Als Freelancer selbstständig machen: Das musst du wissen

Das Wichtigste auf einen Blick:

1. Freelancer arbeiten häufig in der Medien- und IT-Branche und gelten als Spezialisten auf ihrem Gebiet.
2. Als Freelancer wirst du von verschiedenen Auftraggebern für Projekte engagiert. Du erhältst also kein festes monatliches Gehalt und auch keine Entgeltfortzahlung, wenn du krank bist.
3. Je nachdem, welchem Beruf du nachgehst, musst du Gewerbe-, Umsatz- und Einkommenssteuer zahlen.
4. Wenn du als Freelancer tätig werden möchtest, musst du dich entsprechend beim Finanzamt anmelden.

Für viele Arbeitstätige in Deutschland ist die Arbeit als Freelancer oder Freelancerin eine attraktive Alternative zur Festanstellung: Sie schulden niemandem Rechenschaft, teilen ihre Arbeitszeiten selbst ein und verdienen potenziell mehr Geld. Andererseits bringt eine Freelancer-Tätigkeit aber auch einige Nachteile mit sich. Welche das sind und was du generell als Freelancer beachten musst, erfährst du in diesem Beitrag. Außerdem geben wir dir einige nützliche Tipps.

Freelancer: Definition

Wenn besondere oder sehr wichtige Projekte anstehen, vergeben Unternehmen oft Aufträge an sogenannte Freelancer. Aber was ist ein Freelancer?

Der Begriff „Freelancer“ bezeichnet einen freien Mitarbeiter oder freien Angestellten, der von verschiedenen Unternehmen Aufträge annimmt und bearbeitet. Er ist gegenüber seinen Auftraggebern weder zur Treue verpflichtet noch weisungsgebunden und kann seinen Arbeitsort sowie seine Arbeitszeit in der Regel frei gestalten. Eine Eingliederung in die Organisationsstruktur des jeweiligen Unternehmens findet grundsätzlich nicht statt.

Wortwörtlich lässt sich „Freelancer“ mit „freier Lanzenreiter“ übersetzen. Tatsächlich wurden so im Mittelalter Söldner bezeichnet, die ihre Lanze in den Dienst desjenigen stellten, der ihnen eine entsprechende Bezahlung zukommen ließ. Sie gehörten also keiner bestimmten Armee an.

Unternehmen engagieren Freelancer in der Regel für die Durchführung bestimmter Projekte beziehungsweise die Erledigung besonderer Arbeitsaufträge. Die Zusammenarbeit ist also zeitlich begrenzt. Freelancer schließen in der Regel einen Werk- oder Dienstvertrag mit dem jeweiligen Auftraggeber ab. Es besteht kein Kündigungsschutz, aber du bist an den jeweils geschlossenen Vertrag gebunden und musst deine darin festgelegten Pflichten erfüllen.

Freelancer sind nicht sozialversicherungspflichtig und haben keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub oder Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Für deine soziale Absicherung und die Versteuerung deiner Einkünfte trägst du als Freelancer selbst die volle Verantwortung.

Freelancer werden auch E-Lancer genannt, wenn sie ihre Leistungen hauptsächlich aus dem Homeoffice heraus anbieten und über das Internet mit dem Auftraggeber kommunizieren. E-Lancer steht für Electronic Freelancer.

Unterschied zum Freiberufler

Im alltäglichen Sprachgebrauch nutzen Menschen die Bezeichnungen Freiberufler und Freelancer häufig synonym, obwohl sie nicht gleichbedeutend sind. Während „Freiberufler“ als Sammelbezeichnung für die Arbeit in bestimmten Berufsgruppen gilt – sogenannten Katalogberufen wie Psychologe, Rechtsanwalt, Notar, Dolmetscher, Arzt, Heilpraktiker oder Architekt –, beschreibt „Freelancer“ ein Beschäftigungsverhältnis.

