoch wie folgt aus:

Branche1. Ausbildungsjahr2. Ausbildungsjahr3. Ausbildungsjahr
Handwerk515 € bis 952 €565 € bis 995 €600 € bis 1.067 €
Industrie976 € bis 1.047 €1.029 € bis 1.102 €1.102 € bis 1.199 €
öffentlicher Dienst1.018 €1.068 €1.114 €
Informationen: Arbeitsagentur, Stand 01.08.2020

Einstiegsgehalt Bürokauffrau/Bürokaufmann

Wenn du deine Ausbildung abgeschlossen hast, kannst du dich auf die Suche nach deinem ersten richtigen Job machen. Das Einstiegsgehalt hängt ebenso wie das Ausbildungsgehalt stark von der Branche ab, in der du arbeitest. Im Durchschnitt verdienst du zwischen 1.600 und 2.500 Euro.

Besonders hoch ist das Gehalt bei einer Anstellung im Bankwesen oder in der Automobilindustrie. Hier liegt das Gehalt zwischen 2.000 und 2.300 Euro brutto im Monat. In der Tourismusbranche hingegen liegt es zum Beispiel nur bei rund 1.600 Euro.

Generell gilt: Je größer dein Aufgabenbereich und je mehr Verantwortung du trägst, umso höher fällt dein Gehalt aus.

Weiterbildungen Bürokauffrau/Bürokaufmann

Als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement hast du außerdem verschiedene Möglichkeiten, dich weiterzubilden. Es bietet sich zum Beispiel eine Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter an – hier verdienst du bis zu 3.000 Euro brutto. Auch eine Weiterbildung zum Betriebswirt ist denkbar. Diese kannst du sogar berufsbegleitend und online durchführen.

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