Was du über die Arbeit im Home-Office wissen musst

Das Wichtigste auf einen Blick:

Von zuhause aus zu arbeiten ist heute einfacher als je zuvor, vor allem im Vetrieb, im IT-Bereich oder im Kundendienst.

Auch bei der Arbeit im Home-Office musst du während der gesamten Arbeitszeit erreichbar sein: via Telefon, E-Mail oder firmeneigenem Instant-Messenger.

Die Arbeit im Home-Office spart Fahrkosten und Zeit, bietet aber auch Herausforderungen, wenn es um Disziplin und den Tagesablauf geht.

Ein ordentlich eingerichtetes Heimbüro erleichtert die Arbeit von zuhause aus beträchtlich.

Wer im Home-Office arbeitet, wird seltener krank und arbeitet effizienter, wie diverse Studien belegen. Damit aber die Zusammenarbeit auf Distanz reibungslos funktioniert, gilt es, einige Aspekte zu bedenken. Wir sagen dir, worauf es ankommt und wie du dein Büro zu Hause perfekt gestaltest.

Arbeiten von zu Hause liegt im Trend

Dank Digitalisierung kann der Arbeitsplatz nach Hause verlagert werden, ohne dass der Kontakt zu Vorgesetzten und Kollegen fehlt. Da der Zugriff auf relevante Informationen und Daten ohnehin über den Computer erfolgt, ist die Anwesenheit vor Ort nicht immer zwingend notwendig.

Aber auch wenn die Tätigkeit im Home-Office einige Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit sich bringt, müssen ebenso die Nachteile bedacht werden. Zudem sind sich nicht alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer über die rechtliche Grundlage der Arbeit von zu Hause aus bewusst. Deshalb haben wir in diesem Ratgeber alle relevanten Informationen zum Thema Home-Office zusammengefasst.

Die Voraussetzungen für das Arbeiten im Home-Office

Ganz klar: Nicht jeder Arbeitnehmer kann von zu Hause arbeiten. Vor allem Jobs im kreativen oder im IT-Bereich, im Vertrieb und im Kundendienst können gut aus dem Home-Office erledigt werden.

Gründe für die Heimarbeit gibt es jedenfalls viele: Seien es der ansonsten weite Arbeitsweg, Kosteneinsparungen, höhere Flexibilität, gesundheitliche und körperliche Einschränkungen oder die bessere Vereinbarkeit von Job und Familie.

Mitunter kann es daher sinnvoll sein, deinen Arbeitgeber darauf anzusprechen, dass du ganz oder teilweise im Home-Office arbeiten möchtest. Nicht jeder Chef hat bereits über diese Variante nachgedacht und manch einer ist vielleicht froh, wenn ein Mitarbeiter ihm überzeugende Argumente liefert.

Auch beim Arbeiten im Home-Office gilt jedoch, dass du für den Chef und die Kollegen per Telefon oder E-Mail erreichbar sein musst. Das heißt, wird in dem Unternehmen zu den üblichen Bürozeiten gearbeitet, kannst du nicht nachmittags am Strand liegen und dafür abends oder nachts arbeiten.

Freunde und Familie, auch Kinder, müssen akzeptieren, dass du während deiner Arbeitszeit nicht gestört werden darfst. Das kann vor allem anfangs ein Problem sein. Es muss möglich sein, dass du geschäftliche Telefonate in Ruhe abwickelst – ohne Kinderlärm oder laufenden Fernseher im Hintergrund.

Ergänzend zum regulären Arbeitsvertrag werden für Tätigkeiten im Home-Office Zusatzvereinbarungen getroffen. Und diese sind verbindlich. Überlege dir deshalb gut, ob du die geforderte Arbeitsleistung wirklich von zu Hause aus erbringen kannst.

Home-Office – was sagt das Arbeitsgesetz?

Natürlich muss auch Heimarbeit vertraglich geregelt werden. Dabei spielt es keine Rolle, wie gut dein Verhältnis zum Vorgesetzten oder dem Team ist. Alle Vereinbarungen sind schriftlich festzuhalten. Bitte denke daran, dass mündliche Vereinbarungen im Streitfall kaum zu beweisen sind!

Es gibt in Deutschland übrigens keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Home-Office! 

Richtig versichert im Home-Office

Die gesetzliche Unfallversicherung gilt auch für Mitarbeiter, die im Home-Office arbeiten. Allerdings sind einige Fälle umstritten. Während ein Unfall auf dem Arbeitsweg ganz klar von der Unfallversicherung abgedeckt ist, greift diese nicht, wenn du beim Kaffee holen über die Türschwelle der Küche stolperst und dir den Arm brichst. Anders sieht es aus, wenn du im Arbeitszimmer ausrutschst.

Informiere dich deshalb rechtzeitig, wie der optimale Versicherungsschutz für dich aussieht.