Freie Journalisten sind zum Beispiel ebenso Freiberufler wie Freelancer. Wenn sie bestimmten Verlagen regelmäßig Beiträge liefern und dafür ein monatliches Pauschalhonorar bekommen, werden sie auch Pauschalisten genannt.

Es ist also möglich, gleichzeitig als Freiberufler und Freelancer zu arbeiten. Du musst als Freelancer aber nicht zwangsläufig eine freiberufliche Tätigkeit ausüben, sondern hast – abhängig vom gewählten Beruf – auch die Option, als Gewerbetreibender zu agieren.

Ein weiterer Unterschied ergibt sich aus der Art der Buchhaltung. Freiberufler müssen nämlich keine doppelte Buchführung vornehmen. Beim Freelancer kommt es auch hierbei darauf an, welche Tätigkeit er ausübt. Wenn du als Selbstständiger ein Gewerbe betreibst, bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das bedeutet, dass du alle Geschäftsvorfälle – also Ein- und Ausgaben – auf zwei verschiedenen Konten erfasst.

Warum beauftragen Unternehmen Freelancer?

Unternehmen engagieren häufig Freelancer, wenn ein Projekt ansteht oder sich eine Aufgabe ergibt, für welche die Mitarbeiter nicht über die richtigen Fähigkeiten verfügen. Dann ist es oft wirtschaftlicher und weniger zeitaufwendig, einen Freelancer zu beauftragen, als einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Zudem geben hochqualifizierte Freelancer mitunter einen Teil ihres Wissens an Angestellte des Unternehmens weiter.

Wenn zeitweilig ein Personalengpass besteht, nutzen Betriebe Freelancer oft zur Überbrückung, bis sie eine geeignete Fachkraft zur Festanstellung finden. Dies bietet einen entscheidenden Vorteil, denn der Auftraggeber leistet für einen Freelancer keine zusätzlichen Sozialabgaben.

Unternehmen profitieren also in gewissem Maß von der Auftragsvergabe an Freelancer. Als Nachteil lässt sich jedoch anführen, dass häufig eine gewisse Vertrauensbasis fehlt. Außerdem übernimmt der beauftragte Freelancer nur Projekte, für die er engagiert wurde. Wenn andere Aufgaben anfallen, lassen sich diese nicht ohne Weiteres auf ihn übertragen.

Vorsicht, Scheinselbstständigkeit!

Als Freelancer möchtest du in der Regel gute Kundenbeziehungen aufbauen, um dir langfristig Kunden und somit Folgeaufträge zu sichern. Fixiere dich aber nicht zu sehr auf einen Auftraggeber, denn sonst riskierst du, in den Verdacht der Scheinselbstständigkeit zu geraten.

Von Scheinselbstständigkeit ist die Rede, wenn Arbeitnehmer lediglich vorgeben, einer selbstständigen Tätigkeit nachzugehen, indem sie entsprechende Verträge mit einem Unternehmen schließen. In Wirklichkeit pflegen sie jedoch ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis. Kommt dies heraus, müssen die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer, die sonst während der Zusammenarbeit anfallen, nachgezahlt werden.

Um einen solchen Verdacht gar nicht erst aufkommen zu lassen, solltest du nicht mehr als 80 Prozent deines Gesamtumsatzes mit Aufträgen von einem einzigen Unternehmen verdienen.

Kundenakquise

Grundsätzlich ist es sinnvoll, sich als Selbstständiger nicht finanziell von einem einzigen Auftraggeber abhängig zu machen. Es gibt verschieden Internetplattformen wie

• Gulp.de
• Twago.de oder
• Freelancermap.de,

über die Freelancer geeignete Aufträge finden und an neue Projektanbieter gelangen.

Für die Kundenakquise nutzt du ein Freelancer-Profil, in dem du einen Überblick über dein Know-how gibst. Konzentriere dich dabei vor allem auf deine Schwerpunkte, anstatt all deine Kenntnisse zu nennen. Schließlich suchen Unternehmen in der Regel Experten für bestimmte Aufgaben.

Branchen

Freelancer verfügen meist über eine hohe Qualifikation auf einem bestimmten Gebiet. Besonders beliebt sind bei Freelancern Jobs in der IT- und Medienbranche, zum Beispiel

Grundsätzlich gibt es Freelancer in fast allen Branchen, unter anderem im Bank- und Versicherungswesen, in der Gastronomie sowie im kulturellen Bereich. Sie werden häufig im Consulting beziehungsweise als Berater eingesetzt.

Einkommen als Freelancer

Im Gegensatz zu Festangestellten erhalten Freelancer kein festes Gehalt. Die Bezahlung erfolgt – je nachdem, welche Regelung vertraglich feststeht – als Stundensatz oder Pauschale. Wenn du als Freelancer jedoch keinen Auftraggeber akquirierst, verdienst du auch nichts: ein Nachteil, der deine Kreditwürdigkeit bei Banken gegebenenfalls stark einschränkt.

Wichtig ist, dass du deine Preise korrekt kalkulierst und nicht zu flexibel gestaltest. Schließlich musst du die Kosten, die durch die Ausübung deiner Tätigkeit entstehen, mit deinem Einkommen decken.

Müssen Freelancer Steuern zahlen? 

Welche Steuern du als Freelancer zahlen musst, hängt davon ab, ob du als Gewerbetreibender oder als Freiberufler arbeitest. Wenn du als Gewerbetreibender selbstständig bist, musst du Gewerbesteuer, Umsatz- und Einkommenssteuer zahlen. Freiberufler beziehungsweise Freelancer, die einen freien Beruf ausüben, sind nicht gewerbesteuerpflichtig. 

Gewerbesteuer

Selbstständige, die ihre Umsätze über einen Gewerbeschein abrechnen, also ein Gewerbe betreiben, zahlen Gewerbesteuer. Gewerbesteuerpflichtig sind somit:

Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften gibt es einen jährlichen Freibetrag von 24.500 Euro. Du musst also nur Gewerbesteuer zahlen, wenn dein Gewinn diesen Wert übersteigt. Wie hoch die Steuer ausfällt, hängt von deinem Arbeitsstandort ab.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer – umgangssprachlich Mehrwertsteuer genannt – erhebt der Staat auf den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen. Für die Leistung von Freelancern fällt in der Regel eine Umsatzsteuer von 19 Prozent an. Diesen Teil des Rechnungspreises musst du als Freelancer an das Finanzamt abführen. Von der eingenommenen Umsatzsteuer ziehst du die im Rahmen deiner selbstständigen Tätigkeit selbst geleistete Mehrwertsteuer – die sogenannte Vorsteuer – ab, um den fälligen Betrag zu errechnen. Hast du mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer erhalten, bekommst du Geld zurück.

Nach Paragraf 37 im Einkommenssteuergesetz (EstG) musst du viermal im Jahr Vorauszahlungen auf die Einkommenssteuer leisten, die voraussichtlich innerhalb des laufenden Jahres anfällt. Vorauszahlungen legt das Finanzamt aber erst dann fest, wenn deine Steuerzahllast im vorangegangenen Jahr mindestens 400 Euro betrug. Andernfalls leistest du keine Einkommenssteuervorauszahlungen.

Wenn du deine Freelancer-Tätigkeit gerade erst aufgenommen hast, wird die Vorauszahlungshöhe anhand deiner Gewinnerwartungen ermittelt.

In der Regel müssen Freelancer die Umsatzsteuerzahllast monatlich oder vierteljährlich anmelden. Hierbei handelt es sich um die Umsatzsteuervoranmeldung. Sie ist immer zum 10. des Folgemonats über die ELSTER-Schnittstelle einzureichen.