Vor- und Nachteile der Heimarbeit

Genau wie die Arbeit vor Ort hat auch die Tätigkeit im Home-Office für beide Seiten – das Unternehmen und die Angestellten – Vor- und Nachteile:

Vorteile für den Arbeitgeber

Kann ein Teil der Arbeitnehmer seiner Tätigkeit im Home-Office nachkommen, spart das Unternehmen Kosten für betriebliche Arbeitsplätze. Mitarbeiter sind zufriedener, seltener krank und können nach Mutterschutz und Elternzeit schneller wieder ins Berufsleben integriert werden. Das heißt: Der Arbeitgeber spart Kosten und darf mit einer höheren Produktivität rechnen.

Nachteile für den Arbeitgeber

Das Unternehmen hat weniger Kontrolle darüber, wie die Aufgaben erledigt werden und ob die gesamte Arbeitszeit wirklich genutzt wird. Bei heiklen Daten fehlt die Sicherheit, da nicht jeder Mitarbeiter einen ganzen Raum als Home-Office nutzen kann. Der Arbeitgeber muss zudem damit rechnen, dass der Angestellte früher oder später den Schritt in die Selbstständigkeit wagt und ein guter Arbeitnehmer verloren geht.

Vorteile für den Arbeitnehmer

Vor allem wer bislang weite Arbeitswege in Kauf nehmen musste, schätzt die gewonnene Zeit und flexible Arbeitszeiten. Wenn du auch schon über schlechte Witterungsbedingungen geschimpft und mühsam morgens die Scheiben deines Autos freigekratzt hast, wirst du es zu schätzen wissen, deinen Arbeitsplatz im Haus zu haben.

Im Home-Office gibt es keine störenden oder mobbenden Kollegen und du kannst deine Arbeit selbst einteilen. Das Arbeitsumfeld kann den eigenen Bedürfnissen besser angepasst werden, was die Motivation deutlich steigert.

Nachteile für den Arbeitnehmer

Wenn du zu Hause arbeitest, muss deine Familie damit klarkommen, dass du zwar anwesend, aber nicht ständig erreichbar bist. Das kann zu Konflikten führen.

Alleinlebende Heimarbeiter vermissen oft die Kollegen und fühlen sich isoliert. Auch die Trennung von Job und Privatleben ist nicht immer einfach.

Manche Chefs erwarten von ihren Angestellten, dass sie in festen Zeiten garantiert erreichbar sein müssen. Das kann dazu führen, dass du nicht richtig abschaltest und auch nach Feierabend an die Firma denkst. Interne Infos erreichen dich mitunter verspätet oder gar nicht und wenn es Probleme mit einer Aufgabe oder der Technik gibt, stehst du erst einmal alleine da.

Der perfekte Arbeitsplatz im Home-Office

Ein Laptop auf dem Küchentisch genügt vielleicht, um einen persönlichen Blog zu schreiben. An einen Arbeitsplatz werden jedoch wesentlich mehr Ansprüche gestellt. Wenn möglich, solltest du ein Zimmer als Büro einrichten und dieses wirklich nur zum Arbeiten nutzen.

Ein Arbeitszimmer hat mehrere Vorteile

• Du setzt dich am Morgen an deinen Arbeitsplatz und kannst nach Feierabend eine Tür hinter dir schließen. So gelingt die Trennung zwischen Privatleben und Berufsleben viel besser.

• Am Arbeitsplatz sollten Ordnung und Ruhe herrschen. Ein laufender Fernseher, herumliegende Legosteine, das weinende Baby oder Wäsche, die aufgehängt werden will, lenken ab und verursachen Stress.

• Ein richtiges Büro ist auch aus psychologischer Sicht dem Arbeitsplatz im Wohn- oder Schlafzimmer vorzuziehen: Hier herrscht eine Arbeitsatmosphäre, du bist in deinem Büro und empfängst hier eventuell Kunden oder Kollegen. Familienmitglieder respektieren eher, dass du arbeitest und nicht gestört werden darfst.

Das Home-Office optimal einrichten

Arbeitest du auswärts, hast du kaum Einfluss auf dein Arbeitsumfeld. Zu Hause kannst du dir dagegen dein Büro so einrichten, dass du dich darin wohlfühlst. Du wirst rasch merken, dass du viel produktiver bist, wenn du Möbel, Pflanzen und Bilder ganz nach eigenem Geschmack aussuchen kannst.

Darauf solltest du bei der ergonomischen Einrichtung achten

• Der Schreibtisch sollte mindestens 120 cm lang und möglichst höhenverstellbar sein. Ideal sind Tische, an denen du abwechselnd im Sitzen oder im Stehen arbeiten kannst. So beugst du Verspannungen und einseitiger Belastung vor.