Kleinunternehmerregelung

Gegebenenfalls kannst du die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) in Anspruch nehmen und dich als Kleinunternehmen von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Die Voraussetzungen dafür sind,

Einkommenssteuer

Als Selbstständiger musst du Einkommensteuer zahlen. Hierbei handelt es sich um eine Steuer, die in Deutschland auf das Einkommen natürlicher Personen erhoben wird. Die Bezeichnung „natürliche Personen“ meint alle rechtsfähigen Menschen. Kapitalgesellschaften sind nicht einkommenssteuerpflichtig.

Einmal im Jahr gibst du als Freelancer deine Steuererklärung ab.

Welche Versicherungen braucht ein Freelancer?

Wie bereits erwähnt sind freie Mitarbeiter in der Regel nicht sozialversicherungspflichtig. Dies gilt auch für die Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung. Es steht dir also frei, ob du dich entsprechend versichern möchtest. Eine Unfallversicherung gilt vor allem in Berufen mit hohem Unfallrisiko als sinnvoll.

Die Pflege- und Krankenversicherung sind gesetzlich vorgeschrieben. Du bist als Freelancer also nicht von den Beiträgen befreit. Allerdings triffst du die Wahl zwischen einer privaten und der gesetzlichen Krankenversicherung. Hierbei lohnt es sich, verschiedene Krankenkassen zu vergleichen, um die bestmöglichen Konditionen zu finden.

Berufshaftpflicht

Neben den Sozialversicherungen solltest du auch über eine Berufshaftpflichtversicherung nachdenken. Diese bietet Schutz, wenn du Schäden bei anderen Organisationen oder Betrieben verursachst. Eine derartige Absicherung gilt in der Regel als besonders wichtig.

Wenn du eine entsprechende Versicherung abschließt, dann achte unbedingt auf den Umfang, den sie abdeckt. Wähle bestenfalls eine Berufshaftpflichtversicherung, die sowohl eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung als auch Betriebshaftpflichtversicherung beinhaltet. Die Vermögensschadenshaftpflicht deckt Vermögensschäden ab, wohingegen die Betriebshaftpflicht eine Absicherung von Personen- und Sachschäden umfasst.

Wie werde ich Freelancer?

Bevor du als Freelancer tätig wirst, musst du dich beim Finanzamt entsprechend registrieren und einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. In diesem beschreibst du unter anderem deine selbstständige Tätigkeit und gibst an, welche Einkünfte und Gewinne du anstrebst. Anhand dieser Angaben berechnet das Finanzamt die Höhe deiner Einkommenssteuervorauszahlungen.

Nach deiner Anmeldung erhältst du eine Steuernummer. Durch diese kann dich das Finanzamt als Steuerpflichtigen korrekt zuordnen, wenn du deine Einkommenssteuererklärung einreichst. Du musst deine Steuernummer auf allen Rechnungen angeben, die du ausstellst. Wenn du auch außerhalb von Deutschland in der Europäischen Union agieren möchtest, benötigst du außerdem eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Wenn du bestimmten Tätigkeiten nachgehst, musst du dich gegebenenfalls bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder anderen Kammern anmelden und Beiträge zahlen.

Voraussetzungen als Freelancer

Neben einer Menge Papierkram und Bürokratie gibt es zahlreiche Faktoren, die über deinen dauerhaften Erfolg als Freelancer entscheiden. Dazu gehören unter anderem folgende Punkte:

Wichtig: Bilde Rücklagen. Wenn du erst seit Kurzem als Freelancer arbeitest, fällt es dir möglicherweise schwer, anfallende Kosten genau einschätzen. Vor allem Steuerzahlungen werden schnell unterschätzt. Zudem schwankt dein monatliches Einkommen gegebenenfalls stark. Deshalb solltest du stets einen Teil deines Einkommens sparen. Rücklagen von mehreren tausend Euro gelten als sinnvoll.

Übrigens kannst du, wenn du in einem Unternehmen angestellt bist, für andere Betriebe ebenfalls als Freelancer arbeiten. In diesem Fall gehst du deiner Freelancer-Tätigkeit lediglich nebenberuflich nach. Du musst also mit deinem Arbeitgeber klären, ob eine derartige Beschäftigung infrage kommt.

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