• Den Kabelsalat unter und hinter dem Tisch bändigst du am besten mit Kabelbindern oder Kabelkanälen.

• Es reicht nicht, wenn der Bürostuhl cool aussieht, er muss vor allem eine bequeme Sitzgelegenheit bieten. Orthopäden und Chiropraktiker behandeln regelmäßig Büroangestellte mit schmerzenden Rücken, Nacken und Schultern. Am besten kaufst du dir einen Bürostuhl mit 5-Stern–Fuß und Rollen, die der Härte des Bodenbelages entsprechen: weiche Rollen bei hartem Belag wie Parkett, harte Rollen bei Teppichboden. Natürlich muss ein Schreibtischstuhl höhenverstellbar sein. Geneigte Sitze sorgen für eine aufrechte Haltung und die richtige Beckenstellung. Lass dich am besten in einem Fachgeschäft beraten. 

• Es gibt eine große Auswahl an unterschiedlichsten Sitzgelegenheiten fürs Büro. Probiere im Laden aus, welche für dich die passende ist. Vielleicht bevorzugst du ja auch einen Kniestuhl oder einen Sitzball.

• Auch die richtige Bildschirmhöhe ist wichtig: Während der Arbeit sollte dein Kopf leicht nach unten geneigt sein, wobei Rücken und Nacken entlastet werden. Ein Laptop ist allerdings zu tief, weshalb er auf eine speziell dafür vorgesehene Unterlage gestellt werden sollte. Die richtige Sitzposition hast du, wenn du, ohne einen Buckel zu machen, entspannt auf den Bildschirm sehen kannst.

• Es gibt ganz verschiedene ergonomische Tastaturen und Mäuse, die zwar etwas mehr kosten, sich aber auf jeden Fall lohnen. Sie entlasten vor allem die Handgelenke und beugen Schmerzen in Armen und Händen sowie Sehnenscheidenentzündungen vor.

• Die Laptop-Tastatur ist aus ergonomischer Sicht unbrauchbar und sollte nur kurzfristig verwendet werden. Für ständiges Arbeiten mit dem Notebook solltest du dir eine Maus und eine externe Tastatur kaufen.

Auch wenn das Home-Office dein eigenes Reich ist und du hier alleine arbeitest: Ordnung ist das halbe Leben. Stell dir vor, dein Chef oder ein wichtiger Kunde ruft an und du kannst die für das Gespräch benötigten Unterlagen nicht auf Anhieb finden. Eine solch unangenehme Situation ersparst du dir mit zweckmäßiger Einrichtung und Ausstattung deines Büros.

Schaffe Ordnung und praktischen Stauraum

Ob du kreativer bist, wenn Stifte, Notizen und Kaffeetassen auf deinem Schreibtisch verteilt sind oder ob du eine aufgeräumte Schreibtischplatte benötigst – das spielt eigentlich keine Rolle.

Aber: Wichtige Unterlagen gehören in beschriftete Ordner und diese an einen festen Platz, sodass du sie immer sofort zur Hand hast. Schalen, Becher, Schubladenfächer und Boxen eignen sich für Kleinkram. Da bleibt es ganz deinem Geschmack überlassen, ob diese einfarbig und neutral aus dem Schreibwarenhandel stammen oder bunt zusammengewürfelte Mitbringsel aus dem Urlaub oder Geschenke von Freunden sind. Im Home-Office musst du dich mit niemandem abstimmen.

Ein geschlossener Schrank lässt Drucker, Ordner, Bücher, Magazine und allgemeinen Papierkram verschwinden. Zu Hause muss das nicht unbedingt ein typischer Büroschrank sein. Wenn dir Omas alter bemalter Bauernschrank gefällt, dann funktioniere diesen einfach um. Fehlt der Platz, einen Schrank aufzustellen, tut es auch der Einbauschrank in der Diele.

Solltest du kein eigenes Büro haben, kannst du praktische Regale oder Schränke, die sich beidseitig nutzen lassen, als Raumteiler einsetzen.

Darauf kommt es bei der Beleuchtung an

Leider wird im Home-Office oft die Beleuchtung vernachlässigt. Die Folgen sind langfristig Schäden an den Augen und kurzfristig immer wiederkehrende Kopfschmerzen.

• Am besten montierst du einen blendfreien, hellen Deckenfluter und kombinierst diesen mit einer schwenkbaren Schreibtischlampe.

• Ideal wäre es, wenn du in deinem Home-Office über reichlich natürliches Licht verfügst. Ein großes Fenster, am besten mit Blick in die Natur, entlastet die Augen zwischendurch zusätzlich.

• Um ein blendfreies Arbeiten zu ermöglichen, stelle deinen Bildschirm im rechten Winkel zum Fenster auf.

Dein privates Büro darf eine persönliche Note haben

Wohlfühlatmosphäre im Büro geht nicht? Geht doch! Im Home-Office darfst du die Bilder oder Poster aufhängen, die dir gefallen, inspirierende Musik hören, die Farben der Ordner selber wählen und so viele Pflanzen und Blumen aufstellen, wie du magst. Bügelbrett, Spielzeug, Fernseher und Wäscheständer haben allerdings nichts an deinem Arbeitsplatz zu suchen.

An deinem Heimarbeitsplatz musst du die gleichen Leistungen erbringen, wie vor Ort in einem Büro des Unternehmens, für das du tätig bist. Deshalb kommst du nicht darum herum, einen entsprechenden Arbeitsplatz oder ein Büro zu Hause einzurichten. Die Kosten können ganz oder teilweise von der Steuer abgesetzt werden. Informiere dich diesbezüglich am besten bei einem Steuerberater. 

Du musst telefonisch erreichbar sein

Wenn du nicht alleine lebst oder häufig private Anrufe bekommst, solltest du dir unbedingt eine Geschäftsnummer besorgen. Zum einen darf deine Leitung nicht ständig durch private Gespräche blockiert werden. Zum anderen wäre es sehr unprofessionell, wenn ein Familienmitglied einen geschäftlichen Anruf entgegennehmen würde.

Motivation und Organisation für einen erfolgreichen Arbeitstag im Home-Office

Zu Hause besteht die Gefahr, dass du Arbeiten aufschiebst und dich leicht ablenken lässt. Kurz vor Ablauf der Deadline eine Arbeit anzufangen, bringt selten die befriedigenden Ergebnisse, die mit ausreichend Zeit möglich gewesen wären.

Wir haben daher einige Tipps als Motivationshilfe für dich zusammengestellt:

• Schlafe nicht in den Tag hinein, sondern stelle dir den Wecker auf die gleiche Zeit, wie bei einem Job außer Haus und stehe auf, sobald er klingelt.

• Frühstücke am Küchentisch und nicht in deinem Büro.

• Ziehe dich so an, als würdest du zur Arbeit fahren, oder zumindest so, dass du jederzeit die Türe öffnen kannst, wenn es klingelt. Also: Raus aus Pyjama und Trainingsanzug!

• Plane den Tag am besten schon am Vorabend. Erstelle eine To-do-Liste und plane auch Pausen ein. Und dann: Halte dich unbedingt daran!

• Stelle während der Arbeitszeit Facebook, Instagram und Co. ab. Also alles, was dich ablenken könnte.

• Fällt es dir schwer, am Morgen vom Schlafzimmer in Küche und Bad und dann gleich an den Arbeitsplatz zu laufen, beginne den Tag mit Sport oder einem Spaziergang. Aber schaue dabei auf die Uhr, um auch daheim pünktlich mit der Arbeit zu beginnen.

• Beende deinen Arbeitstag, indem du deinen Schreibtisch aufräumst und nötige Unterlagen für den kommenden Tag bereitlegst. An einem ordentlichen Arbeitsplatz startet man leichter in den neuen Tag.

Freelancer im Home-Office

Längst nicht jeder, der seinen Lebensunterhalt im Home-Office verdient, ist angestellt. Viele arbeiten als Freelancer. Die vorher genannten Tipps zur Einrichtung, Motivation und Organisation gelten natürlich auch für Freiberufler.

Falls du mit dem Gedanken spielst, dein eigener Chef zu werden, haben wir noch ein paar zusätzliche Tipps für dich:

• Empfängst du gelegentlich Kunden in deinem Büro, solltest du eine Sitzecke einrichten. Dazu gehören bequeme Stühle oder Sessel und ein Tisch, der groß genug sein sollte, um darauf Ordner und Unterlagen abzulegen. Achte darauf, dass dein Gast keinen Einblick auf deinen Bildschirm oder umherliegende vertrauliche Unterlagen hat.

• Es wirkt professioneller, wenn du den Kaffee für deinen Besucher nicht aus deiner privaten Küche holst, sondern eine kleine Kaffeemaschine im Büro aufgestellt hast.

• Wenn dir kein Vorgesetzter im Nacken sitzt, kannst du deine Arbeitszeit selbst einteilen und kreative Phasen nutzen. Allerdings solltest du Arbeiten nicht auf die lange Bank schieben, sondern so bald wie möglich erledigen.

• Erkundige dich bei deiner Hausratversicherung und Haftpflichtversicherung, ob du ausreichend versichert bist. Manchmal sind nur ein paar kleine Anpassungen nötig.

• Ein professionell gestalteter Arbeitsplatz steigert die Produktivität. Deshalb sollte das Home-Office zweckmäßig und ansprechend eingerichtet sein. Neue Möbel kannst du übrigens von der Steuer absetzen!

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